在 Blue，我們熱愛 看板進行專案管理。
我們認為它們是管理任何專案工作流程的絕佳方式，並且有助於讓專案經理和團隊成員保持理智！
太長一段時間以來，我們都在使用 Excel 試算表和待辦事項清單來管理工作。事實上，這是我們對另一個專案管理平台 Basecamp 的主要批評之一。即使他們最終也為他們的平台添加了自己的看板版本（警告：不幸的是，他們沒有做得很好，請查看我們的寫作，其中包括一段分解視頻！）。
看板有著有趣的歷史。它們起源於日本的工廠，但現在已成為每位專案經理必備的工具。
Trello 是最早將看板用於專案管理的軟體。
話雖如此，你 仍然可以購買實體看板用於你的家或辦公室！
因此，在我們深入探討如何使用看板進行專案管理之前，讓我們快速回顧一下它們的運作方式。
從本質上講，看板由代表過程階段的列組成，例如「待辦」、「進行中」和「完成」。個別任務以卡片的形式表示，從一列移動到下一列，提供專案當前狀態的即時快照。
看板提供了工作項目在不同工作流程階段移動的清晰視覺表示。
正是這種簡單性使得看板極其有效，將「工作」的抽象概念轉化為具體、可管理的單位。
在專案管理中，這種視覺透明度至關重要。
看板幫助團隊成員識別瓶頸、優先處理任務並有效分配資源，提高生產力並減少錯誤和溝通不暢。
它們的視覺特性為非技術利益相關者提供了一種直觀的方式來跟踪專案進度，明確任務狀態和截止日期，減少頻繁更新和會議的需求，並促進參與、問責、透明度和持續改進。
我們在深入評估中涵蓋了看板的核心組件，但在這裡回顧一下也是值得的。
讓我們開始吧——核心組件包括：
- 可視化工作：看板的第一步是創建任務的可視化表示。這通常是通過看板來完成的，該看板劃分了工作流程的不同階段，例如「待辦」、「進行中」和「完成」。這種可視化方法使所有利益相關者，包括非技術團隊成員，能夠一目了然地理解專案的當前狀態。
- 限制進行中的工作 (WIP)：看板的一個關鍵原則是限制進行中的工作數量。通過這樣做，團隊可以專注於完成任務，而不是同時處理多個未完成的任務。這有助於減少瓶頸，確保工作流程更加順暢。
- 專注於流程：看板強調保持工作項目穩定流動的重要性。團隊努力確保任務以最有效的方式在工作流程中移動。這種對流程的專注有助於及時識別和解決任何中斷或低效率的問題。
- 持續改進：這一原則也被稱為「改善」，鼓勵持續評估和增強流程。看板鼓勵團隊定期檢查他們的工作流程，識別改進的領域，促進持續增長和學習的環境。
現在我們對看板的概念有了清晰的了解，讓我們討論一下在專案管理中使用看板的好處，然後我們將深入探討 如何 使用它們進行專案管理。
在專案管理中使用看板的好處
如前所述，在 Blue 我們 ❤️ 看板——這就是為什麼它們是當有人首次在 Blue 中創建專案時的默認專案視圖。我們相信，通常情況下，看板是管理專案工作的最佳方式。
那麼，為什麼會有這樣的熱愛呢？
其實有很多原因，主要是因為能夠更清晰地看到正在進行的工作，以及創造一種有關工作本質的長期文化心態轉變。
看板的好處 1：改善可見性
使用看板的一個突出優勢是它們提供了無與倫比的可見性。
通過在單一看板上顯示任務和專案狀態，所有團隊成員，包括非技術利益相關者，都能立即掌握正在進行的專案的進展。這種透明度確保每個人都在同一頁面上，從而最小化誤解和溝通不暢。
你不必 詢問 任何人就能知道專案的最新狀態——前提是每個人都保持看板的更新（稍後會詳細說明！）
「將所有內容放在一個地方」的想法是成功團隊普遍採用看板的核心，尤其是在 Blue 中。
看板的好處 2：更好的工作流程管理
看板在管理工作流程方面也極其有效。通過將專案分解為可管理的任務和可視化階段，團隊可以快速識別瓶頸並不斷優化其流程。這種敏捷的方法確保工作從開始到完成流暢進行，減少閒置時間並提高生產力。
看板的好處 3：增強協作
協作是成功的 專案管理 和 優秀團隊合作 的基石，而看板通過提供 協作空間 來促進這一點。
當然，團隊之間仍然會有聊天、一些一對一的會議和桌上的便條紙。但看板是 有意義 更新的地方，也是你可以期待找到共享信息的地方。
這也意味著 專案計劃 不是某個隱秘文件，藏在專案經理的筆記本電腦中的 Excel 試算表裡，準備在每次的月度或季度回顧中像致命武器一樣拿出來。
你是說——我們遲到了，卻連自己都不知道？我們三個月前承諾的事情，卻連開始工作都還沒開始？
哎呀。
看板的好處 4：減少認知負擔
這通常是使用 工作管理平台 的一個被低估的好處。與其讓每個人將所有事情都記在腦海中，然後進行大量會議和「同步」來保持更新，不如讓每個人都能安穩地入睡，知道一切都已被追蹤。
所有內容都被記錄下來，讓團隊成員能專注於工作本身，而不是擔心追蹤它。
這也促進了持續改進的文化轉變。管理層意識到專案不僅僅是「一次大的推進」，而實際上是數百甚至數千個決策和任務的總和。
而且還有一個隱含的趨勢是設置進行中的工作限制。畢竟，如果你看到 200 個項目目前「正在進行中」，這是毫無意義的。沒有人 同時在處理 200 件事情，這就引出了問題：實際上 在處理什麼，什麼被其他依賴、缺乏批准或不明確的需求所阻礙。
如何使用看板進行專案管理
好了，我們終於來到這裡。
我們要告訴你一個秘密。使用看板進行專案管理並沒有真正的秘密。
你應該以與任何其他流程相同的方式來追蹤專案的管理！這聽起來可能有些荒謬——豈不是說豐田在 1940 年代戰後日本管理生產線的方式不應該是我在 2024 年管理我的成長營銷專案的方式？
好吧……是的，也不是。
創建流程的過程 是相同的，最終的過程當然是不同的。
所以首先，你需要考慮每個工作項目將經歷的共享過程。不要考慮邊緣案例、分支模式或任何花哨的東西。
只需想像一下：如果一切順利，典型的「工作單位」在從最初構想到標記為完成的過程中會經歷什麼？
大多數 知識 專案都有相似的形狀。所謂的 知識 專案是指其主要產出為想法、文字或代碼的專案。
- 想法：初步頭腦風暴和概念生成。
- 待辦事項 (長期)：重要但不緊急的項目。
- 待辦事項 (短期)：需要盡快處理的項目。
- 進行中：正在積極進行的工作。
- 審查中：需要質量檢查或反饋的工作。
- 客戶審查：根據是否為客戶專案而定，這是可選的。
- 完成：已滿足所有要求的完成任務。
接下來，你需要考慮的是每個工作單位需要收集的元數據。
這些將是你的「字段」。
在 [Blue] 中，我們將字段分為默認字段和 自定義字段。
我們的默認字段包括：
- 名稱：工作項目的名稱。
- 開始/結束日期：工作項目的開始和結束日期。
- 負責人：正在處理工作項目的團隊成員。
- 標籤：描述工作項目的關鍵字或類別。
- 依賴項：此工作項目所依賴的其他工作項目。
然後，我們還有許多根據專案或正在進行的過程類型可配置的額外自定義字段：
- 單行文本：用於輸入短文本的字段。
- 多行文本：用於輸入較長文本的字段。
- 網址/鏈接：用於輸入網頁地址或超鏈接的字段。
- 貨幣：用於輸入貨幣值的字段。
- 國家：用於選擇國家的字段。
- 日期：用於輸入日期的字段。
- 公式：用於根據其他字段計算值的字段。
- 文件：用於上傳和附加文件的字段。
- 單選：用於從列表中選擇單個選項的字段。
- 多選：用於從列表中選擇多個選項的字段。
- 位置/地圖：用於輸入地理信息的字段。
- 電話號碼：用於輸入電話號碼的字段。
- 電子郵件：用於輸入電子郵件地址的字段。
- 星級評分：用於給出五顆星評分的字段。
- 複選框：用於二元是/否或真/假的字段。
- 數字：用於輸入數值的字段。
- 百分比：用於輸入百分比的字段。
- 唯一 ID：用於生成唯一標識符的字段。
- 參考：用於鏈接到另一條記錄或條目的字段。
- 查找：用於從另一個表或列表中檢索信息的字段。
- 持續時間：用於輸入時間長度的字段。
根據你的專案需求，你需要決定應該擁有哪些字段。
例如，如果你正在進行網站重新設計專案，那麼你可能希望為每個工作項目設置一個「網址」的自定義字段，以便可以直接訪問功能或頁面的特定網址。
一旦你創建了你的流程和自定義字段，接下來你需要創建實際的工作計劃，通常稱為 WBS。
工作分解結構 (WBS) 是一種重要的專案管理工具，將專案分解為可管理的部分，確保清晰和組織。
首先，確定專案的主要交付物，例如網站重新設計專案的「設計」、「開發」和「測試」。然後，將這些交付物分解為更小的可管理任務。例如，在「設計」下，任務可以包括「創建線框圖」、「開發原型」和「審查設計」。確保任務詳細到足以管理，但又不過於細化以避免微觀管理。
考慮將交付物版本化為 V1、V2 和 V3 以進行迭代開發和持續改進。例如，「開發原型 V1」可能涉及基本功能，「開發原型 V2」可能包括用戶反饋改進，而「開發原型 V3」則會完善最終設計。這種方法確保了漸進式增強和更好的質量控制。
為每個任務分配資源以明確責任並確保資源可用性。定義里程碑以標記重要的專案階段，例如「設計完成」、「開發完成」和「專案啟動」。估算每個任務的時間和成本，以幫助計劃專案的時間表和預算。
創建一個層次結構以視覺化組織任務。使用像看板這樣的工具來表示這一層次結構，有助於更好地理解和管理專案的範圍和複雜性。
WBS 計劃通過提供清晰、結構化的專案視圖來改善組織。它將專案分解為可管理的任務，促進有效的跟踪和管理。加強的溝通確保所有團隊成員理解他們的角色和責任。
通過 WBS 可以有效分配資源，防止資源的過度分配或未充分利用。它還允許準確跟踪進度，使得更容易監控進度與專案計劃的對比，並及早解決問題。
總之，精心設計的 WBS 計劃對於成功的專案管理至關重要。它提供了清晰度，加強了溝通，確保了有效的資源利用，最終導致專案的成功完成。
任務優先級策略
首先：為什麼要優先排序？
因為資源是 稀缺的。
我們永遠沒有足夠的時間、金錢、人力或心理健康來滿足專案（或世界！）對我們的所有要求。
這意味著我們必須妥協。我們必須做出價值判斷。什麼是更重要的，什麼是較不重要的？什麼需要現在完成，什麼可以稍後完成，或者 也許根本不需要完成？
最後一點非常重要。作為專案經理，我們經常會陷入「交付」模式，以至於忘記 我們為什麼要做這個專案。
這意味著我們過於關注 輸出 而不是 結果。我們將專案視為一個大型的勾選清單，而不是試圖理解我們想要創造的未來。
這就是為什麼有時候看著一項工作並決定它不再必要，並且應該被刪除是可以的。
然而，這需要勇氣，尤其是在涉及合同和客戶的情況下。然而，從長遠來看，做正確的事情符合每個人的利益。
好吧，現在我們知道我們將被迫優先排序，但我們如何 實際上 在看板上做到這一點？
假設你 已經 優先排序，現在你想讓團隊的其他成員清楚你的優先事項。
你可以簡單地在你的流程中創建一個名為「優先事項」的新列，並將所有優先事項放在該列表中。
接下來，標記它們或將它們用紅色標記，因為每個人都將這種顏色與緊急性和重要性聯繫在一起。標記它們是重要的，因為當這些工作項目移動到「進行中」或「審查中」時，它們將不再在「優先事項」列表中，因此你需要其他東西來明確標記它們為優先項目。
結論
看板是專案管理中不可或缺的工具。它們提供清晰的視覺透明度，改善工作流程管理，增強協作，並減少認知負擔。通過將專案分解為可管理的任務和可視化階段，團隊可以快速識別瓶頸並不斷優化其流程。
如果你想體驗看板的變革力量，考慮試用 Blue。我們的平台旨在使專案管理直觀且有效。
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