现金流是运营代理机构最关键的组成部分，了解如何管理它，以便您始终拥有良好的运营缓冲。
这是《代理机构成功指南》的一部分，这是Blue的首席执行官根据他作为代理机构创始人的10年经验为所有代理机构和专业服务公司所有者撰写的书籍。
在这本书中，您将学习到如何运营一个极为成功的代理机构所需了解的一切。从现金流到项目管理，从客户关系建设到撰写成功提案——这里应有尽有。
选择您的参与模型
根据您与客户合作的具体工作性质，您将有几种不同的参与模型可供选择。这些是衡量您的工作和交付成果以及获得报酬的不同方式。选择正确的参与模型对于确保您的业务成功至关重要。您可能会在不同的项目中与不同的客户同时使用多种参与模型。
两种最常见的参与模型是固定项目价格和保留合同。
固定项目价格非常明确：您为代表客户所做的工作给出一个价格，通常按项目或交付成果分解。客户的主要优势在于他们有保障，预算不会改变。专业服务公司的一个关键优势是，如果您能够高效工作，您的有效小时费率可以大幅提高，因为您不再将收入与项目所花费的时间挂钩。
我个人非常喜欢固定价格的方法，只要工作范围非常明确。如果工作范围模糊，您可能会遇到重大问题，您和客户之间的期望和交付成果存在差异。这可能导致许多头痛和反复的价格变动谈判。如果客户在项目进行过程中对工作范围的任何部分改变主意（这通常并不是不合理的事情，因为随着工作的进行，可用的数据或情况会发生变化），那么每次发生这种情况时，您都必须重新谈判。这对双方来说都可能非常耗时。
保持固定价格的一种方法是始终将项目分成几个步骤。例如，如果您代表客户构建一个移动应用程序或网站，您可能最初只参与设计和规格阶段，该阶段的关键交付成果是定义开发阶段的确切工作范围，之后您可以准确报价该工作的固定价格。
这正是许多建筑公司在为建筑报价时所采用的方法。当您以这种方式向客户推介项目时，您可以传达一个有趣的信息。您可以基本上告诉他们，任何其他全盘推介项目的人通常只是猜测，他们要么是为了应对较大风险而提高价格，要么是低价报价——然后在赢得项目后希望通过昂贵且耗时的变更请求来弥补。
另一种流行的参与模型是简单地跟踪每个团队成员的工作时间，然后按小时收费。我个人不喜欢这种方法，除了某些类型的维护合同，您只需保持事情正常运转，或持续时间仅为20或30小时的小项目。
也就是说，我知道有些公司完全依赖这种模型，并且对他们来说效果很好。我看到这个模型有几个显著的问题，主要是它使专业服务公司与客户之间的关系不对齐，这从来不是一件好事。例如，如果您雇佣更优秀的人，他们能够更高效地完成工作，他们将花更少的时间来完成相同的工作——从而减少了账单。这显然是荒谬的，因为您最终做得更好、更快，但收费却更少！
此外，这种方法还鼓励客户开始对您和您的团队进行微观管理，甚至可能鼓励您开始微观管理自己的团队。客户会仔细审查发票和小时工作报告，如果您走上“证明”您正在工作的道路，通过跟踪团队成员，您可能会完全破坏您的文化。我不知道有哪个有才华的人希望自己的计算机被跟踪，每一个行动都被记录，并且必须详细报告他们的整个工作日。
然而，我发现一种有效的做法是记录自我报告的小时数。作为一家服务公司，您将同时与多个客户合作，需要在团队花费在每个客户上的时间之间进行某种分离。因此，我建议让您的团队尝试松散地跟踪他们的工作时间，以便您和客户都能意识到完成特定项目任务所需的时间。
经常性收入的力量
最佳的收入类型始终是经常性的——这是所有企业想要达到的黄金标准。如果您的企业每月有超过50%的收入是经常性的，那么您手中有一项伟大的业务。
这就是为什么在过去几十年中，许多事物变成了“即服务”。您不再购买电影或音乐；您只是订阅一项服务。如果您在完成几个项目后与客户建立了足够强的关系，无论是固定价格还是按小时合同，您都可以向他们提出保留合同。
理想情况下，这并不与特定的交付成果或小时数挂钩，而是纯粹基于您希望实现的特定结果。这并不是一个容易的销售，但如果您能做到，您就可以获得一些高利润的经常性收入。我们在Mäd所做的就是我们的经常性收入覆盖了所有的员工和办公室成本，然后所有固定价格的项目基本上都是纯利润。这使得长期财务规划变得更加容易。
那么，问题是：我们如何达到这个水平？
制作完美的保留提案
如前所述，当一个新的潜在客户走进门时，您不能立即推介这个提案。信任还不够，客户尚未体验到您可以提供的切实成果。
我认为，展示这种信息的最简单方法是简单地复制我最近保留提案中附上的示例介绍信。
见下文：
亲爱的利益相关者，
我很高兴向您呈现我们与[客户名称]之间的保留协议提案。其目的是确保[客户名称]能够快速响应不断变化的商业环境，同时为所提供的服务获得良好的性价比。
我们团队将在合同期间成为您的团队，而不是以临时的方式分配每一块工作，避免了提案、合同谈判和投标的漫长前期时间。这意味着我们不仅加深了与您业务的关系和理解，而且我们可以立即执行您需要的各种项目，以推动您的目标向前发展。
这对您有以下优势：
- 成本降低。 通过拥有一个整合的团队，您可以节省大量资金（50%以上），与雇佣多家公司的相同工作相比。实际上，当您考虑到建立高质量内部团队所需的所有间接费用和时间时，保留合同显著更具成本效益，因为您不必考虑额外的办公空间、设备和福利。此外，由于保留协议使我们能够更有信心地规划我们的长期现金流，我们乐于降低典型项目的利润率，以便与您的组织建立长期关系。
- 速度。 我们可以与您不同的部门合作，提前一到三个月规划工作，并立即执行，而无需您不断为每一项新小工作进行单独的投标和简报。这为您的团队节省了时间，并为您提供了更快的更好结果。
- 更高质量的工作。 这不仅因为我们随着时间的推移学会了更好地协作，更好地理解您的业务，还因为完全整合的方法带来了强大的好处，形成一个跨职能团队，执行各种交付成果和需求。这确保了所有工作之间的高度一致性，并且一种工作类型的洞察力直接影响不同类型工作的最终输出。
- 可靠性。 我们可以完全抽象掉建立内部团队时遇到的问题，如寻找人员的前期时间、病假和计划假期以及员工流动，因为我们有多个团队成员可以轻松覆盖其他人的职责。
这条信息需要根据客户逐一调整，因为不同的客户会有不同的优先事项。一个客户可能会喜欢成本降低的想法，而另一个客户则更看重可用的可靠性和速度。从客户的角度来看，拥有一支长期深刻了解其特定业务的顾问团队的重要性不容小觑。
理解您的客户至关重要。
您可以预先确定您专业服务公司的理想客户价值观和心态，但无疑您会遇到各种不同的思维和方法。将您的介绍直接指向客户的价值观将帮助您在潜在竞争对手中脱颖而出，并帮助您展示您理解他们及其业务需求。
这反映了我们对预制解决方案的思考。
是的，拥有预写的文案库是有利的，这样您可以快速制作理想的介绍信，而不会遗漏有价值的要点——但您需要确保调整内容以直接与客户对话。
复制粘贴的内容本质上是无个性的；没有单一的“完美”答案来说明该说什么以及如何说。虽然我们确实有一个主提案模板，详细说明了我们项目中常见的所有典型要求，但我们总是会对此进行扩展，以确保我们直接满足每个客户的个别需求。
因此，总结一下，努力通过真诚和切中客户想要和重视的核心来建立信任。花时间弄清楚客户最看重的是什么，并按照我们建议的介绍信作为一般指南。
财务基础
对于许多领导者来说，财务往往是一件令人烦恼且从未完全掌控的事情。它被视为完成真正工作的干扰，这一点是可以理解的。它只是枯燥乏味，并不是我们最初开办企业的原因。
然而，资金是商业的氧气，没有资金，企业就停止呼吸。
如果您不断追逐自己的尾巴，担心支付账单，那么这将影响您和您的团队的工作方式。
所以，您实际上有两个选择：
- 担心获得良好的财务纪律，以便拥有稳健的账目和良好的商业模式。
- 或者，担心每一张发票的确切到期日，以便您每个月都能支付员工和租金，因为您没有必要的现金储备和财务纪律。
显然，第一个选项是更可取的，所以让我们讨论一些关键事项。
利润的魔力
首先，您需要确保您的工作有至少50%的毛利率。
这意味着您支付给员工的工资成本等于或低于客户支付给您的费用的一半。
这是因为您仍然需要支付所有其他运营费用，例如办公室、公共事业和您从未考虑过的数百个小费用，尤其是在您第一次创业时。您还希望能够建立现金流作为安全网，并进行长期投资。
其次，您需要至少25%的净利润率，理想情况下为30%。
这意味着每赚取100美元，您需要在支付所有费用后剩下30美元——我指的是绝对所有费用，包括您作为企业主的工资。一般来说，这意味着您实际上是将团队成员的价格三倍于客户的价格——这是一个理想的计算客户收费的方式，如果您有任何疑问。
这很重要，所以让我再重复一遍。在理想的情况下，您是将员工成本三倍化作为计算客户账单的方式。
所以如果您每月支付某人4000美元，他们在客户工作上花费大约130小时（假设每周160小时的标准工作时间减去假期和内部会议），那么您的客户可计费小时成本为4000美元/130小时，约为30美元/小时，您需要向客户收费90美元/小时，以确保您拥有正确的利润率。
如果您进行这个计算，发现基于您当前的典型账单，这个价格略高，这是好事——这意味着您有空间来增加您的账单！
为了确保您保持正确的利润率，您有几种方法可供选择。
这可以通过跟踪员工的确切工作小时数并向客户收费来实现，或者更直观地通过收取溢价并关注账目。在我们业务的早期阶段，我们更倾向于采用直观的方法，但我们发现跟踪团队的可计费小时数以确保我们的项目定价尽可能准确要有效得多。
我认为这两种方法都可以奏效，但要确保跟踪小时数不会变成微观管理团队工作的方式。
现金为王：建立您的安全网
最后，您需要至少六个月的现金储备。这可能看起来相当多，但应该出于两个关键原因：
- 您不再担心短期现金流。 如果一个本来不错的客户延迟支付一张大发票，您就不会担心自己无法撑到月底。没有什么比无法支付自己团队的工资却仍然每天都要去办公室工作更糟糕的了。相信我，我经历过这种情况。
- 您可以进行长期投资。 例如，提前支付一年的软件费用通常可以节省20%，如果您有现金，您甚至可以提前支付租金，并与房东协商获得合理的折扣。此外，您可能希望进行一些没有明确或立即回报期的重大投资。例如，我们花费20000美元购买了我们的域名mad.co，而根本无法知道这项投资的回报期。
请特别关注接下来的部分，因为这是整本书中最有用的部分之一。运营任何企业都在于确保您以合理的方式管理现金流。
事实上，我会说初创公司首席执行官的主要责任是确保银行中始终有足够的现金。
如果您现金耗尽，游戏就结束了。
因此，作为专业服务公司领导者，您的优先事项是确保您有足够的现金流按时支付员工，覆盖固定运营成本，进行合理投资，并安稳入睡！
（不要低估最后一点的重要性——能够安稳入睡在您运营自己的企业时可能会产生巨大的不同！）
拥有至少三个月的费用储备可以确保您的企业具有韧性，如果您能将其扩展到六个月，那就更好了。请记住，发展您的企业也可能需要花费资金，因此您需要将其考虑在内。
令人惊讶的是，影响您现金流的主要因素并不是您有多少项目，甚至不是您账单的多少。实际上，关键在于您何时收到付款。
革新您的账单策略
传统上，许多专业服务公司会收取定金，然后将里程碑付款与关键交付成果挂钩。
在我看来，这是个糟糕的主意，尤其是对于高度协作性质的工作。
问题在于，您现在依赖于不为您工作的人员（即客户团队成员或第三方供应商）及时完成他们的工作，以便您能按时收款。由于您无法直接控制这些人，这意味着您无法直接控制何时收到付款，这影响了运营成功企业的最重要方面——现金流。
虽然这有时可能会顺利进行，但为什么要冒这个风险呢？
此外，这也给专业服务公司施加了很大的压力，迫使您获得工作批准以便收款，这给您团队中的每个人都增加了双重压力。
这种传统的基于里程碑的账单方式导致您的现金流变得不稳定且不可预测，难以预测您的企业在任何给定时间会有多少现金，如果您增长并拥有超过十个客户，管理与付款里程碑相关的所有这些批准几乎成为一份全职工作，而且还是一份相当无聊的工作。
我们与这种方法斗争了多年，最终创造了一种显著更简单的客户账单方式，公平对待每个人，并将焦点放在应该放的地方：与客户良好合作并提供高质量的工作。
这可能是我得到的最重要的见解。
对于您的下一个项目，尝试这样做：
收取初始付款，理想情况下要求50%的预付款。如果客户对此有问题，您可以降到35%，但理想情况下不要低于这个。如果还有进一步的投诉，您可以指出，预定您的团队在这段时间内需要客户的足够承诺，以便您能够专注于他们的项目。
顺便提一下，绝不要将初始付款称为定金，因为这可能会给人一种可以退款的印象。专业服务公司的付款绝不应可退款。
对于其余的付款，不要将其与交付成果挂钩，而是将剩余金额分成整个项目时间线的每月付款，加上一个额外的月份。
这意味着如果您估计项目将持续3个月，付款计划将分布在4个月内。
这意味着即使项目结束后，您仍然有一张账单要发送给客户，这样可以在项目延迟的情况下让他们感到安心。
这种方法的好处在于，它使您能够轻松预测每月的账单，并使每个客户感觉像是保留客户。这也给客户团队中的每个人增加了积极的压力，因为他们显然知道您在某个时间段内已经预定了他们，并且需要迅速推动事情进展——否则，他们就是在支付无用的费用！
另一个优势是，一旦您有一个习惯于向您支付这些每月账单的客户，在初始合作结束时推介保留协议会更容易，因为这几乎会感觉像是您已经建立的工作关系的无缝延续。
这很酷，对吧？
为了进一步简化，我们还建议，无论您的项目何时开始，您都应在每个月的第一天发送发票，初始付款除外。这使得您或您的财务人员管理发票变得更容易，因为每月只需处理一次，并且通常也更符合客户的需求，这样您可以帮助他们保持组织，并确保您的发票及时处理。
这有时意味着在发送第二张发票之前要再等几周，但这个小延迟是值得的，因为您通过在每个月初批量处理所有发票节省的时间是值得的，初始付款可以在任何时候开具发票。
这个整体账单策略的真正反直觉之处在于，与标准的里程碑付款相比，它实际上在短期内给您带来的现金流更少（尤其是如果项目进展比预期更快！），但您用现金流的速度换来了可预测性。在我的经验中，这是一个很好的权衡。记住——安稳入睡！
这很重要，因为运营专业服务公司很艰难，您需要考虑很多事情，而您需要专注的关键事项不应与后勤管理相关。通过这种策略，您将节省无数小时，您可以利用这段额外时间进行的投资如果您停下来思考，可能会价值不菲。
有时，您需要处理一些希望采用更传统付款方式的客户的反对。在我们的经验中，这种情况发生的频率不到5%。然而，当这种情况发生时，您需要能够使用逻辑来证明和解释为什么您希望以这种非常规的方式开票。
您解释中的关键叙述应集中在希望简化您的账单结构上，以便您可以花更多时间专注于真正的客户项目（比如他们的项目！），而不是花时间追逐账单和争论“完成”的确切定义，以便进行里程碑付款。
如果您与管理团队交谈，您还可以解释，这种账单方法可以给他们自己的团队带来积极的压力（只要他们知道我们专业服务公司正在开票的内容），以确保每个人都在共同目标的正确方向上工作。
预测成功
时不时，您需要做出财务决策，例如是否购买更多设备、接手新项目、雇佣新员工等等。
确保您在这方面做出更好决策的唯一方法是利用现有数据构建财务预测，了解接下来几个月的情况。就我个人而言，我喜欢预测4-6个月，并以此指导我的决策。
在电子表格上设置这一点实际上非常简单明了。下面的示例应该能给您一个清晰的想法，重要的是，这一切都应基于现金，因为不幸的是，您无法用客户欠您的未支付发票来支付员工、承包商和其他账单！
通过这个电子表格，您可以添加您正在考虑的额外成本，并查看它如何影响您的净现金流（每个月结束时剩下多少钱）以及您的累计现金流（您银行账户中的总金额）。
只要您保持现金流为正，银行中的现金在您可以接受的范围内——这应该至少是三个月的现金，理想情况下是六个月——您很可能可以继续考虑的支出。
如果您在经营企业，您可能希望随着时间的推移而增长。增长是好的。它为您的团队成员提供了职业机会，并为您带来了新的挑战，从而避免了职业倦怠。毕竟，没有人希望在三十或四十年内做完全相同的事情！
可持续增长
如果您做对了事情，您应该感觉到风在您的帆中，感觉到势头。您应该感觉到自己在“获胜”。
尽管如此，重要的是增长必须是可持续的。本书中讨论的企业类型通常并不由投资者资助，除了某些初始启动成本，因此您需要增长，同时确保能够保持财务基础。
此外，由于公司在很大程度上基于他们能够雇佣的人员的质量，这也可能对您的增长施加限制。
您在大规模招聘优秀人才的能力将是一个限制因素，降低招聘标准以确保有足够的人手来跟上账单是一个巨大的错误。这在短期内可能有效，但会导致您失去最初让您与众不同的东西，并帮助您成长。
这正是我在创业的第一年所经历的，我未能处理增长。它变得不可持续，最终我不得不解雇几乎所有的团队成员。
所以让我来定义一下可持续增长：
它是您能够保持财务健康并且工作质量不低于您对客户品牌承诺的最大增长率。
关于保持财务状况，这意味着对于您每月做出的每一项额外承诺，您需要确保在银行账户中增加足够的资金以保持您的资本比率。例如，如果您决定希望在银行中有六个月的现金，那么这意味着对于每增加1美元的每月支出，您需要额外存放6美元。
当您招聘新团队成员或签约新服务时，这为事情提供了一个全新的视角。