為什麼聰明的公司透過轉向 Blue 這個更好的 Asana 替代方案，每年節省數千美元。
Asana 介紹
Asana，像是 Trello 和 Basecamp，是專案管理領域的早期參與者之一。它於 2008 年由 Facebook 共同創辦人 Dustin Moskowitz 和前 Facebook 首席技術官 (CTO) Justin Rosenstein 創立。
有趣的是，Dustin 是馬克·祖克柏在哈佛的室友，並在社交網路的早期階段幫助編寫代碼！
Justin Rosenstein 在 Facebook 擔任首席程式設計師，並引入了「讚」按鈕。在 Facebook 之前，他還在 Google 擔任產品經理，參與了後來成為 Google Drive 和初始 GChat 原型的專案。
Asana 源於他們對於大型組織中經常妨礙生產力的混亂任務流和溝通的挫折。從 2008 年創立到 2012 年商業推出，Asana 大約花了四年的時間。這對希望創建一個簡化工作流程並減少行政任務所需時間的平台的二人組，旨在讓團隊專注於其核心工作。
快轉 16 年，Asana 現已成為一家上市公司，在紐約證券交易所交易。
Blue 介紹
Blue 於 2018 年由 Emanuele "Manny" Faja 創立，使命明確：
組織世界的工作。
Blue 自豪地自籌資金。
我們在這個行業中屬於少數，因為大多數競爭對手已經籌集了數億美元的風險資本。這種方法使 Blue 能夠堅持其願景，並保持對用戶需求和產品質量的強烈關注，而不是必須在投資者需求和客戶需求之間周旋。
價格比較
讓我們先來看看 Asana 和 Blue 之間的定價策略差異。
Blue 的 定價 非常清晰。只有一個計劃，提供兩種計費選項：
- 每月計劃： 每位用戶 $7/月。
- 每年計劃： 每位用戶 $70/年（因此你可以獲得兩個月的免費使用）
並非所有 Blue 的用戶類型都計入你的訂閱費用。
下表概述了 不同角色：
| 用戶類型 | 收費/免費 |
|---|---|
| 專案管理員 | 收費 |
| 團隊成員 | 收費 |
| 自定義用戶角色 | 收費 |
| 客戶 | 免費 |
| 僅限評論 | 免費 |
| 僅限查看 | 免費 |
一旦你成為 Blue 的客戶，平台內部就 沒有升級銷售。因此，在你嘗試工作時，你永遠不會看到這個：
我們沒有任何動機在你工作時打擾你，試圖讓你升級到更昂貴的計劃或交叉銷售其他產品。
Asana 計劃細分
Asana 有五個計劃：
| 計劃 | 每月費用（按月計費） | 每年費用（按年計費） | 用戶限制 |
|---|---|---|---|
| 個人 | $0 | $0 | 最多 10 位用戶 |
| 入門 | $13.49 | $10.99 | 最多 500 位用戶 |
| 進階 | $30.49 | $24.99 | 無限制 |
| 企業 | ~$45 | ~$40 | 無限制 |
| 企業+ | 自定義 | 自定義 | 無限制 |
雖然免費（「個人」）計劃對於小型團隊（少於十名用戶）來說似乎很誘人，但你必須考慮到它確實有各種限制。
它缺乏付費計劃中可用的高級專案管理功能，例如時間線視圖、甘特圖和任務依賴性。這使得可視化專案進度和管理複雜的相互依賴任務變得困難。
另一個主要限制是無法創建私人專案和團隊。在免費計劃中創建的所有專案對所有團隊成員可見，如果需要共享敏感信息，這可能並不理想。
免費計劃還缺乏高級搜索功能和自定義字段。
在支持方面，你只能依賴 Asana 社區論壇，在那裡你可以提問、分享經驗並向其他用戶尋求建議。此外，Asana 提供訪問其幫助中心的權限，其中包括幫助用戶導航平台和排除常見問題的文章和指南。
你可以在下面的視頻中看到 Asana 的免費計劃有多有限。你點擊的大多數選項卡和功能都是鎖定的：
關於付費計劃，即使是 Asana 最便宜的付費計劃（「入門」）的價格幾乎是 Blue 的 兩倍，並且有自己的一系列限制。你每月僅獲得 250 次自動化（Blue 提供無限制）和 150 次 Asana Intelligence 的操作（同樣，Blue 提供無限制的 AI 使用）。
你也無法使用任何報告功能，基本上讓你無法了解整個組織的情況。你需要 Asana 的進階計劃才能獲得這些和更多功能。
你可以查看我們的 專案管理軟體平台基準，以確切了解 Blue 如何與各種 Asana 計劃進行比較。
主要功能比較
當然，價格並不是唯一重要的因素。
你需要一個可以輕鬆讓你的團隊和客戶上手的平台，讓他們能夠快速運行。
這是對 Asana 的主要批評之一——它並不那麼直觀易用。
它感覺像是由那些從未離開過矽谷的人設計的，更不用說與那些不在技術或軟體領域工作的人交談了。
另一方面，Blue 的創建是因為 Blue 的創始人厭倦了不斷嘗試讓他的客戶上手 Asana！
Asana 團隊建立了一個非常成功且強大的專案管理系統。然而，他們過於專注於事物的 強大 方面，以至於忘記了人們 也 需要一些易於使用的東西。人們太忙了，無法閱讀複雜的手冊。
有趣的是，這是我們對 Basecamp 的相反批評。
視圖
Asana 有很多視圖，只要你願意為他們的進階計劃支付每月 $30.49。
| 視圖類型 | Blue 標準 | Asana 進階 |
|---|---|---|
| 看板視圖 | ✅ | ✅ |
| 日曆視圖 | ✅ | ✅ |
| 列表視圖 | ✅ | ✅ |
| 數據庫/表格視圖 | ✅ | ✅ |
| 甘特圖/時間線 | ✅ | ✅ |
| 地圖視圖 | ✅ | ❌ |
| 心智圖 | ❌ | ❌ |
| 白板 | ❌ | ❌ |
| 活動 | ✅ | ✅ |
自定義字段
這是自定義字段的比較列表。自定義字段很重要，因為它們允許你在專案中結構化數據，而不是將數據放在混亂的評論或描述字段中。
| 自定義字段 | Blue | Asana |
|---|---|---|
| AI | ❌ | ❌ |
| 單行文本 | ✅ | ✅ |
| 多行文本 | ✅ | ✅ |
| URL / 鏈接 | ✅ | ❌ |
| 貨幣 | ✅ | ✅ |
| 國家 | ✅ | ❌ |
| 日期 | ✅ | ✅ |
| 公式 | ✅ | ❌ |
| 文件 | ✅ | ❌ |
| 單選 | ✅ | ✅ |
| 多選 | ✅ | ✅ |
| 位置 / 地圖 | ✅ | ❌ |
| 電話號碼 | ✅ | ❌ |
| 電子郵件 | ✅ | ❌ |
| 星級評分 | ✅ | ❌ |
| 復選框 | ✅ | ❌ |
| 數字 | ✅ | ✅ |
| 百分比 | ✅ | ✅ |
| 唯一 ID | ✅ | ❌ |
| 參考 | ✅ | ❌ |
| 查找 | ✅ | ❌ |
| 持續時間 | ✅ | ❌ |
| 滾動 | ❌ | ❌ |
根據 Blue 和 Asana 在 自定義字段 方面的比較，顯然 Blue 提供了更全面和多樣化的結構化數據管理選項。
雖然兩個平台都提供基本字段類型，如單行文本、多行文本、日期、數字和百分比，但 Blue 擴展了其功能，提供 URL/鏈接、國家、公式、文件、位置/地圖、電話號碼、電子郵件、星級評分、唯一 ID、參考、查找和持續時間等專門字段。
這些額外的字段類型允許更具體和多樣化的數據捕獲，增強了平台的整體靈活性和實用性。令人驚訝的是，Asana 沒有一些基本字段，如電子郵件和電話號碼。
Blue 的高級自定義字段能夠更好地處理格式化數據、改善地理空間信息管理和更複雜的數據關係。例如，電話號碼和電子郵件字段建議更好的格式化和驗證，而國家和位置/地圖字段則提供了更好的地理信息管理能力。
參考和查找字段 允許更複雜的數據連接，減少冗餘並改善數據完整性。此外，Blue 的唯一 ID 字段有助於為每個條目創建獨特的標識符，這對於數據跟踪和管理至關重要。
自定義字段能力的差異意味著 Blue 是那些需要更細緻數據捕獲和組織的人的更好選擇。
多重定位
話雖如此，Asana 確實有一個強大的王牌。根據我們的基準，並不是很多專案管理系統能夠讓單個任務同時出現在多個專案中。這種功能通常被稱為「多重定位」或「跨專案任務」，使團隊能夠更有效地管理不同專案或部門之間的工作，而無需重複信息。通過允許任務存在於多個專案中，Asana 確保團隊成員可以從任何相關專案上下文中查看和更新該任務，保持該工作的一個真實來源。
這個功能對於跨多個團隊或倡議的任務特別有用，例如跨功能專案或對多個目標有貢獻的任務。例如，一個市場營銷任務可能對產品發布專案和一般市場營銷活動專案都相關。通過多重定位，團隊成員可以從任一專案訪問和更新該任務，所做的任何更改都將反映在該任務的所有實例中。這不僅節省了手動更新多個任務副本的時間，還改善了團隊之間的協作和可見性。
文件存儲
在管理專案文件方面，Asana 有幾個限制可能會妨礙你的工作流程。
每個上傳到 Asana 的文件限制為最大 100MB，這對於處理大型文檔、高解析度圖像或多媒體文件的團隊來說可能會造成問題。
此外，Asana 缺乏平台內的集成文件共享功能，迫使用戶依賴第三方服務來外部共享文件。這種依賴可能會干擾工作流程並增加複雜性。
Asana 的另一個重大缺點是無法在平台內將文件組織到文件夾中。
沒有適當的文件夾結構，管理和檢索文件變得繁瑣，尤其是對於擁有大量文檔的大型專案。用戶通常不得不依賴搜索功能，這比良好組織的文件夾系統效率低下。雖然 Asana 確實與 Google Drive 和 Dropbox 等流行雲存儲解決方案集成，但在多個平台之間導航可能會破壞用戶體驗。
相比之下，Blue 提供了更強大且用戶友好的文件存儲方法。
Blue 允許每個文件最大 5GB，輕鬆容納較大的文檔和媒體文件。
它還具有平台內的集成文件共享功能，通過允許用戶公開共享文件而無需切換到第三方服務來簡化協作。Blue 支持層次文件夾系統，使用戶能夠以邏輯方式組織文件，簡化導航和文件檢索，即使在複雜專案中也能保持秩序和效率。
通過在平台內提供全面的文件管理功能，Blue 確保了更流暢、更一致的用戶體驗，提升了生產力並減少了摩擦。對於管理大量或大型文件的團隊來說，Blue 的方法提供了明顯的優勢。能夠處理較大的文件、有效組織它們並無縫共享可以顯著改善工作流程效率。
相比之下，Asana 的限制可能需要額外的工具和變通方法，可能導致工作流程分散和生產力下降。對於優先考慮流暢和集成的文件管理系統的團隊來說，Blue 脫穎而出，成為 Asana 的一個引人注目的替代方案。
儀表板
Asana 和 Blue 都有儀表板，但當你深入細節時，你會發現 Asana 的儀表板實施存在嚴重缺陷。
創建準確且有影響力的儀表板所需的關鍵因素之一是能夠精確篩選所需的數據。任何不及此的情況下，你就得考慮導出數據並使用第三方系統，如 Metabase 或 PowerBI。
Asana 儀表板在自定義字段篩選方面有幾個限制。
自定義字段篩選是可用的，但並非所有字段類型都同樣受支持。
單選自定義字段可以用於篩選，而多選、基於文本的和某些數字自定義字段在儀表板中的篩選能力有限或沒有。
此外，僅組織範圍的自定義字段可以用於投資組合級別或全局報告中的篩選，這對於使用專案特定自定義字段的專案可能會造成問題。
此外，與搜索篩選器不同，使用自定義字段篩選器時，「任何」或「不」條件的使用存在限制。這可能使得創建更複雜或包容的篩選變得困難。
用戶還報告了某些自定義字段作為篩選選項的可用性不一致，有些字段在圖表中出現為軸，但不作為篩選器。這些限制可能會顯著影響通過 Asana 儀表板進行分析的靈活性和深度。
Blue 採取了完全不同的方法。我們在專案視圖中提供了高級篩選器。在創建儀表板時，你可以利用 完全相同的篩選器。
API 和 Webhook
API
Asana 提供完整的 API 訪問，每分鐘限制 1,500 次請求。這個 API 允許你訪問所有端點，包括關鍵的「搜索」端點。然而，對於如任務、故事或專案等容器內的項目，讀取的限制為最多 50,000 個。該 API 使用 RESTful 接口，支持 JSON 或表單編碼內容的請求，並返回 JSON 響應。
Asana 為各種編程語言（如 Node.js、Java 和 PHP）提供客戶端庫，使開發人員能夠讀取信息、輸入數據並自動對變更作出反應。對於身份驗證，Asana 使用 OAuth 2.0（Asana Connect），並支持個人訪問令牌以進行個人訪問和開發。該 API 包含安全措施，如 CORS 標頭、請求簽名驗證和過期時間檢查。
然而，Asana 的 API 存在一些批評。
某些功能，如規則，目前無法通過 API 訪問。此外，一些 API 限制文檔不完善，造成開發人員的困難。訪問子任務可能效率低下，並可能導致速率限制問題，因為 API 沒有提供直接的方法來確定任務是否有子任務，而不需要額外的請求。
此外，該 API 缺乏有效的方法來獲取信息，如「subtask_count」或「attachments_count」，而不需要額外的請求。
對於免費計劃的用戶，API 限制為每分鐘 150 次請求，並不提供對「搜索任務」端點的訪問。這可能限制了未訂閱付費計劃的用戶可用的功能。
Blue GraphQL API 100% 覆蓋了 Blue 的所有功能。
因此，你可以通過我們的界面執行的任何操作，都可以以編程方式觸發。 這是我們首次創建 API 時的有意設計選擇，我們希望給開發人員提供對所有功能的完全訪問。
每當我們 發布新功能 時，API 會更新以支持這些新功能。
Webhooks
Webhook 允許應用程序實時接收 Asana 中的變更通知。它們的工作原理類似於 Asana 的事件資源，但通過 HTTP POST 將事件「推送」到指定的 URL，而不是需要輪詢。
Webhook 可以在不同層級創建：專案、投資組合、團隊或工作區。然而，必須考慮重要的範圍限制。任務級事件，包括子任務和故事，無法傳播到更高層級的 Webhook，如工作區級別的 Webhook。工作區級 Webhook 至少需要一個篩選器，所有篩選器必須在 Asana 的白名單中。
Asana Webhook 執行定期健康檢查，稱為「心跳事件」或「健康檢查」。當 Webhook 由於健康檢查失敗而變得不活躍時，沒有內置通知系統來提醒用戶。
Asana Webhook 提供細粒度的配置選項，允許你根據特定需求定制通知。你可以為單個專案、投資組合、團隊或工作區創建 Webhook，建議使用專案級 Webhook 來處理任務相關事件。
該系統支持通過 WebhookFilter 對象進行詳細的事件篩選。這使你能夠指定哪些資源類型（例如，任務、故事）和操作（添加、變更、刪除）會觸發通知。對於任務，你甚至可以根據特定字段進行篩選，例如截止日期變更。
多個篩選器可以在單個 Webhook 配置中組合，作為白名單，任何匹配的事件都會觸發 Webhook。這種靈活性允許對 Webhook 通知進行精確控制，從廣泛的專案更新到特定任務字段的變更。
Blue 提供了 和 用戶界面來創建、查看和管理 Webhook 的編程訪問。
Blue 的 Webhook 選項還提供了更細粒度的方法，允許用戶選擇特定事件來觸發通知。這種自定義程度包括對記錄、檢查清單、自定義字段、標籤和評論等的操作。這種細粒度確保你可以根據自己的確切需求定制 Webhook，僅在最相關的事件上觸發。
此外，Blue 的 Webhook 可以按一個或多個專案進行篩選，甚至跨不同的組織或工作區。這意味著你可以創建複雜的跨專案自動化規則和通知，增強各團隊和部門之間的協調和生產力。通過用戶友好的界面管理這些設置簡化了過程，使即使是沒有編程專業知識的人也能輕鬆使用。
用戶界面與體驗
Blue 的一個突出特點是能夠免費使用多個自定義域，這包含在訂閱中。這意味著用戶可以在自己的域或子域上訪問 Blue。這對於代理商或專業服務特別有利，因為它允許他們展示自己的品牌，而不是 Blue 的品牌。相比之下，Asana 缺乏這一功能，這意味著用戶始終面對 Asana 的品牌。這對於希望保持一致和專業品牌形象的企業來說可能是一個缺點。
佈局和可用性
Asana 的界面在過去 16 年中已經更新，但仍保留了一些舊有的設計元素，使其相比 Blue 感覺不那麼現代。一個顯著的問題是任務僅從右側滑入，這在管理多個任務時可能會感到擁擠且效率低下。這種設計選擇往往導致用戶體驗不那麼流暢。
此外，Asana 缺乏在側邊欄中拖放重新排列專案的能力，這是一個基本的 UX 功能，可以增強可用性和組織性。這一遺漏可能會讓需要快速重新排列專案的用戶感到沮喪。
另一個重大限制是 Asana 僅允許一個人被分配到一個任務上。雖然這可能與 Asana 的任務管理哲學相符，但它限制了靈活性。另一方面，Blue 允許多個用戶被分配到一個任務上。
總的來說，Blue 的用戶界面旨在現代化和靈活性，確保更直觀和用戶友好的體驗。用戶欣賞流暢的設計和自定義工作區以更好地符合其品牌和組織需求的能力。相比之下，Asana 的界面雖然功能齊全，但由於其設計選擇和限制，可能會感覺過時且不那麼靈活。
總之，雖然兩個平台都有其優勢，但 Blue 對可自定義、現代界面和增強可用性功能的關注使其成為尋求高效且品牌一致的專案管理工具的團隊的引人注目的選擇。
路線圖
在評估專案管理工具時，考慮每個平台如何計劃其未來發展並向用戶傳達這些計劃至關重要。
Asana 路線圖
Asana 沒有公開的路線圖。
這種缺乏透明度對於希望了解未來新功能或改進的用戶來說可能是一個劣勢。沒有公開的路線圖，很難預測平台將如何發展，以及它是否會繼續滿足用戶的需求。
Blue 路線圖
相比之下，Blue 維護了一個清晰的公開路線圖。
這種透明度使得用戶能夠準確看到計劃中的功能和增強，並了解何時可以期待它們。公開的路線圖有助於建立信任，並使用戶了解平台的方向。它還提供了用戶反饋和影響新功能開發的機會。
變更日誌
Asana 和 Blue 都維護 變更日誌。
變更日誌對於跟踪更新、錯誤修復和新功能至關重要。它們幫助用戶了解平台的最新變更和改進。通過定期更新變更日誌，兩個平台都表明了對持續改進和透明度的承諾。
企業結構差異
在選擇專案管理工具時，重要的是要超越其功能。產品背後的公司也很重要。他們的企業結構和重點可能會影響工具的發展以及其長期可持續性。
讓我們先從 Asana 開始。
Asana 是一家上市公司，在紐約證券交易所上市。它擁有 1,840 名員工，分布在 13 個辦公室：
- 加州舊金山（總部）
- 伊利諾伊州芝加哥
- 紐約市，紐約州
- 澳洲悉尼
- 加拿大溫哥華
- 法國巴黎
- 德國慕尼黑
- 冰島雷克雅未克
- 愛爾蘭都柏林
- 日本東京
- 波蘭華沙
- 英國倫敦
- 新加坡
由於 Asana 是一家上市公司，我們可以深入研究其財務狀況，以查看其是否可持續。這很重要，因為一家不具可持續性的公司可能會使你的專案面臨風險，或者至少他們可能會在未來提高價格以試圖彌補損失。
在上市之前，Asana 在 5 輪投資中籌集了 4.53 億美元。
自從在紐約證券交易所上市以來，Asana 自 2021 年 11 月以來已經損失了 89.29% 的價值。它的交易價格為 $142.68，而如今的交易價格約為 $15。
Asana 股票價格大幅下跌的主要原因是 專案管理軟體市場的激烈競爭，這些競爭對手提供類似或潛在更好的價值主張。
而且損失已經累積！從 2020 年到 2024 年的總損失達到 4.433 億美元。
| 年份 | 損失（百萬美元） |
|---|---|
| 2020 | 118.6 |
| 2021 | 98.9 |
| 2022 | 58.7 |
| 2023 | 99.2 |
| 2024 | 67.9* |
*注意：2024 年的數字是 GAAP 營運損失，而不是完整的淨損失，可能不代表整個財政年度。
這是因為 Asana 必須在銷售和市場營銷上花費巨額資金（這是他們的年報）。
僅在 2023 年，他們在銷售和市場營銷上花費了 4.349 億美元。
😳
這項投資帶來了 1.69 億美元的收入增長。
為了衡量這項支出的有效性，我們可以計算收入效率比率：
收入增長 / 銷售和市場營銷支出
計算數字後，Asana 每花費 1 美元在銷售和市場營銷上，僅產生 0.39 美元的新收入。
這些比率表明，Asana 在 2023 年的銷售和市場營銷支出在產生新收入方面並不高效。通常，超過 1 的比率被認為是好的，表明公司產生的新收入超過了其在銷售和市場營銷上的支出。
顯然，對於 B2B SaaS（軟體即服務）來說，事情要比這更複雜，但這是一個不錯的經驗法則。
所以要問自己的核心問題是：
Asana 真的是一家提供專案管理平台的軟體公司，還是一家恰好銷售專案管理軟體的市場營銷公司？
這對於潛在客戶來說是重要的，因為你想知道你的供應商的重點在哪裡。
與他們在 2023 年花費的 4.343 億美元的市場營銷相比，他們在產品開發上花費了 2.97 億美元——所以我們讓你自己做出判斷。
如果你是一家小型企業，你還應考慮一家擁有 13 個辦公室和 1,800 多名員工的公司，對於你面臨的問題真的了解多少？
實際上，他們對於在風險資本矽谷泡沫之外運營可持續業務的情況一無所知。
讓我們談談 Blue。
Blue 是一家 服務中小企業的 SME。
我們不受投資者或季度報告的束縛，我們只需專注於讓客戶滿意和成功。
我認為這種專注的奉獻精神在產品中得到了體現。我們成功地構建了一個與 Asana 競爭力強的產品，而不必在過程中燒掉五億美元。
那麼這對你意味著什麼呢？這意味著更好的價格，以及一個旨在幫助你工作和專注的平台，而不是一個主要目的是不斷試圖向你推銷更昂貴計劃的平台。
Asana 替代方案？
在仔細研究 Blue 和 Asana 之後，很明顯 Blue 作為一個出色的 Asana 替代方案脫穎而出，特別是對於想要簡單 和 強大功能的成本效益團隊。
讓我們回顧一下。
Blue 每月僅需 $7，而 Asana 每月 $30.49。對於一支 25 人的團隊來說，年度成本差異變得相當可觀。讓我們分解計算以了解財務影響。
| 工具 | 每位用戶每月費用 | 每月總費用（25 位用戶） | 每年總費用（25 位用戶） | |
|---|---|---|---|---|
| Blue | $7 | $175 | $2,100 | |
| Asana | $30.49 | $762.25 | $9,147 |
因此，使用 Blue，你可以為 25 人的團隊每年節省超過 $7,000。這對你的底線來說是一筆不小的數字。
Blue 允許你上傳最大 5GB 的文件，而 Asana 每個文件僅允許 100MB。因此，如果你的任何工作流程依賴於上傳創意資產、視頻等，你將不得不依賴另一個訂閱來獲得存儲帳戶。
Blue 擁有市場上最全面的自定義字段選擇之一，允許你保持數據結構化，無論你擁有什麼類型的專案和流程。Asana 甚至缺乏基本字段，如電話號碼和電子郵件字段，這不可避免地會導致未來的數據問題。
最後，Blue 是一家軟體公司，而 Asana 是一家 偽裝 成為軟體公司的市場營銷公司。
最終，對於希望獲得靈活、功能豐富且具成本效益的解決方案而不犧牲易用性的團隊來說，Blue 是 Asana 的一個優秀專案管理替代方案。
Blue 結合了使 Asana 受歡迎的力量與當今多樣化工作環境所需的簡單性和適應性。
與任何軟體決策一樣，團隊最好利用免費試用（在這裡試用 Blue！）並仔細評估兩個平台是否符合他們的具體需求，然後再做出最終選擇。