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介绍

使用 Blue 的一个关键优势是它不仅仅用于 特定 用例，而是可以 跨越 用例。这意味着您不必为多个工具付费，并且您还有一个地方可以轻松切换不同的项目和流程，例如招聘、销售、市场营销等。

多年来，我们帮助成千上万的客户在 Blue 中设置时，发现困难的部分并不是 设置 Blue 本身，而是思考流程并充分利用我们的平台。

关键在于考虑您希望跟踪的每个业务流程的逐步工作流程，以及您希望捕获的数据的具体细节，以及这些如何转化为您设置的自定义字段。

今天，我们将引导您创建一个 易于使用但功能强大的销售 CRM 系统，其中包含与机会管道相连的客户数据库。所有这些数据将流入一个仪表板，您可以在其中查看有关您的总销售额、预测销售额等的实时数据。

客户数据库

首先要做的是设置一个新项目来存储您的客户数据。然后，这些数据将在另一个项目中交叉引用，您可以在其中跟踪特定的销售机会。

我们将客户信息与机会分开的原因是，它们并不一一对应。

一个客户可能有多个机会或项目。

例如，如果您是一家营销和设计机构，您可能最初与客户接洽进行品牌设计，然后为他们的网站做一个单独的项目，再为他们的社交媒体管理做另一个项目。

所有这些都是需要单独跟踪和提案的销售机会，但它们都与那个客户相关联。

将客户数据库分成一个单独项目的好处是，如果您在客户数据库中更新任何细节，所有机会将自动拥有新数据，这意味着您现在在业务中有一个真实来源！您不必手动回去编辑所有内容！

因此，首先要决定的是您将以公司为中心还是以个人为中心。

这个决定实际上取决于您在销售什么，以及您销售给谁。如果您主要是向企业销售，那么您可能希望记录名称为公司名称。然而，如果您主要是向个人销售（例如，您是一名个人健康教练或个人品牌顾问），那么您很可能会采取以个人为中心的方法。

因此，记录名称字段将根据您的选择是公司名称还是个人名称。这样做的原因是，这意味着您可以轻松地一眼识别客户，只需查看您的面板或数据库。

接下来，您需要考虑您希望在客户数据库中捕获哪些信息。这些将成为您的自定义字段。

通常的字段包括：

• 电子邮件
• 电话号码
• 网站
• 地址
• 来源（即，这个客户最初来自哪里？）
• 类别

在 Blue 中，您还可以删除任何不需要的默认字段。对于这个客户数据库，我们通常建议您删除到期日、负责人、依赖关系和检查清单。您可能希望保留我们的默认描述字段，以防您有关于该客户的一般备注，而这些备注并不特定于任何销售机会。

我们建议您保留“引用由”字段，因为这在后面会很有用。一旦我们设置了机会数据库，我们将能够在这里看到与该特定客户相关的每个销售记录。

在列表方面，我们通常看到我们的客户保持简单，只有一个名为“客户”的列表，其他就不再添加。使用标签或自定义字段进行分类更好。

这里的好处是，一旦您完成设置，您可以通过我们的 CSV 导入功能轻松将数据从其他系统或 Excel 表导入到 Blue 中，您还可以为新的潜在客户创建一个表单，以便他们提交他们的详细信息，这样您就可以 自动 将他们捕获到您的数据库中。

机会数据库

现在我们有了客户数据库，我们需要创建另一个项目来捕获我们的实际销售机会。您可以将此项目称为“销售 CRM”或“机会”。

作为流程步骤的列表

要设置您的销售流程，您需要考虑从您收到客户请求的那一刻起，机会经历的通常步骤，一直到获得签署的合同。

您项目中的每个列表将是您流程中的一个步骤。

无论您的具体流程如何，所有销售 CRM 应该都有几个共同的列表：

• 未资格 — 所有未经过资格审查的来电请求。
• 成交 — 所有您赢得并转化为销售的机会！
• 成交失败 — 所有您给客户报价但未被接受的机会。
• 不适用 — 这是您放置所有未赢得但也未“失去”的机会的地方。可能是您拒绝的机会，客户因某种原因失联的机会，等等。

在思考您的销售 CRM 业务流程时，您应该考虑您希望的细节级别。我们不建议有 20 或 30 列，这通常会让人感到困惑，并阻止您看到全局。

然而，也重要的是不要让每个流程过于宽泛，否则交易将在特定阶段“停滞”数周或数月，即使它们实际上在向前推进。以下是一个典型的推荐方法：

• 未资格：所有未经过资格审查的来电请求。
• 资格审查：这是您对机会进行审查并开始了解这是否适合您公司的过程。
• 撰写提案：这是您开始将机会转化为对您公司的提案的地方。这是您将发送给客户的文件。
• 提案已发送：这是您已将提案发送给客户并在等待回复的地方。
• 谈判：这是您正在最终确定交易的地方。
• 合同待签署：这是您只是在等待客户签署合同的地方。
• 成交：这是您赢得交易并正在进行项目的地方。
• 成交失败：这是您给客户报价但未接受条款的地方。
• 不适用：这是您放置所有未赢得但也未“失去”的机会的地方。可能是您拒绝的机会，客户因某种原因失联的机会，等等。

作为服务类别的标签

现在让我们谈谈标签。

我们建议您使用标签来表示您提供的不同类型的服务。因此，回到我们的营销和设计机构的例子，您可以为“品牌”、“网站”、“SEO”、“Facebook 管理”等设置标签。

这里的好处是，您可以轻松通过服务进行筛选，这可以让您快速了解哪些服务更受欢迎，这也可以为未来的招聘提供信息，因为不同的服务通常需要不同的团队成员。

销售 CRM 自定义字段

接下来，我们需要考虑我们希望拥有哪些自定义字段。

我们看到的典型字段包括：

• 金额：这是一个货币字段，用于表示项目的金额
• 成本：您预期的销售履行成本，也是一个货币字段
• 利润：一个公式字段，根据金额和成本字段计算利润。
• 提案 URL：这可以包括指向您提案的在线 Google 文档或 Word 文档的链接，以便您可以轻松点击并查看。
• 收到的文件：这可以是一个文件自定义字段，您可以在其中放置从客户那里收到的任何文件，例如研究材料、保密协议等。
• 合同：另一个文件自定义字段，您可以在其中添加签署的合同以备存档。
• 信心水平：一个带有 5 星的自定义字段，表示您对赢得此特定机会的信心。这可以在仪表板中用于预测！
• 预期关闭日期：一个日期字段，用于估计交易可能关闭的时间。
• 客户：一个引用字段，链接到客户数据库中的主要联系人。
• 客户名称：一个查找字段，从客户数据库中的特定链接记录中提取客户名称。
• 客户电子邮件：一个查找字段，从客户数据库中的特定链接记录中提取客户电子邮件。
• 交易来源：一个下拉字段，用于跟踪机会的来源（例如，推荐、网站、冷拨、贸易展）。
• 失去原因：一个下拉字段（用于成交失败的交易），用于分类机会失去的原因。
• 客户规模：一个下拉字段，用于按规模对客户进行分类（例如，小型、中型、大型企业）。

同样，确切要拥有哪些字段完全取决于您。给您一个警告：在设置时很容易添加很多您希望捕获的字段到您的销售 CRM 中。然而，您必须在纪律和时间承诺方面保持现实。如果 90% 的记录没有任何数据，那么在您的销售 CRM 中有 30 个字段是没有意义的。

自定义字段的一个好处是它们可以很好地集成到 自定义权限 中。这意味着您可以决定团队成员可以查看或编辑哪些字段。例如，您可能希望隐藏初级员工的成本和利润信息。

自动化

销售 CRM 自动化 是 Blue 中的一个强大功能，可以简化您的销售流程，确保一致性，并节省重复任务的时间。通过设置智能自动化，您可以提高销售 CRM 的有效性，让您的团队专注于最重要的事情——达成交易。以下是一些您可以考虑为销售 CRM 设置的关键自动化：

• 新线索分配：根据预定义的标准（例如位置、交易规模或行业）自动将新线索分配给销售代表。这确保了快速跟进和平衡工作负载分配。
• 跟进提醒：设置自动提醒，提醒销售代表在一定时间内与潜在客户跟进。这有助于防止线索被遗漏。
• 阶段进展通知：当交易进入管道的新阶段时，通知相关团队成员。这使每个人都了解进展情况，并在需要时进行及时干预。
• 交易老化警报：为在特定阶段停留超过预期的交易创建警报。这有助于识别可能需要额外关注的停滞交易。

关联客户和交易

Blue 创建有效 CRM 系统的一个强大功能是将您的客户数据库与销售机会链接的能力。此连接使您能够维护客户信息的单一真实来源，同时跟踪与每个客户相关的多个交易。让我们探讨如何使用引用和查找自定义字段来设置这一点。

设置引用字段

1. 在您的机会（或销售 CRM）项目中，创建一个新的自定义字段。
2. 选择“引用”字段类型。
3. 选择您的客户数据库项目作为引用的来源。
4. 配置字段以允许单选（因为每个机会通常与一个客户相关联）。
5. 将此字段命名为“客户”或“关联公司”。

现在，在创建或编辑机会时，您将能够从下拉菜单中选择与之相关的客户，该菜单中填充了来自客户数据库的记录。

使用查找字段增强

一旦您建立了引用连接，您可以使用查找字段将相关的客户信息直接引入您的机会视图。以下是操作方法：

1. 在您的机会项目中，创建一个新的自定义字段。
2. 选择“查找”字段类型。
3. 选择您刚刚创建的引用字段（“客户”或“关联公司”）作为来源。
4. 选择您希望显示的客户信息。您可以考虑以下字段：电子邮件、电话号码、客户类别、客户经理

对您希望在机会视图中显示的每一项客户信息重复此过程。

这样做的好处是：

• 单一真实来源：在客户数据库中更新客户信息一次，所有链接的机会将自动反映。
• 效率：在处理机会时快速访问相关客户详细信息，而无需在项目之间切换。
• 数据完整性：通过自动提取客户信息减少手动数据输入的错误。
• 整体视图：通过在客户数据库中使用“引用由”字段，轻松查看与客户相关的所有机会。

高级提示：查找查找

Blue 提供了一种名为“查找查找”的高级功能，对于复杂的 CRM 设置非常有用。此功能允许您在多个项目之间创建连接，使您能够在第三个项目中访问客户数据库和机会项目中的信息。

例如，假设您有一个“项目”工作区，在其中管理客户的实际工作。您希望该工作区能够访问客户详细信息和机会信息。以下是如何设置的：

首先，在您的项目工作区中创建一个引用字段，链接到机会项目。这建立了初始连接。接下来，基于此引用创建查找字段，以提取机会的特定详细信息，例如交易价值或预期关闭日期。

真正的力量在于下一步：您可以创建额外的查找字段，通过机会的引用访问客户数据库。这使您能够将客户信息（如联系详细信息或账户状态）直接提取到您的项目工作区中。

这种连接链为您的项目工作区提供了全面的视图，结合了来自机会和客户数据库的数据。这是一种强大的方式，确保您的项目团队在不需要在不同项目之间切换的情况下，拥有所有相关信息。

关联 CRM 系统的最佳实践

将客户数据库维护为所有客户信息的单一真实来源。每当您需要更新客户详细信息时，请始终先在客户数据库中进行更新。这确保信息在所有链接项目中保持一致。

在创建引用和查找字段时，使用清晰且有意义的名称。这有助于保持清晰，尤其是在您的系统变得更加复杂时。

定期审查您的设置，以确保您提取最相关的信息。随着您的业务需求的发展，您可能需要添加新的查找字段或删除不再有用的字段。定期审查有助于保持您的系统简洁有效。

考虑利用 Blue 的自动化功能，使您的数据在项目之间保持同步和最新。例如，您可以设置自动化，以在客户数据库中更新关键客户信息时通知相关团队成员。

通过有效实施这些策略并充分利用引用和查找字段，您可以在 Blue 中创建一个强大且互联的 CRM 系统。该系统将为您提供全面的客户关系和销售管道的 360 度视图，从而支持更明智的决策和更顺畅的运营。

仪表板

仪表板是任何有效 CRM 系统的重要组成部分，提供销售绩效和客户关系的快速洞察。Blue 的仪表板功能特别强大，因为它允许您同时结合来自多个项目的实时数据，为您提供销售运营的全面视图。

在 Blue 中设置 CRM 仪表板时，请考虑包括几个关键指标。每月生成的管道显示添加到您管道中的新机会的总价值，帮助您跟踪团队生成新业务的能力。每月销售显示您实际成交的交易，允许您监控团队将机会转化为销售的绩效。

引入管道折扣的概念可以导致更准确的预测。例如，您可能会计算“合同待签署”阶段交易的 90% 的价值，但仅计算“提案已发送”阶段交易的 50%。这种加权方法提供了更现实的销售预测。

每月跟踪新机会有助于您监控进入管道的新潜在交易数量，这是您销售团队寻找潜在客户努力的良好指标。按类型细分销售可以帮助您识别最成功的产品。如果您设置了一个与机会相关的发票跟踪项目，您还可以在仪表板上跟踪实际收入，从机会到现金提供完整的视图。

Blue 提供了几个强大的功能，帮助您创建信息丰富且互动的 CRM 仪表板。该平台提供三种主要类型的图表：统计卡、饼图和条形图。统计卡非常适合显示关键指标，例如总管道价值或活跃机会数量。饼图非常适合显示按类型划分的销售组成或不同阶段的交易分布。条形图在比较时间段内的指标（例如每月销售或新机会）方面表现出色。

Blue 的高级过滤功能允许您按项目、列表、标签和时间框架对数据进行细分。这对于深入分析销售数据的特定方面或比较不同团队或产品的绩效特别有用。该平台智能地整合了跨项目具有相同名称的列表和标签，使跨项目分析无缝进行。这对于 CRM 设置非常宝贵，您可能会为客户、机会和发票设置单独的项目。

自定义是 Blue 仪表板功能的一个关键优势。拖放功能和显示灵活性使您能够创建完美适合您需求的仪表板。您可以轻松重新排列图表，并为每个指标选择最合适的可视化方式。
虽然仪表板目前仅供内部使用，但您可以轻松与团队成员共享，授予查看或编辑权限。这确保您的销售团队中的每个人都可以访问他们所需的洞察。

通过利用这些功能并包括我们讨论的关键指标，您可以在 Blue 中创建一个全面的 CRM 仪表板，提供实时的销售绩效、管道健康和整体业务增长的洞察。该仪表板将成为做出数据驱动决策和保持整个团队在销售目标和进展上保持一致的重要工具。

结论

在 Blue 中设置一个全面的销售 CRM 是简化您的销售流程并获得客户关系和业务绩效的宝贵洞察的强大方式。通过遵循本指南中概述的步骤，您已创建了一个强大的系统，将客户信息、销售机会和绩效指标集成到一个统一的平台中。

我们首先创建了客户数据库，为所有客户信息建立了单一真实来源。这个基础使您能够维护所有客户和潜在客户的准确和最新记录。然后，我们在此基础上构建了机会数据库，使您能够有效跟踪和管理销售管道。

使用 Blue 作为您的 CRM 的一个关键优势是能够使用引用和查找字段链接这些数据库。这种集成创建了一个动态系统，客户信息的更新会立即反映在所有相关机会中，确保数据一致性并节省手动更新的时间。
我们探讨了如何利用 Blue 强大的自动化功能来简化您的工作流程，从分配新线索到发送跟进提醒。这些自动化有助于确保没有机会被遗漏，并且您的团队可以专注于高价值活动，而不是行政任务。

最后，我们深入探讨了创建仪表板，以提供销售绩效的快速洞察。通过结合客户和机会数据库的数据，这些仪表板提供了销售管道、成交交易和整体业务健康的全面视图。

请记住，充分利用您的 CRM 的关键是持续使用和定期优化。鼓励您的团队充分采用该系统，定期审查您的流程和自动化，并继续探索利用 Blue 功能支持您销售工作的新的方法。

通过在 Blue 中设置这个销售 CRM，您将能够更好地培育客户关系，达成更多交易，并推动您的业务向前发展。