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這是《機構成功指南》的一部分，這本書是 Blue 的首席執行官根據他作為機構創始人的十年經驗寫給所有機構和專業服務公司所有者的。

在這本書中，您將學到如何經營一家徹底成功的機構所需的一切。從現金流到項目管理，從客戶關係建立到撰寫成功提案——這裡應有盡有。

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當我十歲的時候，我有一位數學老師教我 KISS 原則：“保持簡單，傻瓜！”我發現這個教訓廣泛適用，不僅在解決二次方程時如此，幾乎在生活的每個方面都適用。

簡單與複雜是我認為非常二元的東西。沒有灰色地帶：您要麼對某事採取簡單的方法，要麼選擇使其複雜。一旦您決定使其複雜，您就已經跳下了懸崖。您將以超過您能夠應對的速度向更大的複雜性墜落。

您可能會想，“我很聰明，我喜歡在做事情時有細微差別，所以我能應對複雜性。”

您是對的——在您工作的任何特定領域，您可能確實能夠應對複雜性。

您可以擁有一個複雜的招聘流程，包含各種步驟、程序和流程圖，並且輕鬆掌控而不會出現任何問題。但是，現代組織中還有其他數百個流程呢？您能否掌控所有這些，包括各種聯繫和依賴關係？

我用來檢測某事是否過於複雜的標準是我是否能向一位初級團隊成員解釋它。如果他們能理解，那麼我們就保持簡單，走在正確的道路上。如果它過於複雜，他們無法快速理解，那麼我們可能已經對問題的解決方案進行了過度設計。我們需要回到繪圖板，了解如何簡化，什麼是多餘的，什麼可以在不造成太大後果的情況下刪除。

我經常發現，我可以以驚人的輕鬆度從任何特定流程中獲得 70% 到 80% 的所需結果。但是，如果我堅持要獲得 100% 的所需結果，事情就會變得顯著更複雜。因此，我學會了滿足於那個舒適的 75% 標準，並享受保持簡單的事實。

另一個使擁抱簡單性變得更自然的因素是成為一家小型組織。這聽起來可能違反直覺：畢竟，您已經投入了如此多的時間和精力來創辦您的公司——為什麼不擴展呢？

不可否認，大多數成功的企業都是大型的，擁有不同的部門、更大的團隊和華麗的企業辦公室。

這曾經是我也這樣想的。我對 Mäd 的最初願景是雇用數百名團隊成員，在東南亞的半打辦公室中工作。

所以我嘗試過兩次。

積極擴張，推動銷售，招聘新團隊成員。我曾經有一天有十一位新成員入職。我甚至收購了另一家諮詢公司以增加更多團隊成員（老實說，我發現這不是保持簡單的好方法）。

Mäd 嘗試擴張的兩次幾乎都面臨破產。顯然，我現在明白原因——我對財務、招聘人才或項目管理的了解不足，無法在那個規模上有效運作。但最重要的是，公司的規模對我來說太大且笨重，無法完全掌控。我根本無法跟踪所有的員工、流程和運營。

大型組織在紙面上看起來不錯，擁有長長的客戶名單、令人印象深刻的團隊成員簡歷和光鮮的市場推廣材料。它們象徵著成功，這對於企業家和創始團隊來說是令人振奮的。

問題在於，規模並不一定等同於有效性。事實上，大型組織往往面臨許多問題，使它們比小型對手更慢、更不靈活且效果更差。

舉個例子：我的兩個組織，Mäd 和 Blue，都是小公司。它們共享一個辦公室，擁有小型團隊，我知道每個人的名字。

這不是偶然，而是設計使然。

當團隊人數保持在 25 人以下時，從未出現過重大問題，但每當人數超過這個數字時，一切似乎都會崩潰。但是，當我們專注於質量而不是數量時，我們成功地通過提高價格而不是增加人數來實現增長。

這一點的證明是，Mäd 有機會與來自多個行業的數十個客戶合作數百個項目。我聽過許多客戶的恐怖故事，他們在與大型諮詢公司合作時花費了荒謬的金錢和時間，但幾乎沒有任何回報。一旦他們與 Mäd 合作，就像是呼吸到新鮮空氣——沒有廢話（即複雜性），只是專注於手頭的工作（通常是大型諮詢公司價格的一小部分）。

因此，我得出結論，諮詢公司規模與提供的服務質量之間存在強烈的反比關係。我可以自信地告訴您，保持簡單的方法實際上是非常有意識的。

您會驚訝地發現，保持業務簡單明瞭可能比讓其增長並變得過於複雜要困難得多！

這就是為什麼試圖建立和運營一家大型諮詢公司的確是跳入複雜性的懸崖的可靠方法：

大型諮詢公司不夠靈活和敏捷。

因為它們規模龐大，所以很難快速改變方向或在必要時轉變。它們還更具官僚主義，管理層層級更多，需要批准的決策更多。這使得它們相對較慢且反應不靈敏，這對於小型組織來說是一個巨大的劣勢。

大型諮詢公司通常採取“一刀切”的方法。

它們傾向於對所有客戶提供相同的解決方案，而不考慮這些客戶的具體需求。這種“千篇一律”的方法並不理想，因為它不允許根據每個客戶的獨特需求進行定制或調整解決方案。

大型諮詢公司可能不夠靈活和不妥協。

它們通常有非常僵化的流程和程序，這使得與之合作變得非常困難。這對於需要更多靈活性和敏捷性的客戶來說是一個主要的挫折。

大型諮詢公司往往更昂貴。

由於它們的開支更多、成本更高，大型諮詢公司通常對其服務收取比小型組織更高的費用。這對於尋求物有所值的客戶來說是一個主要的障礙。

大型諮詢公司往往難以吸引和留住頂尖人才。

最優秀的員工通常更喜歡為小型、更靈活的組織工作，在那裡他們可以產生更大的影響並做出更多的改變。因此，大型諮詢公司可能難以吸引和留住頂尖人才，這使得它們更難為客戶提供最佳服務。

更進一步的問題是，除了上述所有問題，還存在溝通的開銷。

在這裡，我們將回到與人合作的主題。一般來說，您的組織有多簡單或多複雜將取決於團隊的大小、個別團隊成員的工作流程及其產出。

世界上沒有一個 50,000 名員工的組織是由 50,000 人的團隊和諧地工作在一起的。實際上，50,000 的組織由大約 2,000 個 25 人的團隊組成。
而且，您擁有的團隊（和團隊成員）越多，它們形成的溝通線索就越多。

向我在本章開頭提到的數學老師致敬，讓我們運用這些知識來進行計算。

我們可以使用這個方程式來計算公司內部的溝通線索。

n(n-1)/2 = 可能的溝通線索數量*

其中 n 是需要參與項目的人數。

將數字代入，50,000 名員工的可能直接溝通線索數量為 1,249,975,000。

但讓我們慷慨一些，假設只有團隊需要協調，而不是每個個體。所以，我們有 2,000 個團隊，使用我們的方程式，我們得到 1,999,000 個可能的直接溝通線索。

請注意，這也是一種簡化，因為有多種可用的溝通渠道，因此我們可以輕鬆地將上述數字乘以五。

好吧，但 那又怎樣？

結果是，這種驚人的溝通開銷意味著在大型組織中，左手不知道右手在做什麼。這些組織的成員意識到這一點，因此他們制定規則來試圖解決這個問題——最終，我們會得到高度正式化的儀式和規定，以確保項目中的緊密溝通。

再加上大型組織的團隊成員往往分布在世界各地，還存在時區不同的問題，因此我們可以看到這將會導致什麼...

大量的官僚主義和更少的工作完成。大量的討論和協調會議，但個體的深度工作不多。更多的管理，實際執行者卻更少。

簡而言之，壓倒性的複雜性。

那麼，您該如何應對呢？

優先挑選和培養最優秀——並且最小的——團隊。

在定義小型團隊時，我喜歡依賴傑夫·貝索斯的兩個比薩規則：如果您不能用兩個比薩餵飽整個團隊，那麼它就太大了。將一些團隊成員分開，創建一個單獨的團隊，或者重新思考您的工作方式。

有趣的是，小團隊通過做更少的事情來表現得更好——這聽起來矛盾，但實際上對您有利。這是因為小團隊中的個別成員不僅效率更高，而且他們對需要工作的內容有明確的定義。

當然，1.7 萬人在大型組織中可以比 15 人的團隊實現更多的成就，並且無論他們的生產力因幾個人而降低或減半，他們也不會受到太大影響。仔細想想，在大型組織中，您幾乎可以做錯所有事情，仍然可以被整體組織的動力推動。

但是，實際上，做更少的事情有一個顯著但違反直覺的好處。如果您做得更少，您將對所說的“是”變得更加挑剔。潛在的項目和想法在您開始工作之前必須經過嚴格的分析，因為資源是有限的。

這是一個巨大的優勢，因為專注的整個方式就是對干擾說不——那些在遠處閃閃發光的物體使您偏離預定的道路。擁有明確定義的評估優先事項的方式對於保持簡單是非常好的。

因此，每位團隊成員應該問自己的關鍵問題是：

我是否在做最有可能推動我們組織朝著既定目標快速前進的事情？

在回答這個問題時，他們評估工作，小團隊必須考慮工作的長期影響。例如，這個項目將來需要多少開銷和維護？

這些問題很重要，因為隨著時間的推移，隨著您必須不斷確保運行的許多運動部件，建立慣性是很容易的——無論您身處哪個行業。這將有助於在它們有機會接管之前消除不必要的複雜性。

小團隊也做得更少，因為它們更有可能採用外包（尤其是某些類型的按需工作而非長期合同）和自動化等策略。這是保持簡單的另一種方式，因為它消除了擴大——因此使團隊及其溝通線路變得複雜的需要。

例如，小團隊可能會使用在線服務進行基於任務的設計工作，而不是雇用全職的平面設計師。更大的組織可能會雇用全職設計師或將大型合同招標給各個機構，然後必須花時間面試各個機構，進行選擇過程等等。

關於自動化，這與我之前提到的每個小團隊成員必須對他們所做的工作負全責的觀點有關，因此他們可能會希望盡量避免重複性工作。在較大的團隊中，您可能有大量的初級團隊成員或實習生可以應對任何問題，因此自動化的重要性不如應有的那麼高。

根據我創辦和運營 Blue 的經驗，擁有一個小團隊還確保產品功能和改進以漸進的方式推出，而不是考慮大型功能發布。這是因為通常只有一個人在開發一個功能，我們不想等六個月才能讓一切完美，然後再交給客戶使用。

因此，最好的想法是審查整個範圍，顯著縮減，稱之為 V1，然後進行開發並推出。然後，我們就進入了讓真正的客戶使用新功能、獲得反饋並根據反饋進行迭代的良性循環。

事實上，我們在 Blue 沒有一位專職的軟件測試員。構建功能的人負責測試，然後整個團隊也會測試該功能。然後，我們將其發送到 Blue 的公共 Beta 版本，數百名客戶使用它，他們也會測試並提供反饋。我們已經成功地將最終的端到端測試外包給我們的客戶——免費。

讓任何人都可以通過更改我們網頁應用程序的 URL 訪問公共 Beta 的想法是個好主意，因為這樣我們就不必將團隊擴大 10-20% 來包括測試人員。

儘管如此，請不要誤解——運營一個小團隊並不容易，也不總是簡單。如果您是一個五人的團隊，您可能會因為一個人度假和另一個人生病而輕易失去 40% 的產能。因此，生產力確實很重要，每個個體對組織的整體方向都至關重要。

我在這裡的主要建議是擁抱簡單，並盡快遠離複雜。

拒絕過於複雜的流程，這些流程只因為“這就是這裡的做法”而需要額外的工作。

複雜性滋生複雜性：在您意識到之前，您會發現 50 人正在做本可以由 8 人完成的工作。
相反，作為一名領導者，確保團隊保持小型——比您認為可能的要小得多。

您應該不斷環顧四周，並對您的團隊所取得的成就感到驚訝。這對外部人員來說也應該是一個震驚。您應該聽到類似“哦，您團隊只有 x 人，真了不起！”的話。

世界變化太快，無法容忍過於複雜的組織和層級政治。未來屬於那些靈活的人，屬於那些擁抱變化的人，屬於那些有勇氣押注於自己的人。
所以，走出去，選擇那條具有挑戰性但獎勵豐厚的簡單之路——與小團隊一起！