現金流是運營代理機構最關鍵的組成部分，了解如何管理它，以便您始終擁有良好的運營緩衝。
這是《代理機構成功指南》的部分內容，這本書是由 Blue 的 CEO 撰寫，針對所有代理機構和專業服務公司的擁有者，基於他作為代理機構創始人的十年經驗。
在這本書中，您將學到運營一個徹底成功的代理機構所需了解的一切。從現金流到項目管理，從客戶關係建立到撰寫成功提案——這裡應有盡有。
選擇您的參與模型
根據您與客戶合作的具體工作性質，您將有幾種不同的參與模型可供選擇。這些是衡量您的工作和交付成果的各種方式，以及獲得報酬的方式。選擇正確的參與模型對確保您的業務成功至關重要。您可能會在不同的項目和客戶中同時擁有多個參與模型。
兩種最常見的參與模型是固定項目價格和顧問費。
固定項目價格非常明確：您為將代表客戶完成的工作提供一個價格，通常按項目或交付成果細分。從客戶的角度來看，主要優勢是他們有保障，預算不會變動。對於專業服務公司來說，一個關鍵的優勢是，如果您能夠高效工作，您的實際時薪可以大幅提升，因為您不再將收入與在項目上花費的時間綁定在一起。
我個人非常喜歡固定價格的方法，只要工作範圍非常明確。如果工作範圍模糊，您和客戶之間對期望和交付成果存在差異，則可能會遇到重大問題。這可能會導致許多頭痛的情況和關於價格變更的反復談判。如果客戶在項目進行過程中對工作範圍的任何部分改變主意（這通常並不是不合理的，因為隨著工作的進展，可用的數據或情況會改變），那麼每次發生這種情況時，您都必須重新談判。這對雙方來說都可能非常耗時。
保持固定價格的一種方法是始終將項目分成幾個步驟。例如，如果您正在為客戶構建一個移動應用程序或網站，您可能最初僅參與設計和規範階段，該階段的主要交付成果是明確定義開發階段的具體工作範圍，之後您可以準確報價該工作的固定價格。
這正是許多建築公司用來報價建築的方式。當您以這種方式向客戶推銷項目時，您可以傳達一個有趣的信息。您可以告訴他們，任何其他以整體項目進行推銷的人通常只是猜測，他們要麼是過高定價以應對較大的風險，要麼是低估價格——然後希望在贏得項目後用昂貴且耗時的變更請求來彌補。
另一種流行的參與模型是簡單地跟踪每位團隊成員的工時，然後按小時收取固定價格。我個人不喜歡這種方法，除了某些類型的維護合同，這些合同只是需要保持運行或持續時間不超過20或30小時的小型項目。
話雖如此，我知道有些公司完全依賴這種模型，並且這對他們來說運行良好。我看到這種模型的一些重大問題，主要是它使專業服務公司和客戶之間的利益不一致，這從來不是一件好事。例如，如果您雇用更優秀的人，他們能更高效地完成工作，他們將花更少的時間來完成相同的工作——從而減少了計費。這顯然是荒謬的，因為您最終做得更好、更快，但卻收取更少的費用！
此外，這種方法還鼓勵客戶開始對您和您的團隊進行微觀管理，甚至可能鼓勵您開始微觀管理自己的團隊。客戶會仔細審查發票和工時報告，如果您走上“證明”您正在工作的路徑，通過跟踪團隊成員，您可能會完全搞砸您的文化。我不認識任何一位有才華的人希望他的電腦被跟踪，並且每一個行動都被記錄下來，還要提供詳細的工作日報告。
然而，我發現的一種有效的做法是記錄自我報告的工時。作為一家服務公司，您將同時與多個客戶合作，並且需要在團隊花費在每個客戶上的時間之間進行某種分隔。因此，我建議讓您的團隊嘗試鬆散地跟踪他們的工時，以便您和您的客戶都能了解完成特定項目所需的時間。
定期收入的力量
最佳的收入類型始終是定期收入——這是所有企業都希望擁有的黃金標準。如果您運營的業務每月有超過50%的收入是定期的，那麼您手中就有一個很好的業務。
這就是為什麼在過去幾十年中，許多事物變成了“作為服務”。您不再購買電影或音樂；您只是訂閱一項服務。如果您在幾個項目之後與客戶建立了足夠強的關係，無論是基於固定價格還是按小時計費的合同，您都可以向他們提出顧問合同。
理想情況下，這不與特定的交付成果或工時綁定，而是純粹基於您想要實現的特定結果。這並不容易推銷，但如果您能做到，您可以獲得一些高利潤的定期收入。我們在 Mäd 所做的就是，我們的定期收入覆蓋了我們所有的員工和辦公室成本，然後所有的固定價格項目基本上都是純利潤。這使得長期的財務規劃變得更加容易。
那麼，問題是：我們如何達到這個水平？
打造完美的顧問提案
如前所述，當一位新的潛在客戶走進門時，您無法立即推銷這個提案。因為信任不夠，客戶還沒有體驗到您能提供的具體結果。
我認為最簡單的方式是複製我最近顧問提案中附上的樣本介紹信。
見下文：
親愛的利益相關者，
我很高興向您提出我們與 [客戶名稱] 之間的顧問協議提案。這樣做的目的是確保 [客戶名稱] 能夠快速應對不斷變化的商業環境，同時為所提供的服務獲得良好的性價比。
我們的團隊將成為您合同期間的團隊，而不是以臨時的方式分配每一塊工作，這樣您就不必長時間等待提案、合同談判和投標。這意味著我們不僅加深了與您的關係和對您業務的理解，而且我們隨時可以執行您各種項目，以推進您的目標。
這對您有以下優勢：
- 成本降低。 通過擁有一個整合的團隊，您將節省大量金錢（50%以上），與雇用多家公司進行相同工作相比。事實上，當您考慮到建立高質量內部團隊所需的所有間接費用和時間時，顧問合同的成本效益顯著，因為您不必考慮額外的辦公空間、設備和福利。此外，由於顧問協議使我們能夠更有信心地規劃長期現金流，我們樂意降低典型項目的利潤率，以便與您的組織建立長期關係。
- 速度。 我們可以與您各個部門合作，提前一到三個月計劃工作，並隨時執行，而無需您不斷為每一小塊工作進行單獨的投標和簡報。這為您的團隊節省了時間，並能更快地給您更好的結果。
- 更高質量的工作。 這不僅因為我們隨著時間的推移學會了更好地合作，並且對您的業務有了更深入的理解，還因為完全整合的方法有強大的好處，這樣一個跨職能團隊在各種交付成果和需求上執行。這確保了所有工作的高度一致性，並且一種工作類型的見解直接影響不同類型工作的最終輸出。
- 可靠性。 我們可以完全抽象掉建立內部團隊的問題，例如尋找個體的前置時間、病假和計劃休假以及人員流動，因為我們有多位團隊成員可以輕鬆地覆蓋其他人的職責。
這種信息需要根據每個客戶進行調整，因為不同的客戶會有不同的優先事項。一個客戶可能會喜歡成本降低的想法，而另一個客戶則更看重可用的可靠性和速度。從客戶的角度來看，擁有一支深刻了解其特定業務的顧問團隊的價值不容小覷。
理解您的客戶是至關重要的。
您可以預先確定專業服務公司的理想客戶價值和心態，但無疑您會遇到各種不同的思維和方法。將您的介紹直接指向客戶的價值觀將幫助您在潛在競爭對手中脫穎而出，並幫助顯示您理解他們及其業務需求。
這反映了我們對預製解決方案的思考。
是的，擁有預寫的文案庫是有利的，這樣您可以快速編寫理想的介紹信，而不會遺漏有價值的要點——但您需要確保調整內容以直接與客戶對話。
複製粘貼的內容本質上是非個性化的；根本沒有單一的“完美”答案來說什麼和如何說。雖然我們確實有一個主提案模板，詳細說明了我們項目中常見的所有典型要求，但我們總是會擴展這一點，以確保我們直接針對每個客戶的個別需求。
總結來說，通過真誠地建立信任，切入客戶想要和重視的核心，尋求建立信任。花時間弄清楚對客戶最重要的事情，並遵循我們建議的介紹信作為一般指導。
財務基礎
對於許多領導者來說，財務往往是令人煩惱的，總是無法完全掌控。它被視為妨礙實際工作的干擾，這是可以理解的。它只是乾燥且無聊，這並不是我們最初創辦企業的原因。
然而，金錢是企業的氧氣，沒有金錢，企業就無法運行。
如果您總是追著尾巴，擔心支付賬單，那麼這將影響您和您的團隊的工作方式。
因此，您實際上有兩個選擇：
- 擔心獲得良好的財務紀律，以便擁有穩固的帳目和良好的商業模式。
- 或者，擔心每張發票的具體到期日，以便您每月能支付員工和租金，因為您沒有必要的現金儲備和財務紀律。
顯然，第一個選擇是更可取的，所以讓我們討論一些關鍵的事情。
利潤的魔力
首先，您需要您的工作至少有50%的毛利率。
這意味著您支付給員工的工資成本等於或少於客戶支付給您的費用的一半。
這是因為您仍然需要支付所有其他運營費用，例如辦公室、公共事業以及您從未考慮到的數百件小事，尤其是當您第一次創辦企業時。您還希望能夠建立現金流作為安全網，並進行長期投資。
其次，您需要至少有25%的淨利潤率，理想情況下為30%。
這意味著每賺取100美元，您需要在支付所有費用後（我指的是絕對所有費用，包括您作為企業主的工資）剩下30美元。一般來說，這意味著您實際上是將團隊成員的價格三倍化，作為向客戶收費的價格——這是一種理想的計算客戶應該收費的方式，如果您有任何疑慮。
這是重要的，所以讓我重申。在理想的情況下，您是將員工成本三倍化作為計算客戶計費的方式。
因此，如果您每月支付某人4000美元，而他們在客戶工作上花費約130小時（假設每週160小時的標準工作時間減去假期和內部會議），這意味著您每個客戶可計費小時的成本為4000美元/130小時，約為30美元/小時，而您需要向客戶收取90美元/小時，以確保您擁有正確的利潤率。
如果您進行這個計算，並且根據您目前的典型計費感覺稍微偏高，這是好事——這意味著您有空間來增加計費！
為了確保您保持正確的利潤率，您有幾種方法可供選擇。
這可以通過跟踪員工工作的具體工時並向客戶計費來實現，或者更直觀地通過收取溢價並保持對帳目的關注。在我們業務的早期階段，我們偏向於更直觀的方法，但我們發現跟踪團隊的可計費小時更有效，以確保我們的項目定價盡可能準確。
我認為這兩種方法都可以運行，但要確保跟踪工時不僅僅成為微觀管理團隊工作的方式。
現金為王：建立您的安全網
最後，您需要至少有六個月的現金存款。這可能看起來很多，但應該出於兩個關鍵原因：
- 您不再擔心短期現金流。 如果一個本來不錯的客戶延遲支付一張大發票，您不必擔心無法撐到月底。沒有什麼比無法支付自己團隊的工資卻仍然每天都要去辦公室工作更糟糕的了。相信我，我經歷過這種情況。
- 您可以進行長期投資。 例如，提前支付一年的軟件費用通常可以節省20%，如果您有現金，您甚至可以提前支付租金，並與房東談判獲得合理的折扣。此外，您可能還想進行一些沒有明確或立即回報期的重大投資。例如，我們花了20,000美元購買我們的域名 mad.co，根本無法知道這項投資的回報期是什麼。
請密切關注這一部分，因為它是整本書中最有用的部分之一。經營任何業務都在於確保以合理的方式管理您的現金流。
事實上，我會說初創公司 CEO 的主要責任是確保銀行中始終有足夠的現金。
如果您用完了現金，遊戲就結束了。
因此，作為專業服務公司領導者，您的優先事項是確保您有充足的現金流，以便按時支付員工，覆蓋固定的運營成本，進行明智的投資，並且晚上能夠安然入睡！
（不要低估最後一點的重要性——能夠安然入睡在經營自己的業務時可以帶來巨大的不同！）
擁有至少三個月的費用存款確保您的業務具有韌性，如果您能擴展到六個月，那就更好了。請記住，擴展業務也可能需要花費金錢，因此您需要將其考慮在內。
令人驚訝的是，影響您現金流的主要因素不是您有多少項目，甚至不是您計費多少。實際上，這完全取決於您何時獲得付款。
革新您的計費策略
傳統上，許多專業服務公司會收取押金，然後將里程碑付款與關鍵交付成果掛鉤。
在我看來，這是一個糟糕的主意，尤其是對於高度協作性質的工作。
問題在於，您現在依賴不為您工作的個體（即客戶團隊成員或第三方供應商）及時完成他們的工作，以便您能按時獲得報酬。由於您無法直接控制這些人，這意味著您無法直接控制何時獲得付款，這影響了運營成功企業的最重要方面——現金流。
雖然這種方式有時可能會運作良好，但為什麼要冒這個風險呢？
此外，這也給專業服務公司施加了很大的壓力，迫使您獲得工作批准以便能夠收款，這對您團隊中的每個人都增加了雙重壓力。
這種傳統的基於里程碑的計費方式導致您的現金流變得不穩定且不可預測，並且很難預測您的業務在任何給定時間會有多少現金，如果您增長並擁有超過十個客戶，管理所有這些與付款里程碑相關的批准幾乎成為一份全職工作，而且還相當無聊。
我們在這種方法上掙扎了多年，最終創造了一種顯著更簡單的客戶計費方式，對所有人都公平，並將重點放在應有的地方：與客戶良好合作並產出高質量的工作。
這可能是我得到的最重要的見解。
對於您的下一個項目，試試這個：
收取初始付款，理想情況下要求50%的預付款。如果客戶對此有問題，您可以降低到35%，但理想情況下不低於此。如果還有其他抱怨，您可以引用預訂您的團隊所需的時間需要客戶的足夠承諾，以便您能專注於他們的項目。
順便提一下，永遠不要將初始付款稱為押金，因為這可能會給人一種可以退款的印象。專業服務公司的付款永遠不應退款。
對於其餘的付款，與其將其與交付成果掛鉤，不如將剩餘金額分為整個項目時間線的每月付款，外加一個額外的月份。
這意味著如果您估計項目將花費3個月，則付款計劃將分佈在4個月內。
這意味著即使項目結束後，您仍然有一張發票要發送給客戶，這樣做很好，並使他們在項目延遲的情況下感到安心。
這種方法的好處在於，它使您能夠輕鬆預測每月的所有計費，並使每個客戶感覺像是一個顧問客戶。它還對客戶團隊中的每個人施加了積極的壓力，因為更明顯的是他們已經預訂了您一段時間，他們需要迅速推進他們的工作——否則，他們就是在為無所作為付費！
這裡的另一個優勢是，一旦您有一個習慣於每月向您支付這些計費的客戶，在初始合作結束時推銷顧問協議將變得更容易，因為這幾乎會感覺像是您已經建立的工作關係的無縫延續。
這很酷，對吧？
為了進一步簡化，我們還建議無論您的項目何時開始，您都應在每個月的第一天發送發票，初始付款除外。這使得您或您的財務人員管理發票變得更容易，因為每月只需處理一次，這通常也更適合客戶，這樣您可以幫助他們保持組織，確保您的發票及時處理。
這有時意味著在發送第二張發票之前需要再等幾週，但這一小延遲是值得的，因為您通過在每個月初批量處理所有發票節省的時間是非常可觀的，初始付款可以隨時開具發票。
這種整體計費策略的真正反直覺之處在於，與標準的里程碑付款相比，它實際上在短期內給您帶來的現金流更少（尤其是如果項目進展比預期快！），但您用現金流的速度換取了可預測性。在我的經驗中，這是一個很好的權衡。記住——晚上能安然入睡！
這一點很重要，因為經營一家專業服務公司是艱難的，您有很多事情需要考慮，您需要專注的關鍵事項不應與後台管理有關。通過這一策略，您將節省無數小時，您可以利用這段額外的時間進行的投資如果仔細考慮，可能是非常有價值的。
有時，您需要應對一些希望採用更傳統付款方式的客戶的反對。在我們的經驗中，這種情況發生的頻率不到5%。然而，當它發生時，您需要能夠用邏輯來證明和解釋為什麼您想以這種非常規的方式計費。
您解釋中的關鍵敘述應集中在希望簡化計費結構上，以便您能花更多時間專注於真正的客戶項目（比如他們的項目！），而不是花時間追逐賬單和爭論“完成”的準確定義，以便獲得里程碑付款。
如果您正在與管理團隊交談，您還可以解釋這種計費方法可以給他們自己的團隊帶來積極的壓力（只要他們知道我們的專業服務公司正在計費），以確保每個人都在共同的目標下工作。
預測成功
每隔一段時間，您需要做出財務決策，例如是否購買更多設備、接手新項目、雇用新員工等等。
確保您在這方面做出更好決策的唯一方法是利用手頭的數據來建立財務預測，預測未來幾個月的情況。我個人喜歡預測4-6個月的情況，並用它來指導我的決策。
在電子表格中設置這一點其實相當簡單明瞭。下面的示例應該能讓您清楚了解您可以創建的內容，重要的是這一切都應基於現金，因為不幸的是，您無法用客戶欠您的未付款發票支付員工、承包商和其他賬單！
通過這個電子表格，您可以添加您考慮的額外成本，並查看它如何影響您的淨現金流（每月結束時剩下的現金量）以及您的累計現金流（您銀行賬戶中的總現金量）。
只要您保持現金流為正，銀行中的現金在您可以接受的範圍內——這應至少是三個月的現金，理想情況下是六個月——您就可以大概率地繼續考慮您正在考慮的開支。
如果您經營業務，您可能希望隨著時間的推移而增長。增長是好的。它為您的團隊成員提供了職業機會，並給您帶來新的挑戰，這可以防止職業倦怠。畢竟，沒有人想在三十或四十年內做完全相同的事情！
可持續增長
如果您做對了事情，您應該感覺到您在順風而行，並且有動力。您應該感覺到自己在“獲勝”。
儘管如此，增長必須是可持續的。本書中討論的這類企業通常不會由投資者資助，除了某些初始啟動成本，因此您需要增長，並確保能夠保持財務基礎。
此外，由於公司在很大程度上基於他們能夠雇用的人才質量，這也可能對您的增長施加限制。
您能夠大規模雇用優秀人才的能力將成為限制因素，降低招聘標準以確保有足夠的人手來跟上計費是一個巨大的錯誤。這在短期內可能有效，但會使您失去最初讓您特別的東西，並幫助您增長的東西。
這正是我在創業的第一年所經歷的，我未能處理增長。這變得不可持續，最終我不得不解雇幾乎所有的團隊成員。
讓我來定義一下可持續增長：
這是您能保持財務健康的最大增長率，並且工作質量不低於您對客戶的品牌承諾。
關於保持財務狀況，這意味著對於您每月做出的每一項額外承諾，您需要確保在銀行賬戶中增加足夠的資金以保持資本比率。例如，如果您決定希望銀行中有六個月的現金，那麼這意味著對於每1美元的額外每月開支，您需要額外儲存6美元。
這為您招聘新團隊成員或簽約新服務提供了全新的視角。