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Blue 中的電子郵件自動化是一個 強大的項目管理自動化，用於簡化通信，確保 良好的團隊合作 並保持項目向前推進。通過利用存儲在記錄中的數據，您可以在某些觸發事件發生時自動發送個性化電子郵件，例如創建新記錄或任務逾期。

在本文中，我們將探討如何在 Blue 中設置和使用電子郵件自動化。

設置電子郵件自動化

在 Blue 中創建電子郵件自動化是一個簡單的過程。首先，選擇將啟動自動電子郵件的觸發器。一些常見的觸發器包括：

• 創建新記錄
• 向記錄添加標籤
• 將記錄移動到另一個列表

接下來，配置電子郵件詳細信息，包括：

• 發件人名稱和回覆地址
• 收件人地址（可以是靜態的或從電子郵件自定義字段動態提取）
• CC 或 BCC 地址（可選）

Blue 中電子郵件自動化的一個主要好處是能夠使用合併標籤來個性化內容。在自定義電子郵件主題和正文時，您可以插入引用特定記錄數據的合併標籤，例如記錄名稱或自定義字段值。只需使用 {大括號} 語法插入合併標籤即可。

您還可以通過將文件拖放到電子郵件中或使用附件圖標來包含文件附件。來自文件自定義字段的文件如果小於 10MB，可能會自動附加。

在最終確定您的電子郵件自動化之前，建議先向自己或同事發送測試電子郵件，以確保一切正常運行。

使用案例和示例

Blue 中的電子郵件自動化可以用於多種目的。以下是幾個示例：

1. 當客戶通過入職表單提交請求時，發送確認電子郵件。設置觸發器，在通過表單創建新記錄時發送電子郵件，並確保在表單中包含電子郵件字段以捕獲客戶的地址。
2. 當創建新的高優先級任務時，通知被指派人。設置觸發器，在向記錄添加“優先級”標籤時發送電子郵件，並使用 {Assignee} 合併標籤自動將電子郵件發送給被指派的用戶。
3. 當支持票據標記為已解決後，向客戶發送調查。設置觸發器，在記錄標記為完成並移動到“已完成”列表時發送電子郵件。在自定義字段中包含客戶的電子郵件，並在電子郵件正文中提供有關已解決問題的詳細信息。
4. 通過向申請人發送確認電子郵件來自動化招聘程序。設置觸發器，在通過表單提交申請並添加到“已收到”列表時發送電子郵件。在表單中捕獲申請人的電子郵件，並用於發送感謝回覆。

電子郵件自動化的好處

Blue 中的電子郵件自動化提供幾個主要好處：

• 通過使用合併標籤和自定義字段數據實現個性化通信
• 自動通知減少手動工作並確保及時更新
• 基於記錄數據的結構化、數據驅動的工作流程，推動項目向前發展

結論

Blue 中的電子郵件自動化是簡化通信和保持項目進度的寶貴工具。通過利用觸發器、合併標籤和自定義字段數據，您可以創建個性化的自動電子郵件，提升團隊的生產力，確保重要更新不會被遺漏。擁有廣泛的使用案例和簡單的設置，電子郵件自動化是任何希望優化工作流程的 Blue 用戶必備的功能。