撰寫成功的提案是經營代理機構最重要的部分。了解如何正確地做到這一點。
這是《代理機構成功指南》的一部分，這本書是 Blue 的 CEO 根據他作為代理機構創始人十年的經驗為所有代理機構和專業服務公司所有者撰寫的。
在這本書中，您將學到經營一家極為成功的代理機構所需了解的一切。從現金流到項目管理，從客戶關係建立到撰寫成功提案——這裡應有盡有。
撰寫提案是任何專業服務公司的最關鍵活動。
畢竟，沒有任何新工作，該公司將停止存在。而且如果沒有任何適合類型的新工作，該公司將會停滯不前。
因此，請確保您認真對待撰寫提案。您每小時賺的錢永遠不會比撰寫提案或與客戶談判更多——記住這一點！
撰寫提案的目的有兩個：
- 為客戶提供有關提議項目的清晰度。 如果客戶主動聯繫您，您可能會覺得這很奇怪。畢竟，為什麼您要向他們解釋項目呢？好吧，請記住，我們希望將自己定位為專家。您做的項目比他們多，因此您應該是提供清晰度的人。
- 教育客戶為什麼您的組織擁有最優秀的人才和經驗。 為什麼他們應該選擇您而不是其他任何人？為什麼您的公司特別適合他們的行業、他們的問題和他們的組織？
這意味著您需要在思考上非常敏銳。您需要清楚地展示出使您與其他人不同的地方。您需要解釋您的方法以及為什麼它們重要。您需要展示您工作的實際價值——以及它能為他們做什麼。
最好在項目開始之前就與客戶開始合作，即使您仍在提案階段。與客戶以協作的方式工作，以縮小項目的確切工作範圍，並在過程中提供建議。這讓他們體驗與您合作的感覺（反之亦然）。
這一點很重要，因為如果您看到他們在這個階段已經很難合作，您就知道在項目期間會期待什麼。然後，您可以利用這些信息更準確地為您的提案定價，甚至決定根本不接受該項目。
而且……您需要一個易於使用且性能卓越的 CRM（客戶關係管理）工具來跟踪您正在處理的所有提案！
一旦您與他們的需求達成一致，您可以進入下一步。這是您將價格添加到文檔中並用所有條款和細節正式化提案的地方。一些客戶通常希望跳過這個過程，直接進入提案。拒絕這樣做；這類工作的中標率很低——這不值得您的時間。
在提案之前與客戶一起工作範圍的原因是，您不想試圖瞄準一個不斷變化的目標。如果範圍不斷變化，您將需要為每個提案版本調整定價。這開始將討論集中在每個項目的成本上，而不是整體價值。客戶將要求對每個版本之間價格變化的具體理由。您將會打得一場失敗的戰鬥。
此外，這對您來說也會增加很多工作量！
如果您在工作範圍確認後才給出價格，您就可以避免這個問題。您還鼓勵客戶詳細審查工作範圍。
那麼，讓我們分析一下什麼構成一個好的提案。我發現有效的格式是使用以下幾個部分：
- 介紹
- 工作範圍
- 不在範圍內
- 時間表
- 投資
- 建議的合同條款
- 團隊簡歷
- 案例研究和參考
- 專業服務公司簡介
我將在下面詳細介紹每個部分，但您也應該知道何時可以打破這種格式。
如果您正在回應大型組織的 RFP，他們通常會指定您提案的確切結構。
我曾為大型銀行和國際組織撰寫 RFP，我非常討厭供應商將他們的提案發回來卻未能遵循建議的格式，因為這會造成比較不同提案時的工作量大幅增加。這也顯示出供應商缺乏關心和細節的注意——這是我經常會給他們打低分的原因。
所以如果是這種情況，並且有要求的結構，請確保遵循指示。如果不這樣做，您可能會被取消資格。
無論您是做幻燈片還是長篇格式，這取決於您。就我個人而言，我更喜歡長篇格式。對於具有重大細節的大型項目，長篇文檔幾乎總是更可取。
從每個提案中學習並將這些信息和部分添加到主文檔中也是有幫助的。這意味著對於每個您撰寫提案的項目，如果提案中有任何改進，您可以將這些反饋回主版本，以便將來再次使用。
這個主文檔隨後成為每個新提案的起點。這可以節省您大量的時間和精力，而不是從頭開始撰寫每個提案。但是，您需要小心不要陷入發送模板提案的陷阱。
我可以保證，許多客戶能看穿模板提案，您將失去工作。
現實是，您不會贏得每一個您發送的項目提案。但是，即使只贏得少數提案，您也可以建立一個偉大的業務！在 Mäd，我們拒絕三分之一的 RFP，失去另外三分之一，最後贏得三分之一。因此，對於每個請求提案的潛在客戶，我們僅需 30% 的中標率，就可以建立一個健康且持久的業務。
但是，因為我們不知道哪些是贏的提案，我們需要在每個提案中付出最大的努力。
如果您考慮潛在客戶的終身價值，這一點尤其重要：不僅僅是這個特定項目的投資，還有未來的項目。這可能會帶來更多的工作，優秀的案例研究、參考和推薦。此外，別忘了人們將來會換工作。
如果您保持良好的關係，當他們加入新組織時，您也將有可能成為新客戶。隨著時間的推移，這可能成為新業務的重要來源，儘管這需要幾年的時間來建立。
因此，您可以看到撰寫提案是多麼重要，不僅是為了立即贏得項目，也是為了您公司的長期健康。
現在讓我們分析提案的每個部分。
介紹
這通常被稱為*“執行摘要。”*這是關鍵決策者將閱讀的部分，除了價格之外。
因此，這不是冗長或害羞的地方。陳述您的案例，解釋為什麼您是該項目的最佳組織。仔細考慮您的關鍵信息：
您希望閱讀此介紹的人帶走什麼？
這一部分也將是利益相關者對您的第一印象。讓它成為一個良好的印象！顯示您理解他們的痛點以及他們想要實現的目標。
如果您達到一個規模，不必自己撰寫每個提案，至少要嘗試撰寫介紹。
這將給它一個難以複製的個人化觸感。
考慮到這一點，確保在介紹的結尾有一個簽名區，包含您的個人電話號碼和電子郵件地址——這向客戶展示了公司的領導層易於聯繫和可接近，這為他們提供了安心。
一個非常強烈的購買信號是，如果您能通過 WhatsApp/iMessage/Telegram 直接與 CEO 或任何高層管理人員進行消息交流。
我不相信我曾經失去過任何一個發生這種情況的提案：這些人非常忙碌，如果他們在與您進行直接消息交流，這意味著您幾乎肯定是他們即將工作的重要部分。
項目目標
讓我們記住任何提案的兩個目標中的第一個：提供清晰度。
陳述項目目標和關鍵成功因素在很大程度上澄清了為什麼客戶應該投資於這個項目。這意味著您展示了該項目對客戶業務的重大影響。
這可以是提案中非常簡潔的部分，但它可以讓客戶感到安心——他們會理解您是一個良好的聆聽者，並且您理解他們所關心的事情。
這裡一個很好的技巧是在與客戶的初次會議中詢問關鍵成功因素。記下他們使用的準確措辭。如果可能，請在這一部分中逐字使用這些措辭——這將與客戶強烈共鳴，您會驚訝於這相對較小的提案部分能有多大的分量和重要性！
如果可能，請設置量化目標。
工作範圍
在提案的核心，這是您詳細討論您將為項目做什麼的地方。這裡的最佳想法是深入探討您的流程，解釋為什麼您將這樣做。
確保這一部分不會感覺到通用性是很重要的。
當然，不同提案中的許多工作範圍可能是相似的，但您需要花時間充分理解這位客戶和項目的獨特之處。
如果您正在進行任何與數字產品或 IT 相關的工作，您可能需要將這一部分分成兩個部分。第一部分討論您將構建的產品的特徵和功能，第二部分描述所需工作的實際階段，例如設計、範圍界定、開發、測試等。
工作範圍部分的一個常見問題是，如果缺乏具體性，則會使客戶對交付物產生分歧的可能性。因此，您應該努力使您的範圍盡可能清晰，以避免任何模糊或誤解。例如，如果您在工作範圍中包括撰寫報告，您應該指明這些報告將包括什麼以及它們將多久發生一次。
測試您的工作範圍部分是否足夠清晰的一個好方法是進行一個思維實驗。項目經理是否可以使用這一部分輕鬆地檢查並在項目結束時勾選每一項，以確保項目已完成？
如果是，那麼您在工作範圍部分擁有正確的清晰度和細節。
如果不是，那麼您需要在細節上再深入一層。這有時可能會感覺像很多工作，但為了確保您在項目結束時不會遇到簽字的麻煩，這是值得的。
不在範圍內
這是一個非常重要的部分，許多專業服務公司經常忽略，但實際上澄清您將不會在項目中做什麼是一件好事。
這是因為它迫使客戶真正仔細考慮工作範圍。他們將看到一個排除清單，並意識到如果他們需要額外的服務或交付物，他們將需要更改範圍（因此支付更多）。
在列出這一部分的內容時，從客戶的角度考慮是很重要的。例如，如果您正在進行網站開發，對您來說，網站托管不包括在項目價格中，並且是客戶需要考慮和支付的單獨費用，這可能是顯而易見的。
然而，對於一位在 15 年內第一次重新設計網站的客戶來說，這可能根本不明顯。事實上，他們甚至可能沒有考慮到需要支付托管費用的事實！
在創意產業中，額外功能的情況也是如此，例如製作、印刷、字體、許可等。
就我個人而言，我喜歡將當地旅行費用捆綁在一起，並明確表示我們將在某個地理區域之外的旅行費用進行退款，通常是您所在城市的範圍。
您還可以使用包羅萬象的短語，例如指出所有第三方費用不在項目範圍內，將單獨計費，甚至在超過一定工時或某個日期後的工作自動不在範圍內。
最後一點相當有趣，因為這意味著客戶在一定程度上也有時間壓力，以確保他們在需要的時間內完成所有必要的工作，以便在預算內完成項目。
主要交付物
為了擴展您的工作範圍，繪製出客戶應該期望收到的交付物是有用的。這一部分將總結在項目期間必須實現的預期目標和指標，並將包括支持信息，以幫助客戶清楚地理解所達成的協議。
這一部分與項目目標不同，因為它專注於在特定時間範圍內完成的有形或無形成就。
要被視為主要交付物，應滿足某些標準：
- 這些項目應有助於實現您的目標，
- 它們應在項目開始時由客戶和您的團隊達成一致，
- 它們應通過有意義的工作來實現，並且
- 當然，它們應在項目開始時概述的工作範圍內。
使用您的主要交付物作為項目經理和團隊在整個工作中參考的基準是有幫助的，以幫助他們可視化明確的終點。沒有明確的交付物，您的團隊可能會在圈子裡工作，並可能開始偏離他們的目標。
請記住，明確定義的項目確保每個人都在同一頁面上。客戶知道確切的期望，而您的團隊與他們所努力的方向保持一致。
時間表
定義您的時間表是提案的另一個關鍵部分。您不僅在估計項目將持續多久，還在為每個部分的持續時間設置期望。
雖然時間表在您的提案中不必非常詳細，但至少應該給讀者提供項目的大致概述。時間表會變化——這就是業務的本質——但請儘量對您的估算保持現實。
如果所需的開始和結束日期不明，您可以簡單地根據您估計任務所需的時間長度來組織您的時間表。
您不需要在項目中包含每一個任務的開始和持續時間，因為這會使您的時間表難以閱讀，並給您的團隊帶來很少的靈活性——相反，您應該專注於關鍵里程碑。
值得注意的是，一些項目可能包括“非活動”時間段，在這些時間段內，工作無法進行，直到發生其他事件。這些非活動期間從一開始就有助於確定您的團隊何時會活躍，以及在特定時間需要做什麼以繼續項目：例如，季節性活動或客戶需要策劃自己的內容的時期。
關於反饋時間或簽字，甚至值得詢問客戶他們的典型流程是什麼樣的，以及他們在其他項目上歷史上需要多少時間進行簽字——然後您可以利用這些信息為整體項目時間表建立更準確的模型。
根據經驗，我已經學到，即使是最有學問的估算也可能會遇到障礙。當您計算時間表時，您試圖預測潛在風險並減少驚喜，但這永遠不可能完全做到。總會有未知數，您必須考慮一定程度的靈活性，以便在現實的時間範圍內解決不可預見的問題。
我發現，您的計劃時間和“執行”或工作時間之間存在一種平衡。
簡單來說，任務越大，該任務的計劃工作就越多。努力分析每個任務的複雜性，並諮詢相關團隊成員，獲取有關某些活動可能需要多長時間的實用建議。
估算錯誤可能會將六個月的項目變成一年的項目，這將導致未來團隊成員的雙重預訂或根本無法使用，更糟的是——危及您公司的聲譽和項目的盈利能力。
對於較小的項目任務，您可以更快地進行估算，因為任何小錯誤的修正成本會更低且更快。我們發現，進行快速的團隊會議可以幫助您討論潛在問題並繪製出每個人都支持的現實項目計劃。
順便提一下，無論您和您的團隊多麼有組織，客戶都可能大幅擾亂時間表，因此請務必強調您何時可能需要他們的協助、資源或批准。如前所述，給客戶施加一些合理的時間壓力可以確保他們做好自己的部分，以保持項目進展。
投資
順便說一句，永遠不要說“價格”。
您應該始終將客戶在您的服務上直接或間接花費的任何金錢框架為一項投資，這可以為他們帶來回報。
在這一部分還有幾個關鍵事項需要提及，包括付款計劃（第 7 章會詳細說明）以及確保清楚說明您的費用是否包含或不包含稅。如果您沒有很好地指定這一點，有時您會遇到一些狡猾的採購人員，他們會利用這一點作為談判大幅折扣的藉口——他們總是聲稱他們以為您的費用已經包含稅，即使您通常報價為 NET，但沒有清楚地說明。
在可能的情況下，請儘量不要提供詳細的逐項價格分解。如果您按主要領域進行分解，這是可以的，但如果您涉及到每個交付物的價格或類似的內容，那就是一個紅旗。這意味著客戶將您視為僅僅是外包某些項目的供應商，而不是可以在長期內幫助他們的真正合作夥伴。
建議的合同條款
有時，大客戶會有他們自己的默認條款和條件，您需要同意。然而，您應始終在提案中包含您的建議合同條款，以及簽署整個提案的區域。這樣，您就可以讓客戶更容易接受並向前推進。
雖然這只是減少銷售過程摩擦的一個小例子，但如果您對所有事物都抱有這種態度，您將使客戶更容易從您這裡購買——他們會因而更願意購買更多！
當我剛開始時，我花了不少錢給一家大型律師事務所撰寫了一份長達 25 頁的合同，涵蓋了項目中幾乎所有可能的情況和可能出錯的事情。
然而，經常發生的情況是，我最終花了很多時間與客戶或他們的法律團隊討論每一個要點，並確保我們在所有事項上達成一致。這通常會導致項目啟動的重大延遲，我覺得這真的是浪費了每個人的時間。
如果客戶是一家大型企業，他們可能會有自己的標準合同，您需要審查並同意。
您需要注意的兩件事：
罰金
一些客戶會希望對延遲的項目設置罰金，但這是您應該在合同中協商出去的。這是因為，通常，時間表超出您的控制範圍，無論您在合同中投入了多少努力或善意。
這可能僅僅是事情比最初預期的更複雜，或者反饋延遲，或者您的某位關鍵員工生病。您不想承受延遲項目的壓力，並且還要支付延遲罰金。
此外，您還應考慮您通常希望如何與客戶建立關係。以每一方都將槍指向對方的頭開始合同並不是一個好的長期策略。
不競爭條款
有時，客戶會在他們的合同中規定您必須僅與他們合作，而不與他們行業中的其他公司合作。您必須不同意這一點，因為這將大幅減少您未來的潛在銷售，如果他們希望這種排他性，那麼他們應該支付超過項目費用的額外費用，以補償未來可能失去的工作。
如今，當客戶要求我們提供合同時，我們有一份簡單的一頁合同，客戶可以在幾分鐘內審查。我會說 95% 的客戶會毫無更改地接受它。隨意審查並根據您的具體需求進行更改：
- 本協議由 [專業服務公司法律名稱]（"[專業服務公司名稱]"）和 [客戶法律名稱]（"客戶"）於 __________ 簽訂。
- 代表為 [專業服務公司代表名稱] 代表 [專業服務公司名稱] 和 [客戶代表名稱] 代表客戶。
- 本合同是唯一的協議。沒有其他口頭或書面協議。
- 客戶希望購買 [專業服務公司名稱] 在“工作範圍”和“主要交付物”中描述的服務。
- 本合同只能通過 [專業服務公司名稱] 和客戶的書面共同協議進行修改或修訂。
- 本合同受 [您的國家] 法律管轄。
- 所有官方項目通信將通過 [插入官方項目管理系統名稱或電子郵件] 進行。
- 客戶將在 x 個工作日內對任何中期交付物提供反饋。如果反饋時間更長，[專業服務公司名稱] 可能會重新報價項目的時間表和價格。
- 發票應在客戶收到後的 x 天內支付。
- 如果本合同下的發票在客戶收到後的 x 天內未支付，[專業服務公司名稱] 將停止工作，並可能終止協議。
- [專業服務公司名稱] 獲得完全許可，可以在其作品集和營銷材料中使用任何非機密交付物，包括但不限於在項目完成後在 [專業服務公司名稱] 網站上發布的案例研究。
- [專業服務公司名稱] 對客戶在本合同下的責任將限於 [專業服務公司名稱] 實際從客戶收到的付款。
- [專業服務公司名稱] 在本合同下創造的所有知識產權將在 [專業服務公司名稱] 收到所有付款後歸客戶所有。
- [專業服務公司名稱] 將所有客戶信息視為完全保密。[專業服務公司名稱] 只會向經預先批准的員工和分包商披露客戶的機密信息。
團隊簡歷
記住我們說的關於以人為本的業務嗎？通過添加您的團隊的詳細信息、他們在項目中的角色和他們的簡歷，您不僅將自己定位為服務提供者，還作為值得信賴的專家。這表明您對展示您的團隊充滿信心。
常見的建議是根據您申請的工作調整您的簡歷，這一建議同樣適用於項目提案。擁有預先撰寫的團隊簡介/簡歷是有用的，但您永遠不應該僅僅將它們複製並粘貼到新的提案中。花時間展示您理解客戶的問題，並展示團隊成員直接適合滿足他們的需求。
當您展示您的團隊時，您專注於傳達價值——無論是他們的資歷還是他們的工作方式。後一點特別重要：在擁擠的專業服務公司市場中，利用您的團隊文化可能會帶來好處。
這樣想，多個代理機構可能擁有相同資歷的優秀個體，但如果您的工作和思維方式與客戶一致，那麼這將導致和諧的安排和有意義的工作。