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這是《代理商成功指南》的一部分，這本書是 Blue 的 CEO 根據他作為代理商創始人的十年經驗為所有代理商和專業服務公司所有者撰寫的。

在這本書中，您將學到運營一家極具成功的代理商所需了解的一切。從現金流到專案管理，從客戶關係建立到撰寫成功提案——這裡應有盡有。

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順便提一下，我創立 Blue 的主要原因之一是因為我有強烈的願望提高我的專案管理能力。我嘗試使用各種其他工具，但它們對我來說都不奏效，因此我開始了Blue。

無論如何，讓我們開始這一章吧！

作為一家專業服務公司，專案工作將佔據您業務功能的主要部分。因此，您有效管理專案的能力可能是客戶選擇與您合作的決定性因素——也就是說，您能多好地處理所有交付合同所需的啟動、計劃和控制過程。

專案管理意味著依賴於有形和無形的可交付成果，並且有有限的時間範圍，因此儘管專案最終會結束，專案管理的學科仍然需要持續跟踪。這突顯了清晰和有效溝通的重要性。

擁有一種在所有專案中一致的專案管理技術至關重要。這意味著您可以隨時進入任何專案，並立即看到進展情況。如果專案管理得當或不當，應該一目了然。這並不意味著專案之間沒有差異，而是每個專案的專案管理基礎都是到位的。

雖然有許多不同的工作管理方式，但我通過反覆試驗發現了一種方法，這種方法始終提供最佳結果，並且對團隊成員和客戶來說都清晰易懂。

這種方法稱為看板，這是一種最初由豐田創建的日本製造系統，通過在生產線上發送指令卡來監控建造汽車所需的各種組件和零件的供應。

看板背後的理念非常簡單：您需要創建一個清晰的流程，以便完成手頭的工作。

在基本層面上，這可能看起來像這樣：

• 需要完成的工作。 通常稱為「待辦事項」，這是專案完成所需進行的所有工作的列表。
• 進行中。 這是目前正在進行的工作。
• 審核中。 這是由其他人檢查的工作，以確保工作達到正確的質量。
• 完成。 這是所有已完成工作的歷史列表。

這暗示了對於完成專案所需工作的完全透明度。這意味著需要完成的工作細目、誰需要完成它，以及何時需要完成。 然後，您可以修改上述基本流程，使其更接近您的實際流程。

如果您能建立一個系統，讓您的客戶能夠隨時查看，這將大大減少（或完全消除！）對許多專案的報告需求。這是因為客戶可以登錄並查看工作的狀態。這也意味著所有的溝通都是通過一個平台進行的，並對專案中的其他人透明。不這樣做的問題在於，它開始建立信息孤島，沒有人知道關鍵信息在哪裡或各種決策的記錄在哪裡。

當然，您的流程很可能比上述簡化的抽象更複雜，但這是一個良好的開始。最好將流程視為不斷變化並響應現實的東西，而不是一種僵化、不可改變且不寬容的方法論，這會妨礙工作。

流程是一件積極的事情，而官僚主義則是失控的流程。我對流程的看法是，您需要的流程應該是獲得所需結果的最少量。

最後，還有一些關於專案流程的其他事項需要注意。

擁有內建的機制來捕捉問題和想法。如果沒有，這將變得非正式且耗時。我們喜歡在主要流程之前將這些作為列表，因此我們的典型專案流程看起來像這樣：

• 想法
• 問題
• 待辦事項（長期）
• 待辦事項（短期）
• 進行中
• 內部審核
• 客戶審核與行動
• 完成

我們為想法和問題添加了單獨的列表，以便於捕捉，我們還將待辦事項分為長期和短期，以便輕鬆查看即將到來的工作。如果您在專案中有大量工作，這尤其有用。

我們還有兩輪審核，一輪是內部的，第二輪是針對客戶的。該客戶列表還包含客戶需要完成的所有項目，例如提供信息、文件、系統訪問等。這樣做很好，因為客戶通常沒有自己的系統來管理他們在專案中需要完成的工作，這提供了一種簡單的方式讓他們保持組織。

與團隊成員舉行審核會議以檢查所有專案是一個保持一致的好策略。您不需要涵蓋每一個細節或進行深入討論，這只是為了讓每個人保持一致，確保大家在同一頁面上。

這真的有助於避免那些*天啊！*的時刻，當某人意識到他們在某方面出現了重大失誤。

如果您是這些會議的主持人，一個真正有幫助的做法是提前準備議程，然後在每個專案下以要點格式寫下關鍵點。在下一次會議中，您可以克隆該文檔，確保上週的事項已完成，同時開始討論新事項。

格式相當簡單：

專案 1。
• 客戶不喜歡選項 1 或 2，因此我們需要提出新的方案。傑克將在星期三之前完成這項工作。
• 我們還需要開始計劃星期四的審核會議。約翰將起草議程並發送給客戶。

依此類推。

下一個關鍵建議是會議紀要。雖然繁瑣，但準確記錄會議紀要並確保將其發送給所有參加會議的人，隨後附上清晰的後續步驟清單，是至關重要的。
儘管會議經常受到負面評價，但它們有其良好的用途，專業服務公司的生活圍繞著會議展開。您將與團隊會面以檢查工作，與客戶會面以討論工作，與潛在客戶會面以銷售工作，還會有許多其他會議。

如果會議沒有結果，那麼可以說，最初召開那次會議可能實際上是毫無意義的。擁有清晰的會議紀要是重要的；然而，有時這會有點乏味，需要花時間整理，然後發送給每個人。

我們開發的一個技巧是使用我們的專案管理系統作為一個實時系統，記錄筆記，這些筆記會轉化為未來需要採取的行動，無論是作為待辦事項中的單獨待辦事項還是作為待辦事項中的檢查項目。這意味著在會議進行時，關鍵行動和反饋會實時記錄到專案管理系統中，然後就不需要單獨發送會議紀要，這是一個很好的節省時間的方法。

最後一點，還值得考慮的是我們希望在每個專案中創造的（希望是更優越的！）客戶體驗，然後向後推導出實現這種優越體驗所需的專案管理實踐。

您的專案經理可以做哪些簡單的事情，會受到客戶的高度讚賞？這裡的完美畫面是什麼？我們如何能夠更接近那個理想？