通常，您希望控制项目管理自动化
我们之前已经讨论过如何创建邮件自动化。
然而，项目中往往有一些利益相关者只需要在出现真正重要的事情时被提醒。
如果有一个项目管理自动化，您作为项目经理可以通过按下一个按钮来精确控制何时通知关键利益相关者，那该多好啊？
事实证明，使用Blue，您可以做到这一点！
今天我们将学习如何创建一个非常有用的项目管理自动化：
一个复选框，自动通知一个或多个关键利益相关者，向他们提供您通知他们的所有关键信息。作为额外的奖励，我们还将学习如何限制这一功能，以便只有项目中的某些成员可以触发此邮件通知。
完成后，它的样子将是这样的：
只需勾选此复选框，您就可以触发项目管理自动化，向利益相关者发送自定义通知邮件。
让我们一步一步来。
1. 创建您的复选框自定义字段
这非常简单，您可以查看我们的详细文档来了解如何创建自定义字段。
确保将此字段命名为您容易记住的名称，例如“通知管理层”或“通知利益相关者”。
2. 创建您的项目管理自动化触发器。
在项目的记录视图中，点击右上角的小机器人以打开自动化设置：
3. 创建您的项目管理自动化操作。
在这种情况下，我们的操作将是向一个或多个电子邮件地址发送自定义邮件通知。值得注意的是，这些人不必在Blue中才能接收这些邮件，您可以向任何电子邮件地址发送邮件。
您可以在我们的详细文档指南中了解如何设置邮件自动化
您的最终结果应该看起来像这样：
4. 奖励：限制对复选框的访问。
您可以使用Blue中的自定义用户角色来限制对复选框自定义字段的访问，确保只有授权的团队成员可以触发邮件通知。
Blue允许项目管理员定义角色并为用户组分配权限。该系统对于维护对谁可以与项目的特定元素（包括像通知复选框这样的自定义字段）进行交互的控制至关重要。
- 在Blue中导航到用户管理部分，选择“自定义用户角色”。
- 通过提供描述性名称和可选描述来创建新角色。
- 在角色权限中，找到自定义字段访问部分。
- 指定该角色是否可以查看或编辑复选框自定义字段。例如，限制“项目管理员”等角色的编辑访问，同时允许新创建的自定义角色管理此字段。
- 将新创建的角色分配给适当的用户或用户组。这确保只有指定的个人有能力与通知复选框进行交互。
通过实施这些自定义角色，您增强了项目管理流程的安全性和完整性。只有授权的团队成员可以触发关键的邮件通知，确保利益相关者在没有不必要的警报的情况下接收到重要更新。
结论
通过实施上述项目管理自动化，您可以精确控制何时以及如何通知关键利益相关者。这种方法确保重要更新有效传达，而不会让您的利益相关者感到信息过载。利用Blue的自定义字段和自动化功能，您可以简化项目管理流程，增强沟通，并保持高效。
只需一个简单的复选框，您就可以触发针对项目需求量身定制的自定义邮件通知，确保合适的人在合适的时间得到通知。此外，将此功能限制为特定团队成员的能力增加了额外的控制和安全性。
今天就开始利用Blue的这一强大功能，让您的利益相关者保持知情，让您的项目顺利进行。有关更详细的步骤和其他自定义选项，请参考提供的文档链接。祝您自动化愉快！