根據我們對 Blue 數十萬個專案的分析，發現最有用的專案管理自動化。
如今，擁有一個強大的專案管理平台是必不可少的。發生的事情太多，無法僅依賴 Excel 表格、便利貼和電子郵件串。
話雖如此，實施一個強大的專案管理平台只是戰鬥的一半。另一半是實際有效地利用它。這就是創造力和戰略思維發揮作用的地方，使您的團隊能夠顯著提高生產力和效率。
Blue 最具變革性的功能之一是其強大的自動化能力。
自動化非常強大，因為它們簡化了重複的任務，節省了寶貴的時間，並確保您的工作流程的一致性。
通過自動化例行流程，專案經理可以將注意力從繁瑣的細節轉移到專案的更具戰略性的元素上，例如規劃、問題解決和團隊協調。
我們在本文中的目標是展示一些我們通過對數十萬個專案的分析所識別的最受歡迎和最有用的專案自動化示例。這些例子將說明自動化如何顯著增強您的專案管理工作，使您能夠更聰明地工作並取得更好的結果。
繼續閱讀，發現可以徹底改變您與 Blue 合作方式的頂級專案管理自動化。
標記為完成的專案管理自動化
這可能是您在 Blue 中可以創建的最基本的自動化之一，但也是能為您節省大量時間的一個。
基本上，當您將記錄或任務標記為完成時，這個自動化會將其移至“完成”列表。相反，如果您將任務移至“完成”列表，它會自動標記為完成。
這是一個完美的例子，展示了即使是小型自動化也可以非常有效。想想看：在一個企業中，每年需要跟踪數千或甚至數萬個任務，並且希望大多數任務都會被標記為完成。雖然將某件事標記為完成可能只需幾秒鐘，但這可以累積到每年數小時的行動，您根本不需要進行。
通過自動化這個簡單的過程，您可以節省大量時間，並確保您的任務列表始終保持最新，而無需額外的努力。這個小型自動化可以導致更一致的專案跟踪，並讓您專注於工作中更重要的方面。
自動化詳情：
- 觸發器： 記錄被標記為完成
- 動作： 將記錄移至“完成”列表
還有：
- 觸發器： 記錄被移至“完成”列表
- 動作： 標記記錄為完成
逾期任務通知專案管理自動化
專案管理中最大的挑戰之一是專案往往比計劃的時間更長。延遲不是一次性發生的；它們是逐漸發生的，日復一日。每天，可能會有一些小問題被忽略，這些小延遲累積起來，最終導致重大的延誤，可能會超出原定計劃數周甚至數月。
為了解決這個問題，專案經理需要一個系統來提醒他們任務逾期。這個自動化旨在在任務的到期日過後，立即通知相關團隊成員，確保逾期任務得到及時處理。
通過設置這個自動化，您可以確保沒有逾期任務被忽視，從而允許及時的干預和調整，以保持專案的進度。這種主動的方法防止任務被忽略，並增強團隊成員之間的責任感。
自動化詳情：
- 觸發器： 到期日已過
- 動作： 發送電子郵件
我們建議您查看我們的如何設置自定義電子郵件自動化的指南，在那裡您將學習如何利用您在專案中設置的各種自定義字段中的任何數據。
自動化標準操作程序 (SOP) 專案管理自動化
將標準操作程序 (SOP) 直接整合到您的專案管理工作流程中，可以顯著提高效率和一致性。在 Blue 中實現這一點的最強大方法之一是通過自動化標準操作程序。這個自動化在記錄被移至指定列表時創建詳細的檢查清單，確保所有必要的步驟都清晰列出並分配。
自動化詳情：
- 觸發器： 記錄被移至特定列表
- 動作： 創建檢查清單
Blue 提供了巨大的靈活性，允許您在觸發動作中指定任何列表。這意味著每當記錄被移至您指定的列表（例如“進行中”、“審核”或“批准”）時，預定的檢查清單會自動創建。
檢查清單可以根據需要詳細列出，包含多個檢查項目，每個項目都有自己的負責人和相對到期日。相對到期日特別有用，因為它們會根據自動化觸發的時間進行調整，確保截止日期始終相關。
這個自動化特別有影響力，因為它將 SOP 直接嵌入到您的專案管理系統中。與其將 SOP 放在團隊成員可能會忽視的單獨文件中，不如將程序整合到工作流程中，並在正確的時間促進行動。
您甚至可以將檢查清單的創建與為記錄添加標籤聯繫起來。這樣可以將不同的檢查清單映射到不同的標籤，確保正確的程序應用於正確的任務。例如，“QA”標籤可以觸發 QA 檢查清單，而“客戶審核”標籤則可以觸發不同的步驟。
通過自動化將 SOP 嵌入到 Blue 中，可以顯著改善專案結果。通過確保每個步驟都清晰列出並分配，您減少了錯誤的風險，並確保所有團隊成員對需要完成的工作保持一致。這不僅節省了時間，還增強了責任感和一致性。
該自動化可以隨時編輯，影響未來的自動化運行。此外，一旦創建了檢查清單，還可以根據需要進一步修改，提供靈活性以適應不斷變化的專案需求。
跨部門協作自動化
促進部門之間的有效協作對於複雜專案的成功至關重要。一種有效的方法是在不讓團隊成員訪問其他部門所有細節的情況下，自動化在專案之間複製相關記錄。
自動化詳情：
- 觸發器： 記錄被移至特定列表
- 動作： 將記錄複製到另一個專案
Blue 允許您在觸發動作中指定任何列表，使這個自動化高度可定制。每當記錄被移至指定列表，例如“待審核”，它會自動複製到另一個專案，相關部門可以採取行動。這確保了信息無縫共享，而不會妨礙數據安全或使團隊成員面臨不必要的細節負擔。
通過使用這個自動化，您可以確保關鍵任務和信息在部門之間高效共享。
為了清晰起見，讓我們舉幾個例子。
假設一個市場部門需要審核創意團隊的設計。與其授予創意專案的完全訪問權限，這可能會使市場部門面臨過多的信息，您可以簡單地設置一個自動化，將設計記錄從設計團隊移至專門的市場設計審核專案。市場團隊可以收到通知，進行審核，當他們完成審核時，該項目可以被複製或移回原始專案。
現在，考慮開發和 QA 團隊。當開發團隊完成需要測試的功能時，與其授予 QA 團隊對開發專案的完全訪問權限，您可以設置一個自動化。當功能記錄被移至“準備好進行 QA”列表時，自動化會將其複製到 QA 專案。這樣，QA 團隊立即獲得必要的細節，並可以立即開始測試。一旦 QA 團隊完成測試，他們可以更新記錄，信息可以無縫整合回開發專案。這使開發人員專注於他們可以實際處理的任務，QA 團隊也是如此。
這個自動化通過確保相關信息及時準確地共享，增強了跨部門的協作。它允許部門無縫協作，同時保持對專案細節的訪問控制。這種方法改善了協調，減少了誤解，並確保所有參與者擁有有效執行任務所需的信息。
高優先級任務升級自動化
在任何專案中，總有一些任務需要立即關注和迅速行動。這些高優先級任務可能會對專案的整體進展和成功產生重大影響，因為它們位於專案的關鍵路徑上。確保這些關鍵任務得到及時處理至關重要，這就是高優先級任務升級自動化的作用所在。
自動化詳情：
- 觸發器： 標籤被添加到記錄（高優先級）
- 動作： 指派某人，發送電子郵件
Blue 允許您為任何記錄添加高優先級標籤，使其立即可識別為需要緊急關注。一旦添加了這個標籤，自動化就會啟動，將任務指派給特定的團隊成員，並發送電子郵件通知他們有新的高優先級任務。我們建議為這個標籤選擇鮮紅色！
想像一下，您正在管理一個有各種正在進行的任務的專案。這些任務中的一個因為不可預見的問題或客戶需求的變更而突然變得關鍵。與其手動通知和指派這個任務，您只需將“高優先級”標籤添加到記錄中。
一旦添加了標籤，自動化會將任務指派給負責處理緊急問題的指定團隊成員，並發送電子郵件通知他們。這確保高優先級任務立即被看到並得到處理，防止任何可能危及專案的延遲。
這個自動化之所以有效，有幾個原因：
- 立即關注： 高優先級任務立即引起相關團隊成員的注意，確保迅速行動。
- 提高效率： 通過自動化指派和通知過程，您節省了時間，減少了溝通漏洞的風險。
- 改善責任感： 自動指派任務確保責任明確，團隊成員知道需要做什麼。
- 更好的問題管理： 通過及時處理高優先級任務，您可以防止小問題升級為更大的問題，從而維持專案的整體健康。
結論
我們希望這篇文章能對您提供有用的想法，幫助您利用自動化來改善您的專案和組織。Blue 中的自動化是強大的工具，可以簡化您的工作流程，節省時間，並確保您的團隊專注於戰略任務，而不是被例行活動所困擾。通過實施這些自動化，您可以提高效率，改善責任感，並實現更好的專案結果。
為了進一步了解並充分利用 Blue 中的專案管理自動化，我們鼓勵您探索以下資源：
通過探索這些資源，您可以更深入地了解如何有效使用 Blue 中的自動化來優化您的專案管理流程。無論是通過自動化任務指派、發送通知，還是整合跨部門工作流程，可能性都是無窮的。
感謝您的閱讀，我們期待看到您如何利用這些強大的工具將您的專案管理提升到新的水平。請記住，如果您有任何問題、想法或反饋，隨時可以聯繫 Blue 團隊 support@blue.cc