學習如何為可重用的檢查清單創建項目管理自動化。
在許多項目和流程中，您可能需要在多個記錄或任務中使用相同的檢查清單。
然而，每次想要將檢查清單添加到記錄時，手動重新輸入檢查清單並不是很高效。這時，您可以利用 強大的項目管理自動化 自動為您完成這項工作！
作為提醒，Blue 中的自動化需要兩個關鍵要素：
- 觸發器 — 什麼情況下應該啟動自動化。這可以是在記錄被賦予特定標籤時，或者當它移動到特定位置時。
- 一個或多個動作 — 在這種情況下，將是自動創建一個或多個檢查清單。
讓我們先從動作開始，然後討論您可以使用的可能觸發器。
檢查清單自動化動作
您可以創建一個新的自動化，並根據以下示例設置一個或多個檢查清單的創建：
這些將是您希望每次執行動作時創建的檢查清單。
檢查清單自動化觸發器
您可以以幾種方式觸發可重用檢查清單的創建。以下是一些流行的選項：
- 添加特定標籤： 您可以設置自動化，以便在記錄中添加特定標籤時觸發。例如，當添加標籤“新項目”時，可以自動創建您的項目啟動檢查清單。
- 記錄分配： 當記錄被分配給特定個人或任何人時，可以觸發檢查清單的創建。這對於入職檢查清單或任務特定程序非常有用。
- 移動到特定列表： 當記錄被移動到項目板中的特定列表時，可以觸發相關檢查清單的創建。例如，將項目移動到“質量保證”列表可能會觸發 QA 檢查清單。
- 自定義複選框字段： 創建一個自定義複選框字段，並設置自動化在此框被勾選時觸發。這讓您手動控制何時添加檢查清單。
- 單選或多選自定義字段： 您可以創建一個單選或多選自定義字段，並提供各種選項。每個選項都可以通過單獨的自動化鏈接到特定的檢查清單模板。這樣可以更細緻地控制，並能夠為不同場景準備多個檢查清單模板。
為了增強對誰可以觸發這些自動化的控制，您可以使用自定義用戶角色將這些自定義字段隱藏於某些用戶。這確保只有項目管理員或其他授權人員可以觸發這些選項。
請記住，使用自動化有效利用可重用檢查清單的關鍵是精心設計您的觸發器。考慮您團隊的工作流程、您處理的項目類型以及誰應該有能力啟動不同的流程。通過精心規劃的自動化，您可以顯著簡化項目管理，並確保業務運營的一致性。