---

提案請求 (RFP) 是各種規模的企業和組織用來確保選擇最佳合作夥伴以完成任何不在內部處理的任務和項目的關鍵工具。

正確結構的 RFP 的好處在於它降低了購買過程中的風險，並創造了一個明確的平台來評估可用的不同選擇。從賣方的角度來看，它提供了對買方需求和目標的直接理解，並確保通常耗時且令人沮喪的來回談判最小化。

在 Blue 之前，我們經營一家代理機構，並已回應過數百份來自政府組織、非政府組織、大型跨國企業到初創公司和較小本地公司的 RFP。與此同時，我們還幫助客戶在涉及數百萬美元的複雜、關鍵性購買決策中導航。

本指南基於這些經驗，旨在：

• 創建一個有說服力的商業案例，說明花時間撰寫徹底的 RFP 幾乎總是一個明智的選擇。
• 向我們現有的客戶群解釋他們在創建 RFP 時應該經歷的過程。
• 為我們當前和未來的供應商和合作夥伴提供有關我們如何做出購買決策的見解。

為什麼要使用 RFP？

使用 RFP 進行結構化購買過程的核心思想與較為隨意的購買過程相比，是為了 做出更高質量的決策。

就是這樣。

RFP 在選擇各種服務和產品時能夠促進更好的決策的原因在於，它迫使購買組織思考他們的目標和需求，並為他們提供了一種客觀的方式來比較多個選擇。

讓多個供應商使用完全相同的信息進行比較，使買方能夠進行“蘋果對蘋果”的比較——這與無結構的過程不同，後者每個供應商僅根據對需求的粗略理解提出他們的解決方案或產品。

RFP 的結構。

一份結構良好的 RFP 將做到以下幾點：

• 清楚地說明所需的內容以及不需要的內容。
• 為潛在供應商提供對購買目標和關鍵成功結果的明確理解。
• 回答常見問題。
• 清楚指示評估標準和購買過程的時間表，以免浪費任何人的時間。

我們推薦的專業服務購買結構以及實現上述目標的方式如下：

介紹。

• 關於公司。提供公司簡介，包括地理區域、主要服務/產品、歷史等。
• RFP 的目的與目標。說明發送 RFP 的原因。
• 主要利益相關者。列出將評估 RFP 的利益相關者，並註明是否有最終決策者。
• 時間表與提交。列出所有重要任務、日期和時間，必須在這些時間內完成某些行動。
• 評估標準。提供用於評估提案的標準列表，以及您計劃如何權衡每個組成部分。

項目概述。

• 工作範圍。高層次列出您期望供應商提供的活動類型。
• 主要要求。儘可能詳細列出項目的要求。
• 不在範圍內。明確說明您期望供應商不做的事情。
• 其他考量。提供有關項目的其他考量。
• 常見問題。如果在內部討論中經常出現問題，請在此列出。

提案格式與指導方針。

‍本節應說明您期望供應商在提案中提供的精確格式和組成。

購買過程。

• 創建 RFP。 確保所有參與項目的人都知道正在創建此文檔，並徵求他們對關鍵點的意見。
• 選擇供應商進行初步評估。 請合作夥伴組織和朋友，並對本地和國際選項進行研究。在可能的情況下，嘗試包括一個“黑馬”：即不是您在第一次審查時會考慮的合作夥伴，但可能能為您的項目提供有趣的角度、觀點或解決方案。
• 將供應商縮減至發送 RFP 的名單。 聯繫每個供應商並要求其提供公司資質。注意關鍵細節，例如他們的回應速度、演示質量以及他們在初次通話或會議中提出的問題類型。縮減供應商名單後，發送 RFP。
• 問答會議。 邀請供應商提出有關提案的問題或設置通話/會議以解決複雜的問題。始終詳細記錄問題。我們的建議是擁有一個在線共享文檔（如 Google 文檔），與所有供應商共享，並隨時更新所有問題和答案，以便每個人都在相同的共享理解下進行提案。
• 審查草擬提案（可選）。 如果您有內部能力，邀請供應商在最終提交前一週向您發送草擬提案。如果他們接受您的邀請，那是一個好兆頭。在 24 到 48 小時內發回帶有評論的提案。
• 評分最終提案。 一旦收到最終提案，仔細審查每一份，並根據評估標準為每個供應商打分。在可能的情況下，允許供應商通過電話會議或面對面會議展示他們的提案。
• 通知所有人。 一旦您確定了決策並獲得高層利益相關者的批准，通知所有供應商結果。對於未中標的供應商，考慮進行跟進電話或會議，解釋他們為何未能獲勝、與其他供應商的排名比較以及他們如何在未來的投標中改進。這對供應商來說是非常受歡迎的，並以積極的方式結束了關係——您永遠不知道未來是否會與他們合作。
• 啟動項目。 一旦您找到了理想的合作夥伴，就該啟動項目並專注於執行。

RFP 的常見問題。

誰應該撰寫 RFP？

理想情況下，應該是負責管理與所選供應商或合作夥伴關係的人。RFP 最好由一個人撰寫：雖然其他團隊成員可以審查和評論文檔的各個版本，但重要的是由一個人對 RFP 的質量和準確性負全責。如果團隊沒有經驗，這是一個非常技術性的項目，或者共識是客觀的第三方更合適，那麼您可以聘請專業顧問，如 Mäd 來指導購買過程。

RFP 的典型時間表是什麼？

這同樣取決於您所處的行業和提議項目的複雜性。一般來說，您應該設置一個從提案發送之日起 2 到 4 週的最終回應時間表。

您應該接受草擬提案以供反饋嗎？

允許供應商發送將帶有評論的草擬提案，確保最終提案的質量顯著提高。然而，根據參與投標的供應商數量，這可能會顯著增加購買團隊的工作量。如果他們沒有時間充分審查草擬提案並給予有意義的反饋，那麼將這一步驟添加到過程中就不值得了。

應選擇多少供應商？

這也與之前提到的購買團隊工作量有關。您要求回覆 RFP 的供應商越多，您在回答問題、與他們進行通話和會議以及評估最終提案時的工作就越多。此外，聰明的供應商通常會詢問有多少其他供應商在投標，並且如果數量過多，通常會拒絕投標，因為提案所花費的時間與獲勝的機會之間的風險回報比不合理。通常，3 到 5 家供應商是一個合適的數量，但在大型組織中，您可能需要與採購部門確認是否有任何特定規則，因為他們可能有合規目的所需的特定最低投標者數量。

我應該包括預算嗎？

這是一個有爭議的話題，雙方都有幾個好的論點。包括指示性預算範圍或最高預算是積極的，因為這將立即允許供應商根據是否決定投標進行自我選擇，並且還可以節省您和您的團隊的時間，因為您不會評估最終提案價格顯著超過您最高預算的供應商。然而，如果這是一個複雜的購買（即定制軟件開發）或最適合時間和材料的參與模式而不是固定價格的項目，那麼包括任何具體預算可能不是一個好主意。如果這是您第一次購買這類服務，您可能沒有足夠的信息或經驗來準確設置預算，您可以允許各個供應商的提案讓您更好地了解市場定價。

評估標準中應該包含什麼？

這取決於您最看重理想供應商的哪些方面。如果項目急需，則應更重視時間表和供應商立即開始的可用性。如果這是一個更長期的戰略項目，則應更強調以往經驗、團隊簡歷和案例研究。您可以看到下面兩個具有不同標準和權重的示例：

誰應該參與評分過程？

所有從一開始就參與購買過程並與供應商進行過對話和會議的人。未深入參與過程的高層利益相關者也可以被邀請評估提案並進行評分，或者他們可能只希望查看最終評分以幫助他們做出最終決策。此外，還可以招募內部和外部的主題專家來協助評分。例如，MarComms 團隊可能會請 IT 部門的一名成員幫助評估 CRM 軟件選擇。

如何對供應商進行評分？

對於每個評估標準，您應該給出從 0 到該特定標準的最大允許分數的評分。每位參與購買過程的人應私下評估每個供應商，而不與其他團隊成員分享他們的評分。然後，購買團隊應同時分享他們的評分，並取總分的平均值，以根據所有評估標準給每個供應商一個最終的總分。然後，您可以根據評分對供應商進行排名。

結論。

我們希望本指南能幫助您理解結構良好的 RFP 在幫助關鍵購買決策中的重要性。在現代商業世界中，任何組織獨自運作的情況都很少，因此能夠持續選擇高效的專業合作夥伴比以往任何時候都更為重要。