学习如何为可重用的检查清单创建项目管理自动化。
在许多项目和流程中，您可能需要在多个记录或任务中使用相同的检查清单。
然而，每次想要将检查清单添加到记录时手动重新输入检查清单并不是很高效。这时，您可以利用 强大的项目管理自动化 来自动为您完成这项工作！
提醒一下，Blue 中的自动化需要两个关键要素：
- 触发器 — 什么情况会启动自动化。这可以是在记录上添加特定标签时，或者当它移动到特定位置时。
- 一个或多个动作 — 在这种情况下，就是自动创建一个或多个检查清单。
让我们先从动作开始，然后讨论您可以使用的可能触发器。
检查清单自动化动作
您可以创建一个新的自动化，并根据下面的示例设置一个或多个要创建的检查清单：
这些将是您希望在每次执行该动作时创建的检查清单。
检查清单自动化触发器
您可以通过几种方式触发可重用检查清单的创建。以下是一些常见选项：
- 添加特定标签： 您可以设置自动化，当记录添加特定标签时触发。例如，当添加标签“新项目”时，它可以自动创建您的项目启动检查清单。
- 记录分配： 当记录分配给特定个人或任何人时，可以触发检查清单的创建。这对于入职检查清单或任务特定程序非常有用。
- 移动到特定列表： 当记录移动到项目板中的特定列表时，可以触发相关检查清单的创建。例如，将项目移至“质量保证”列表可能会触发 QA 检查清单。
- 自定义复选框字段： 创建一个自定义复选框字段，并设置自动化在该框被勾选时触发。这使您可以手动控制何时添加检查清单。
- 单选或多选自定义字段： 您可以创建一个单选或多选自定义字段，提供各种选项。每个选项可以通过单独的自动化链接到特定的检查清单模板。这允许更细致的控制，并能够为不同场景准备多个检查清单模板。
为了增强对谁可以触发这些自动化的控制，您可以使用自定义用户角色将这些自定义字段隐藏起来。这确保只有项目管理员或其他授权人员可以触发这些选项。
请记住，使用自动化的可重用检查清单的有效关键在于周到地设计您的触发器。考虑您团队的工作流程、您处理的项目类型，以及谁应该有能力启动不同的流程。通过精心规划的自动化，您可以显著简化项目管理，并确保操作的一致性。