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介紹

使用 Blue 的一個主要優勢是它不僅僅用於 特定 的用例，而是可以 跨越 多種用例。這意味著您不必為多個工具付費，並且您有一個地方可以輕鬆切換不同的項目和流程，例如招聘、銷售、市場營銷等。

在幫助數千名客戶多年間在 Blue 中設置時，我們注意到困難的部分不是 設置 Blue 本身，而是思考流程並充分利用我們的平台。

關鍵部分是考慮您想要追蹤的每個業務流程的逐步工作流程，以及您想要捕獲的數據的具體細節，以及這如何轉化為您設置的自定義字段。

今天，我們將帶您創建 一個易於使用但功能強大的銷售 CRM 系統，該系統擁有與機會管道相連的客戶數據庫。所有這些數據將流入一個儀表板，您可以在其中查看有關您的總銷售額、預測銷售額等的實時數據。

客戶數據庫

首先要做的是設置一個新項目來存儲您的客戶數據。然後，這些數據將在另一個項目中進行交叉引用，您可以在其中追蹤特定的銷售機會。

我們將客戶信息與機會分開的原因是，它們並不一一對應。

一個客戶可能有多個機會或項目。

例如，如果您是一家市場營銷和設計機構，您可能最初與客戶接觸以進行品牌設計，然後為他們的網站做一個單獨的項目，接著再為他們的社交媒體管理做一個項目。

所有這些都是需要單獨追蹤和提案的銷售機會，但它們都與那一位客戶相連。

將客戶數據庫拆分為單獨項目的優勢在於，如果您在客戶數據庫中更新任何細節，所有機會將自動擁有新的數據，這意味著您現在在業務中擁有一個真實的數據來源！您不必回去手動編輯所有內容！

因此，首先要決定的是您將以公司為中心還是以個人為中心。

這一決定實際上取決於您在銷售什麼，以及您向誰銷售。如果您主要向企業銷售，那麼您可能希望記錄名稱為公司名稱。然而，如果您主要向個人銷售（即您是一名個人健康教練或個人品牌顧問），那麼您最有可能採取以個人為中心的方法。

因此，記錄名稱字段將根據您的選擇是公司名稱還是個人名稱。這樣的原因是，這意味著您可以輕鬆地一眼識別客戶，只需查看您的看板或數據庫。

接下來，您需要考慮您希望在客戶數據庫中捕獲的哪些信息。這些將成為您的自定義字段。

通常的項目有：

• 電子郵件
• 電話號碼
• 網站
• 地址
• 來源（即這位客戶最初來自哪裡？）
• 類別

在 Blue 中，您還可以刪除任何不需要的默認字段。對於這個客戶數據庫，我們通常建議您刪除截止日期、指派人、依賴項和檢查清單。您可能希望保留我們的默認描述字段，以防您有關於該客戶的一般備註，而這些備註並不特定於任何銷售機會。

我們建議您保留“引用由”字段，因為這在後面會很有用。一旦我們設置了機會數據庫，我們將能夠在這裡看到與這位特定客戶相關的每一個銷售記錄。

在列表方面，我們通常看到我們的客戶保持簡單，只有一個名為“客戶”的列表，然後就這樣了。使用標籤或自定義字段進行分類會更好。

這裡的好處是，一旦您設置好，您可以通過我們的 CSV 導入功能輕鬆地將數據從其他系統或 Excel 表格導入 Blue，您還可以為新的潛在客戶創建一個表單，以便他們提交詳細信息，這樣您就可以 自動 將他們捕獲到您的數據庫中。

機會數據庫

現在我們有了客戶數據庫，我們需要創建另一個項目來捕獲我們實際的銷售機會。您可以將此項目稱為“銷售 CRM”或“機會”。

列作為流程步驟

要設置您的銷售流程，您需要考慮一個機會從您收到客戶請求到獲得簽署合同的過程中通常經歷的步驟。

您項目中的每個列表將是您流程中的一步。

無論您的具體流程如何，所有銷售 CRM 應該都有幾個共同的列表：

• 未合格 — 所有進入的請求，您尚未對客戶進行資格審查。
• 成交 — 所有您贏得並轉化為銷售的機會！
• 關閉失敗 — 所有您報價給客戶但未被接受的機會。
• 不適用 — 這是您放置所有未贏得但也未“失敗”的機會的地方。這可能是您拒絕的機會，或者客戶因某種原因消失的機會，等等。

在考慮您的銷售 CRM 業務流程時，您應考慮您希望的細節層次。我們不建議擁有 20 或 30 列，這通常會讓人困惑，並阻止您看到全局。

然而，同樣重要的是不要讓每個流程過於寬泛，否則交易將在特定階段“卡住”幾周或幾個月，即使它們實際上正在向前推進。這裡是一個典型的建議方法：

• 未合格：所有進入的請求，您尚未對客戶進行資格審查。
• 資格審查：這是您開始了解這是否適合您公司的機會的過程。
• 撰寫提案：這是您開始將機會轉化為對您公司的提案的地方。這是一份您將發送給客戶的文件。
• 提案已發送：這是您已將提案發送給客戶並在等待回應的地方。
• 談判：這是您正在完成交易的過程。
• 合同待簽署：這是您只在等待客戶簽署合同的地方。
• 成交：這是您贏得交易並正在進行項目的地方。
• 關閉失敗：這是您報價給客戶，但他們未接受條款的地方。
• 不適用：這是您放置所有未贏得但也未“失敗”的機會的地方。這可能是您拒絕的機會，或者客戶因某種原因消失的機會，等等。

標籤作為服務類別

現在讓我們談談標籤。

我們建議您使用標籤來表示您提供的不同類型的服務。因此，回到我們的市場營銷和設計機構的例子，您可以有“品牌”、“網站”、“SEO”、“Facebook 管理”等標籤。

這裡的優勢在於，您可以輕鬆地通過一鍵過濾服務，這可以讓您簡要了解哪些服務更受歡迎，這也可以為未來的招聘提供信息，因為通常不同的服務需要不同的團隊成員。

銷售 CRM 自定義字段

接下來，我們需要考慮我們希望擁有的自定義字段。

我們看到的典型字段有：

• 金額：這是一個貨幣字段，用於項目的金額
• 成本：您預期的銷售履行成本，也是貨幣字段
• 利潤：一個公式字段，用於根據金額和成本字段計算利潤。
• 提案 URL：這可以包括指向您的提案的在線 Google 文檔或 Word 文檔的鏈接，這樣您可以輕鬆點擊並查看。
• 收到的文件：這可以是一個文件自定義字段，您可以在其中放置從客戶那裡收到的任何文件，例如研究材料、保密協議等。
• 合同：另一個文件自定義字段，您可以在其中添加簽署的合同以便保存。
• 信心程度：一個帶有 5 顆星的自定義字段，表示您對贏得這個特定機會的信心程度。這可以在儀表板中用於預測！
• 預期關閉日期：一個日期字段，用於估算交易可能關閉的時間。
• 客戶：一個引用字段，鏈接到客戶數據庫中的主要聯繫人。
• 客戶名稱：一個查找字段，從客戶數據庫中提取特定鏈接記錄的客戶名稱。
• 客戶電子郵件：一個查找字段，從客戶數據庫中提取特定鏈接記錄的客戶電子郵件。
• 交易來源：一個下拉字段，用於追蹤機會的來源（例如，推薦、網站、冷電話、貿易展）。
• 失敗原因：一個下拉字段（針對關閉失敗的交易），用於分類為何機會失敗。
• 客戶規模：一個下拉字段，用於按規模對客戶進行分類（例如，小型、中型、大型企業）。

再次強調，這完全取決於您決定希望擁有哪些字段。提醒一句：在設置時很容易添加大量您希望捕獲的數據字段。然而，您必須在紀律和時間承諾方面保持現實。如果 90% 的記錄不會有任何數據，那麼在您的銷售 CRM 中擁有 30 個字段是沒有意義的。

自定義字段的好處在於它們可以很好地集成到 自定義權限 中。這意味著您可以確定您的團隊成員可以查看或編輯哪些字段。例如，您可能希望隱藏成本和利潤信息，以免讓初級員工看到。

自動化

銷售 CRM 自動化 是 Blue 中的一個強大功能，可以簡化您的銷售流程，確保一致性，並節省重複任務的時間。通過設置智能自動化，您可以增強銷售 CRM 的有效性，並讓您的團隊專注於最重要的事情——成交。以下是一些您應考慮的銷售 CRM 自動化：

• 新潛在客戶分配：根據預定標準（例如位置、交易規模或行業）自動將新潛在客戶分配給銷售代表。這確保了快速跟進和均衡的工作負載分配。
• 跟進提醒：為銷售代表設置自動提醒，以便在一段時間內未活動後跟進潛在客戶。這有助於防止潛在客戶被忽視。
• 階段進展通知：當交易進入管道的新階段時，通知相關團隊成員。這使每個人都能了解進展情況，並在需要時及時干預。
• 交易老化警報：為在特定階段停留時間超過預期的交易創建警報。這有助於識別可能需要額外關注的停滯交易。

連接客戶和交易

Blue 創建有效 CRM 系統的最強大功能之一是將您的客戶數據庫與銷售機會鏈接的能力。這種連接使您能夠保持客戶信息的單一真實來源，同時追蹤與每位客戶相關的多個交易。讓我們探索如何使用引用和查找自定義字段來設置這一點。

設置引用字段

1. 在您的機會（或銷售 CRM）項目中，創建一個新的自定義字段。
2. 選擇“引用”字段類型。
3. 將您的客戶數據庫項目選為引用的來源。
4. 配置該字段以允許單選（因為每個機會通常與一位客戶相關）。
5. 將此字段命名為“客戶”或“關聯公司”。

現在，在創建或編輯機會時，您將能夠從下拉菜單中選擇與之相關的客戶，該菜單中填充了來自客戶數據庫的記錄。

使用查找字段增強

一旦您建立了引用連接，您可以使用查找字段將相關的客戶信息直接帶入您的機會視圖。方法如下：

1. 在您的機會項目中，創建一個新的自定義字段。
2. 選擇“查找”字段類型。
3. 將您剛剛創建的引用字段（“客戶”或“關聯公司”）選為來源。
4. 選擇您希望顯示的客戶信息。您可以考慮字段，例如：電子郵件、電話號碼、客戶類別、客戶經理

對於您希望在機會視圖中顯示的每一個客戶信息，重複此過程。

這樣的好處是：

• 單一真實來源：在客戶數據庫中更新客戶信息一次，所有鏈接的機會將自動反映。
• 效率：在處理機會時快速訪問相關客戶詳細信息，而無需在項目之間切換。
• 數據完整性：通過自動提取客戶信息來減少手動數據輸入的錯誤。
• 整體視圖：通過使用客戶數據庫中的“引用由”字段，輕鬆查看與客戶相關的所有機會。

進階提示：查找查找

Blue 提供了一個名為“查找查找”的進階功能，這對於複雜的 CRM 設置非常有用。此功能允許您在多個項目之間創建連接，使您能夠在第三個項目中訪問來自客戶數據庫和機會項目的信息。

例如，假設您有一個“項目”工作區，在這裡您管理客戶的實際工作。您希望這個工作區能夠訪問客戶詳細信息和機會信息。以下是如何設置的：

首先，在您的項目工作區中創建一個引用字段，鏈接到機會項目。這建立了初始連接。接下來，根據此引用創建查找字段，以提取機會的具體詳細信息，例如交易價值或預期關閉日期。

真正的力量在於下一步：您可以創建額外的查找字段，通過機會的引用鏈接到客戶數據庫。這使您能夠直接將客戶信息（如聯繫詳細信息或帳戶狀態）提取到您的項目工作區中。

這一連串的連接使您在項目工作區中獲得全面的視圖，將來自機會和客戶數據庫的數據結合在一起。這是一種強大的方式，確保您的項目團隊在不需要在不同項目之間切換的情況下擁有所有相關信息。

連接 CRM 系統的最佳實踐

將您的客戶數據庫維護為所有客戶信息的單一真實來源。每當您需要更新客戶詳細信息時，始終先在客戶數據庫中進行更新。這確保了所有鏈接項目中的信息保持一致。

在創建引用和查找字段時，使用清晰且有意義的名稱。這有助於保持清晰，特別是隨著您的系統變得越來越複雜。

定期檢查您的設置，以確保您提取的是最相關的信息。隨著業務需求的變化，您可能需要添加新的查找字段或刪除不再有用的字段。定期檢查有助於保持您的系統精簡和有效。

考慮利用 Blue 的自動化功能來保持您的數據在項目之間同步和最新。例如，您可以設置自動化，當客戶數據庫中的關鍵客戶信息被更新時，通知相關團隊成員。

通過有效地實施這些策略並充分利用引用和查找字段，您可以在 Blue 中創建一個強大且互聯的 CRM 系統。該系統將為您提供全面的客戶關係和銷售管道的 360 度視圖，使您能夠做出更明智的決策，並在整個組織中實現更順利的運營。

儀表板

儀表板是任何有效 CRM 系統的重要組成部分，提供了對您的銷售表現和客戶關係的快速洞察。Blue 的儀表板功能特別強大，因為它允許您同時結合來自多個項目的實時數據，為您提供銷售運營的全面視圖。

在 Blue 中設置您的 CRM 儀表板時，考慮包括幾個關鍵指標。每月生成的管道顯示新增機會的總價值，幫助您追蹤團隊生成新業務的能力。每月銷售顯示您實際的成交交易，讓您能夠監控團隊將機會轉化為銷售的表現。

引入管道折扣的概念可以導致更準確的預測。例如，您可能會將“合同待簽署”階段的交易價值計算為 90%，但將“提案已發送”階段的交易價值計算為 50%。這種加權方法提供了更現實的銷售預測。

每月追蹤新機會幫助您監控進入管道的新潛在交易數量，這是您銷售團隊開發潛在客戶努力的良好指標。按類型劃分銷售可以幫助您識別最成功的產品。如果您設置了一個與機會相關的發票追蹤項目，您還可以在儀表板上追蹤實際收入，提供從機會到現金的完整畫面。

Blue 提供了幾個強大的功能，幫助您創建一個信息豐富且互動的 CRM 儀表板。該平台提供三種類型的圖表：統計卡、餅圖和條形圖。統計卡非常適合顯示關鍵指標，如總管道價值或活躍機會數量。餅圖非常適合顯示按類型劃分的銷售組成或不同階段的交易分佈。條形圖在比較隨時間變化的指標（例如每月銷售或新機會）方面表現出色。

Blue 的高級過濾功能允許您按項目、列表、標籤和時間範圍對數據進行細分。這對於深入分析銷售數據的特定方面或比較不同團隊或產品的表現特別有用。該平台智能地合併跨項目具有相同名稱的列表和標籤，實現無縫的跨項目分析。這對於 CRM 設置非常重要，因為您可能有針對客戶、機會和發票的單獨項目。

自定義是 Blue 儀表板功能的一個主要優勢。拖放功能和顯示靈活性使您能夠創建完全符合您需求的儀表板。您可以輕鬆重新排列圖表，並為每個指標選擇最合適的可視化方式。
雖然儀表板目前僅供內部使用，但您可以輕鬆地與團隊成員共享，授予查看或編輯權限。這確保您的銷售團隊中的每個人都能訪問他們所需的洞察。

通過利用這些功能並包括我們討論的關鍵指標，您可以在 Blue 中創建一個全面的 CRM 儀表板，提供有關您的銷售表現、管道健康和整體業務增長的實時洞察。這個儀表板將成為做出數據驅動決策和保持整個團隊在銷售目標和進展上保持一致的寶貴工具。

結論

在 Blue 中設置一個全面的銷售 CRM 是簡化您的銷售流程並獲得有關客戶關係和業務表現的寶貴洞察的強大方式。通過遵循本指南中概述的步驟，您已經創建了一個強大的系統，將客戶信息、銷售機會和績效指標整合到一個統一的平台中。

我們首先創建了一個客戶數據庫，建立了所有客戶信息的單一真實來源。這一基礎使您能夠保持所有客戶和潛在客戶的準確和最新記錄。然後，我們在此基礎上建立了機會數據庫，使您能夠有效地追蹤和管理您的銷售管道。

使用 Blue 作為 CRM 的一個主要優勢是能夠使用引用和查找字段鏈接這些數據庫。這種集成創建了一個動態系統，客戶信息的更新會立即反映在所有相關機會中，確保數據一致性並節省手動更新的時間。
我們探索了如何利用 Blue 強大的自動化功能來簡化您的工作流程，從分配新潛在客戶到發送跟進提醒。這些自動化有助於確保沒有機會被忽視，並且您的團隊可以專注於高價值的活動，而不是行政任務。

最後，我們深入探討了創建儀表板的過程，這些儀表板提供了對您的銷售表現的快速洞察。通過將客戶和機會數據庫中的數據結合，這些儀表板提供了銷售管道、成交交易和整體業務健康的全面視圖。

請記住，充分利用您的 CRM 的關鍵是持續使用和定期完善。鼓勵您的團隊充分採用系統，定期檢查您的流程和自動化，並繼續探索利用 Blue 的功能來支持您的銷售工作的新方法。

通過在 Blue 中設置這個銷售 CRM，您已經做好了培養客戶關係、促成更多交易和推動業務前進的充分準備。