---

这是《代理成功指南》的一部分，这本书是Blue的首席执行官为所有代理机构和专业服务公司所有者撰写的，基于他作为代理创始人的10年经验。

在这本书中，您将学习到如何运营一个极为成功的代理机构所需了解的一切。从现金流到项目管理，从客户关系建立到撰写成功提案——这里应有尽有。

---

顺便提一下，我创办Blue的主要原因之一是因为我有强烈的愿望提高我的项目管理能力。我尝试过使用各种其他工具，但它们对我来说都不奏效，这就是我创办Blue的原因。

好了，让我们开始这一章吧！

作为一家专业服务公司，项目工作将占据您业务功能的主要部分。因此，您高效管理项目的能力可能是客户选择与您合作的决定性因素——也就是说，您能多好地处理所有交付合同所需的启动、规划和控制过程。

项目管理意味着依赖于具有有限时间跨度的有形和无形交付物，因此尽管项目最终会结束，但项目管理的学科将需要持续跟踪。这突显了清晰有效沟通的重要性。

拥有一种在所有项目中一致的项目管理技术至关重要。这意味着您可以随时跳入任何项目，并立即看到进展情况。如果一个项目管理得好或不好应该是非常清晰的。这并不意味着项目之间没有差异，而是每个项目的项目管理基础构件都已到位。

虽然有许多不同的工作管理方式，但我通过反复试验发现了一种方法，它始终提供最佳结果，并且对团队成员和客户来说都清晰易懂。

这种方法称为看板，它是丰田最初创建的一种日本制造系统，通过在生产线上发送指令卡来监控组装汽车所需的各种组件和零件的供应。

看板背后的理念非常简单：您需要创建一个清晰的流程，以便您能够完成手头的工作。

在基本层面上，这可能看起来像这样：

• 需要完成的工作。 通常称为“待办事项”，这是项目完成所需完成的所有工作的列表。
• 进行中。 这是当前正在进行的工作。
• 审核中。 这是正在由其他人检查的工作，以确保工作已按正确的质量完成。
• 完成。 这是所有已完成工作的历史列表。

这暗示了对完成项目所需的所有工作的完全透明。这意味着需要完成的工作细分、谁需要做以及何时需要完成。 然后，您可以修改上述基本流程，使其更贴近您的实际流程。

如果您能建立一个这样的系统，让客户可以在自己的时间查看，这将大大减少（或完全消除！）许多项目的报告需求。这是因为客户可以登录并查看工作的状态。这也意味着所有沟通都通过一个平台进行，并对项目中的其他人透明。不这样做的问题在于，它开始建立信息孤岛，没人知道关键信息在哪里，或各种决策记录在哪里。

当然，您的流程很可能比上述简化的抽象要复杂得多，但这是一个良好的开端。最好将流程视为不断变化并响应现实情况的东西，而不是一种僵化、不变且不宽容的方法论，这会妨碍工作。

流程是积极的，而官僚主义是失控的流程。我对流程的看法是，您需要的流程应尽可能少，以获得所需的结果。

最后，还有一些关于项目流程的其他事项需要注意。

要有一个内置机制来捕捉问题和想法。如果没有，这将变得非正式且耗时。我们喜欢在主要流程之前将这些列为列表，因此我们的典型项目流程看起来像这样：

• 想法
• 问题
• 待办事项（长期）
• 待办事项（短期）
• 进行中
• 内部审核
• 客户审核与行动
• 完成

我们为想法和问题添加了单独的列表，以便于捕捉，我们还将待办事项分为长期和短期，以便轻松查看即将到来的工作。如果您在项目中有大量工作，这尤其有用。

我们还有两个审核环节，一个是内部的，第二个是客户的。客户列表还包含客户需要完成的所有事项，例如提供信息、文件、系统访问等。这是非常好的，因为通常情况下，客户没有自己的系统来管理他们在项目中需要完成的工作，这为他们提供了一个轻松的组织方式。

与团队成员召开审核会议以审查所有项目是保持一致的好策略。您不需要涵盖每一个细节或进行深入讨论，这只是为了使每个人保持一致，确保大家在同一页面上。

这确实有助于避免那些*天哪!*的时刻，当某人意识到他们在某个方面出现了严重失误。

如果您在主持这些会议，提前准备议程会非常有帮助，然后在每个项目下以要点格式写下关键点。对于下次会议，您可以克隆文档，确保上周的事项已完成，同时开始讨论新事项。

格式相当简单：

项目 1。
• 客户不喜欢选项 1 或 2，因此我们需要想出新的方案。杰克将在周三之前完成。
• 我们还需要开始计划周四的审核会议。约翰将起草议程并发送给客户。

依此类推。

下一个关键建议是会议记录。虽然繁琐，但准确记录会议纪要并确保将其发送给所有参加会议的人，并附上明确的后续步骤列表，是至关重要的。
尽管会议常常被认为是无用的，但它们有良好的用途，专业服务公司的生活围绕会议展开。您将与团队会面以审查工作，您将与客户会面以讨论工作，您将与潜在客户会面以销售工作，您还会有许多其他会议。

如果一次会议没有结果，那么可以说最初召开这次会议可能实际上是没有意义的。拥有一套清晰的会议记录是重要的；然而，有时记录、整理并发送给每个人是有点繁琐的。

我们开发的一个技巧是使用我们的项目管理系统作为实时系统，记录笔记，这些笔记将转化为未来需要采取的行动，无论是作为待办事项中的单独待办事项，还是作为待办事项中的检查项。这意味着在会议进行时，关键行动和反馈实时记录到项目管理系统中，之后就不需要单独发送会议纪要，这节省了大量时间。

最后一点，值得考虑的是（希望是更优越的！）客户体验，我们希望在每个项目中创造，然后向后推导出实现这一优越体验所需的项目管理实践。

您的项目经理可以做哪些简单的事情，客户会非常感激？这里的完美图景是什么？我们如何能更接近这个理想？