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我們之前已經討論過如何創建電子郵件自動化。

然而，專案中經常會有一些利益相關者只需要在有真正重要的事情發生時被提醒。

如果有一個專案管理自動化，讓您作為專案經理可以精確控制何時按一下按鈕通知關鍵利益相關者，那不是很好嗎？

好吧，事實上，使用 Blue，您可以做到這一點！

今天我們將學習如何創建一個非常有用的專案管理自動化：

一個複選框，能自動通知一個或多個關鍵利益相關者，並提供他們所有關於您通知他們的內容的關鍵背景。作為額外的獎勵，我們還將學習如何限制這一功能，以便只有某些專案成員可以觸發這封電子郵件通知。

完成後，它看起來會像這樣：

只需勾選此複選框，您就能觸發一個專案管理自動化，向利益相關者發送自定義通知電子郵件。

讓我們一步一步來。

1. 創建您的複選框自定義字段

這非常簡單，您可以查看我們的詳細文檔以了解如何創建自定義字段。

確保將此字段命名為您會記得的明顯名稱，例如“通知管理層”或“通知利益相關者”。

2. 創建您的專案管理自動化觸發器。

在您的專案的記錄視圖中，點擊右上角的小機器人以打開自動化設置：

3. 創建您的專案管理自動化動作。

在這種情況下，我們的動作將是向一個或多個電子郵件地址發送自定義電子郵件通知。值得注意的是，這些人不必須在 Blue 中才能接收這些電子郵件，您可以向任何電子郵件地址發送電子郵件。

您可以在我們的詳細文檔指南中了解如何設置電子郵件自動化。

您的最終結果應該看起來像這樣：

4. 額外：限制對複選框的訪問。

您可以使用Blue中的自定義用戶角色來限制對複選框自定義字段的訪問，確保只有授權的團隊成員可以觸發電子郵件通知。

Blue允許專案管理員定義角色並為用戶組分配權限。這個系統對於保持對誰可以與專案的特定元素互動（包括像通知複選框這樣的自定義字段）至關重要。

1. 轉到 Blue 中的用戶管理部分，選擇“自定義用戶角色”。
2. 通過提供描述性名稱和可選描述來創建新角色。
3. 在角色權限中，找到自定義字段訪問的部分。
4. 指定該角色是否可以查看或編輯複選框自定義字段。例如，限制“專案管理員”等角色的編輯訪問，同時允許新創建的自定義角色管理此字段。
5. 將新創建的角色分配給適當的用戶或用戶組。這確保只有指定的個體能夠與通知複選框互動。

在我們的官方文檔網站上閱讀更多。

通過實施這些自定義角色，您增強了專案管理流程的安全性和完整性。只有授權的團隊成員才能觸發關鍵的電子郵件通知，確保利益相關者在不必要的警報下接收重要更新。

結論

通過實施上述專案管理自動化，您可以精確控制何時以及如何通知關鍵利益相關者。這種方法確保重要更新能有效傳達，而不會讓您的利益相關者感到不必要的信息轟炸。利用 Blue 的自定義字段和自動化功能，您可以簡化專案管理流程，增強溝通，並保持高效率。

只需一個簡單的複選框，您就可以觸發符合專案需求的自定義電子郵件通知，確保正確的人在正確的時間獲得通知。此外，將此功能限制為特定團隊成員還增加了一層控制和安全性。

今天就開始利用 Blue 的這一強大功能，讓您的利益相關者保持知情，並使您的專案運行順利。欲了解更詳細的步驟和其他自定義選項，請參考提供的文檔鏈接。祝您自動化愉快！