撰写成功提案是经营一家机构最重要的部分。了解如何正确地做到这一点。
这是《机构成功指南》的一部分，这本书是Blue的首席执行官为所有机构和专业服务公司所有者撰写的，基于他作为机构创始人的10年经验。
在这本书中，您将学习到如何经营一家极其成功的机构所需了解的一切。从现金流到项目管理，从客户关系建设到撰写成功提案——这里应有尽有。
撰写提案是任何专业服务公司的最关键活动。
毕竟，没有新的工作，机构就会停止存在。而且如果没有任何合适的新工作，机构将会停滞不前。
因此，确保您认真对待撰写提案。您在撰写提案或与客户谈判时每小时赚的钱永远不会比这更多——请记住这一点！
撰写提案的目的有两个：
- 为客户提供关于提议项目的清晰度。 如果客户主动联系您，您可能会觉得这很奇怪。毕竟，为什么您要向他们解释项目呢？好吧，请记住，我们希望将自己定位为专家。您完成的项目比他们多，因此您应该是提供清晰度的人。
- 教育客户为什么您的组织拥有最优秀的人才和经验。 为什么他们应该选择您而不是其他人？为什么您的公司特别适合他们的行业、他们的问题和他们的组织？
这意味着您需要在思考上非常敏锐。您需要清晰地展示出您与其他人的不同之处。您需要解释您的方法及其重要性。您需要展示您工作的实际价值——以及它能为他们做些什么。
最好在项目开始之前，甚至在您处于提案阶段时，就开始与客户合作。与客户以协作的方式工作，以缩小项目的确切工作范围，并在此过程中提供建议。这让他们体验到与您合作的感觉（反之亦然）。
这很重要，因为如果您发现他们在这个阶段就已经很难合作，您就知道在项目期间会发生什么。然后，您可以利用这些信息更准确地为您的提案定价，甚至决定不接受该项目。
而且……您需要一个易于使用且高效的CRM（客户关系管理）工具来跟踪您正在处理的所有提案！
一旦您同意了他们的需求，您就可以进入下一步。这是您向文档中添加定价并正式化提案的所有条款和细节的地方。有些客户通常想跳过这个过程，直接进入提案。拒绝这样做；这种工作类型的成功率很低——不值得您的时间。
在提案之前与客户一起工作范围的原因是，您不想尝试击中一个移动的目标。如果范围不断变化，您将需要为每个提案版本调整定价。这开始将讨论的焦点放在每个项目的成本上，而不是整体价值上。客户会要求对每个版本之间价格变化的精确理由。您将会陷入一场注定要失败的斗争。
此外，这对您来说也要多做很多工作！
如果您仅在工作范围确认后才给出定价，您就可以避免这个问题。您还鼓励客户详细审查工作范围。
那么，让我们来剖析一下什么构成一个好的提案。我发现一个有效的格式是使用以下部分：
- 引言
- 工作范围
- 超出范围
- 时间表
- 投资
- 建议的合同条款
- 团队简历
- 案例研究与参考
- 专业服务公司简介
我将在下面详细介绍每个部分，但您还应该知道何时打破这个格式。
如果您是在回应大型组织的RFP，他们通常会指定提案的确切结构。
我曾为大型银行和国际组织撰写RFP，我非常讨厌供应商在发送提案时未能遵循建议的格式，因为这会导致比较不同提案时工作量显著增加。这也展示了供应商缺乏关心和关注细节——这是我经常会给他们打低分的原因。
所以如果是这种情况，并且有要求的结构，请确保遵循说明。如果不这样做，您可能会被取消资格。
无论您是做幻灯片还是长篇，这取决于您。就我个人而言，我更喜欢长篇。对于具有重要细节的大型项目，长篇文档几乎总是更可取。
从每个提案中学习并将这些信息和部分添加到主文档中也是有帮助的。这意味着，对于您撰写提案的每个项目，如果提案中有任何改进，您可以将其反馈到主版本中，以便将来可以再次使用。
这个主文档将成为每个新提案的起点。这可以为您节省大量时间和精力，而不是从头开始撰写每个提案。但是，您需要小心不要陷入发送模板提案的陷阱。
我可以保证，许多客户能够看穿模板提案，您将失去工作。
现实是，您发送的每一个项目提案都不会赢得。 但即使只赢得您发送的少数提案，您也可以建立一个伟大的业务！在Mäd，我们拒绝了三分之一的RFP，另三分之一失去，最后赢得三分之一。因此，对于每个请求提案的潜在客户，仅30%的成功率，我们就可以建立一个健康且持久的业务。
但是，因为我们不知道哪些会是获胜的提案，我们需要在每个提案中付出最大的努力。
如果您考虑潜在客户的终身价值，这一点尤其重要：不仅仅是这个特定项目的投资，还有未来项目的投资。这可能会导致更多的工作、优秀的案例研究、参考和推荐。此外，不要忘记人们将来会换工作。
如果您保持关系，您还将有可能在他们加入新组织时获得新客户。随着时间的推移，这可能成为新业务的重要来源，尽管这确实需要几年时间来建立。
因此，您可以看到撰写提案是多么重要，不仅是为了立即赢得项目，也是为了您公司的长期健康。
现在让我们剖析提案的每个部分。
引言
这通常被称为*“执行摘要。”*这是关键决策者会阅读的部分，除了定价之外。
因此，这不是一个冗长或害羞的地方。陈述您的观点，并解释为什么您是该项目的最佳组织。仔细考虑您的关键信息：
您希望阅读此引言的人能从中获得什么？
这一部分也将是利益相关者对您的第一印象。留下一个好的印象！展示您理解他们的痛点以及他们想要实现的目标。
如果您达到不必自己撰写每个提案的规模，尽量至少撰写引言。
这将为其增添一种难以复制的个人风格。
考虑到这一点，请确保在引言末尾有一个签名块，包含您的个人电话号码和电子邮件地址——这向客户展示了公司的领导层易于联系和可接近，从而为他们提供了安心。
一个极强的购买信号是，如果您通过WhatsApp/iMessage/Telegram与首席执行官或任何高层管理人员进行直接消息联系。
我不相信我曾经失去过这样的提案：这些人非常忙碌，如果他们在与您进行直接消息交流，这意味着您几乎肯定是他们即将进行的工作的一个重要部分。
项目目标
让我们记住任何提案的两个目标中的第一个：提供清晰度。
陈述项目目标和关键成功因素在很大程度上澄清了客户为什么应该投资这个项目。这意味着您展示了该项目对客户业务的重大影响。
这可以是提案中非常简洁的部分，但它确实可以让客户感到安心——他们会理解您是一个好的倾听者，并且您理解他们关心的事情。
一个很好的技巧是在与客户的初次会议中询问关键成功因素。记录下他们使用的确切措辞。如果可能的话，在这一部分中逐字使用这些措辞——这将与客户产生强烈共鸣，您会惊讶于这一相对较小的提案部分可以产生多大的影响和重要性！
如果可能的话，设定量化目标。
工作范围
在提案的核心，这是您详细讨论您将为项目做什么的地方。这里的最佳想法是深入探讨您的流程，并解释您将做您所做事情的原因。
确保这一部分不显得通用是很重要的。
当然，不同提案中的许多工作范围可能相似，但您需要花时间充分理解这个客户和项目的独特之处。
如果您正在做任何与数字产品或IT相关的事情，您可能需要将这一部分分为两部分。第一部分讨论您将构建的产品的功能和特性，第二部分描述所需工作的实际阶段，例如设计、范围界定、开发、测试等。
工作范围部分的一个常见问题是，如果缺乏具体性，客户可能会对交付物产生异议。因此，您应该尽量使您的工作范围尽可能清晰，以避免任何模糊或误解。例如，如果您在工作范围中包括撰写报告，您应该指明这些报告将包括什么以及它们将多频繁发生。
测试您的工作范围部分是否足够清晰的一个好方法是进行一个思维实验。项目经理是否可以使用这一部分在项目结束时轻松逐项检查每一项，以确保项目已完成？
如果是，那么您在工作范围部分有适当的清晰度和细节。
如果不是，那么您需要在细节上再深入一层。这有时可能感觉像是很多工作，但为了确保在最后签署项目时不会遇到麻烦，这是值得的。
超出范围
这是一个非常重要的部分，许多专业服务公司常常忽视，但实际上澄清您在项目中将不做的事情是很好的。
这是因为它迫使客户认真思考工作范围。他们会看到一个排除清单，并意识到如果他们需要额外的服务或交付物，他们将需要更改范围（因此支付更多费用）。
在这一部分中列出内容时，从客户的角度出发是很重要的。例如，如果您正在进行网页开发，您可能会认为网站托管不包括在您的项目价格中，并且是客户需要考虑和支付的单独费用。
然而，对于一个在15年内第一次重新做网站的客户来说，这可能根本不明显。事实上，他们甚至可能没有考虑到他们需要支付托管费用这一事实！
在创意行业中，额外功能的情况也是如此，例如制作、印刷、字体、许可证等。
就我个人而言，我喜欢将本地旅行费用捆绑在一起，并明确表示我们将退还超出特定地理区域的旅行费用，通常是您所在城市的费用。
您还可能想使用笼统的短语，例如声明所有第三方费用不在项目范围内，将单独计费，甚至在超过一定小时数或在某个日期之后的工作自动超出范围。
最后一点非常有趣，因为这意味着客户也有一定的时间压力，以确保他们在规定的时间内完成所需的所有工作，以保持在初始预算内。
关键交付物
为了扩展您的工作范围，绘制出客户应该期望收到的交付物是有用的。此部分将总结在项目期间必须实现的预期目标和指标，并包括支持信息，以帮助客户清楚地理解所达成的协议。
这一部分与项目目标不同，因为它专注于在特定时间内完成的有形或无形成就。
要被视为关键交付物，必须满足某些标准：
- 这些项目应有助于实现您的目标，
- 它们应在项目开始时由客户和您的团队达成一致，
- 它们应通过有意义的工作来实现，且
- 当然，它们应在项目开始时概述的工作范围内。
使用您的关键交付物作为项目经理和团队在工作中参考的基准是有帮助的，以帮助他们想象一个明确的终点线。没有明确的交付物，您的团队可能会在循环中工作，并可能开始偏离他们的目标。
请记住，定义良好的项目确保每个人都在同一页面上。客户确切知道该期待什么，而您的团队也与他们的工作目标保持一致。
时间表
定义您的时间表是提案的另一个关键部分。您不仅在估计项目将持续多长时间，还在为每个部分的持续时间设定期望。
虽然时间表在您的提案中不必非常详细，但至少应给读者一个项目的广泛概述。时间表会变化——这就是商业的本质——但尽量在您的估算中尽可能现实。
如果所需的开始和结束日期未知，您可以简单地按估计任务所需的时间组织您的时间表。
您不需要在项目中包含每一个任务的开始和持续时间，因为这会使您的时间表难以阅读，并给您的团队很少的灵活性——相反，您应该专注于关键里程碑。
值得注意的是，有些项目可能包括“非活动”时间段，在这些时间段内，工作无法进行，直到发生其他事件。这些非活动期间从一开始就有助于明确您的团队何时会活跃，以及在特定时间继续项目所需的内容：例如，一个季节性活动或客户需要策划自己的内容的时期。
关于反馈时间或签署，甚至值得询问客户他们的典型流程是什么样的，以及他们在其他项目上历史上需要多少时间进行签署——您可以利用这些信息为您的整体项目时间表构建一个更准确的模型。
根据经验，我发现即使是最有教育意义的估算也可能会遇到障碍。当您计算时间表时，您试图预测潜在风险并减少意外，但这从来不是完全可能的。总会有未知因素，您必须考虑一定程度的灵活性，以解决在现实时间框架内出现的不可预见的问题。
我发现，在您的计划时间和“执行”或工作时间之间存在一种平衡。
简单来说，任务越大，计划该任务所需的努力就越大。力求剖析每个任务的复杂性，并与相关团队成员咨询有关某些活动可能需要多长时间的实用建议。
错误的估算可能会将一个六个月的项目变成一年的项目，这将导致团队成员在未来被双重预定或根本无法使用，更糟的是——危及您公司的声誉和项目的盈利能力。
对于较小的项目任务，您可以更快地进行估算，因为任何小错误的修正成本较低且速度较快。我们发现，快速召开团队会议可以帮助您讨论潜在问题，并绘制出每个人都认可的现实项目计划。
顺便提一下，无论您和您的团队多么有组织，客户都可能会大幅干扰时间表，因此请务必强调您何时可能需要他们的协助、资源或批准。如前所述，给客户施加一些合理的时间压力可以确保他们尽职尽责，以保持项目的进展。
投资
顺便说一下，永远不要说“价格”。
您应该始终将客户在您的服务上直接或间接花费的任何资金框架为一种投资，可以为他们带来回报。
在这一部分中还有一些关键事项需要提及，包括付款计划（在第7章中详细说明）以及确保明确说明您的费用是否包含或不包含税。如果您没有很好地指定这一点，有时您会遇到一些狡猾的采购人员，他们会以此作为谈判大幅折扣的借口——他们总是声称他们假设您的费用包含税，即使您通常报价为净额，但没有明确说明。
在可能的情况下，尽量不要提供逐项详细的定价。如果您按主要领域进行细分，这很好，但如果您深入到每个交付物的价格或类似内容，那么这就是一个红旗。这意味着客户仅将您视为外包某些项目的供应商，而不是可以在长期内帮助他们的真正合作伙伴。
建议的合同条款
有时，大客户会有自己的默认条款和条件，您需要同意。然而，您始终应在提案中包含您建议的合同条款，并附上签署整个提案的区域。这样，您就可以尽可能方便客户接受并向前推进。
虽然这只是减少销售过程摩擦的小例子，但如果您对所有事情都持这种态度，您将大大简化客户向您购买的过程——他们会因此而更愿意购买更多！
当我刚开始时，我支付了一家大型律师事务所相当多的钱，撰写了一份长达25页的合同，涵盖了项目中几乎所有可能的情况和可能出错的事情。
然而，通常发生的情况是，我最终花费了大量时间与客户或他们的法律团队讨论每一个要点，并确保我们在所有事情上达成一致。这通常导致项目启动的重大延迟，我觉得这真的是浪费了每个人的时间。
如果客户是大型企业，他们可能会有自己的标准合同，您需要审查并同意。
您需要注意的两件事：
罚款
一些客户会希望对延迟项目施加罚款，但这是您应该在合同中谈判出去的事情。这是因为，通常情况下，时间表超出您的控制，无论您在合同中投入多少努力或善意。
这可能是因为事情比最初预期的更复杂，或者反馈延迟，或者您的关键员工生病。您不想承受延迟项目的压力并支付延迟罚款。
此外，您还应该考虑您通常希望如何与客户建立关系。以每一方都持有枪对着对方的头开始合同并不是一个好的长期策略。
不竞争条款
有时，客户会在合同中规定您只能与他们合作，而不能与他们行业中的其他公司合作。您必须不同意这一点，因为这将显著减少您未来的潜在销售，如果他们希望这种排他性，他们应该支付高于项目费用的额外费用，以补偿未来可能失去的工作。
如今，当客户要求我们提供合同时，我们有一份简单的一页合同，客户可以在几分钟内审阅。我会说95%的客户直接接受，而没有任何更改。欢迎您审阅并根据您的具体需求进行更改：
- 本协议由[专业服务公司法律名称]（“[专业服务公司名称]”）与[客户法律名称]（“客户”）于__________签署。
- 代表为[专业服务公司名称]的[专业服务公司代表名称]和客户的[客户代表名称]。
- 本合同是唯一的协议。没有其他口头或书面协议。
- 客户希望购买[专业服务公司名称]在“工作范围”和“关键交付物”中描述的服务。
- 本合同只能通过[专业服务公司名称]与客户的书面共同协议进行修改或修订。
- 本合同受[您的国家]法律管辖。
- 所有官方项目沟通将通过[插入官方项目管理系统名称或电子邮件]进行。
- 客户将在x个工作日内对任何中期交付物提供反馈。如果反馈时间更长，[专业服务公司名称]可能会重新报价项目的时间表和价格。
- 发票应在客户收到后x天内支付。
- 如果本合同项下的发票在客户收到后x天内未支付，[专业服务公司名称]将停止工作，并可能终止协议。
- [专业服务公司名称]获得完全许可在项目完成后在其投资组合和营销材料中使用任何非机密交付物，包括但不限于在[专业服务公司名称]网站上的案例研究。
- [专业服务公司名称]对客户在本合同下的责任将限于[专业服务公司名称]根据本合同实际收到的客户付款。
- [专业服务公司名称]在本合同下创建的所有知识产权将在[专业服务公司名称]收到所有付款后归客户所有。
- [专业服务公司名称]将对所有客户信息视为完全保密。[专业服务公司名称]仅会向预先批准的员工和分包商披露机密客户信息。
团队简历
记住我们说过的关于以人为本的业务吗？通过添加您的团队详细信息、他们在项目中的角色和简历，您不仅将自己定位为服务提供者，还作为值得信赖的专家。这表明您有信心展示您的团队。
通常建议将简历针对您申请的职位进行调整，这一建议同样适用于项目提案。预先撰写团队简介/简历是有用的，但您绝不能简单地将其复制粘贴到新提案中。花时间展示您理解客户的问题，并展示团队成员直接适合满足他们的需求。
当您展示您的团队时，您专注于传达价值——无论是他们的资历还是他们的工作方式。后一点尤其重要：在竞争激烈的专业服务公司市场中，利用您的团队文化可能是有利的。
想想这一点，多个机构可能拥有同样资质的优秀人才，但如果您的工作和思维方式与客户一致，那么这将导致和谐的安排和有意义的工作。