在Blue，我们热爱看板进行项目管理。
我们认为它们是管理任何项目工作流程的绝佳方式，并且它们帮助项目经理和团队成员保持理智！
太长时间以来，我们一直使用Excel电子表格和待办事项列表来管理工作。事实上，这是我们对另一个项目管理平台Basecamp的一个主要批评。即使他们最终也为他们的平台添加了自己的看板（警告：不幸的是，他们做得并不好，查看我们的写作，其中包括一个分解视频！）。
看板有着有趣的历史。它们起源于日本的工厂车间，但现在已成为每个项目经理口袋里不可或缺的工具。
Trello是首个使看板在项目管理中流行的软件。
也就是说，你仍然可以为你的家或办公室购买实体看板！
在我们深入探讨如何使用看板进行项目管理之前，让我们快速回顾一下它们是如何工作的。
从本质上讲，看板由表示过程阶段的列组成，例如“待办”、“进行中”和“完成”。单个任务以卡片的形式表示，从一列移动到下一列，提供项目当前状态的即时快照。
看板提供了工作项在不同工作流程阶段移动的清晰视觉表示。
正是这种简单性使得看板极其有效，将“工作”的抽象概念转化为可触及、可管理的单位。
在项目管理中，这种视觉透明度至关重要。
看板帮助团队成员发现瓶颈、优先处理任务并高效分配资源，从而提高生产力，减少错误和误沟通。
它们的视觉特性为非技术利益相关者提供了一种直观的方式来跟踪项目进展，明确任务状态和截止日期，减少频繁更新和会议的需要，促进参与、问责、透明和持续改进。
我们在深入评审中覆盖了看板的核心组件，但在这里回顾一下也是值得的。
让我们开始吧——核心组件是：
- 可视化工作：看板的第一步是创建任务的可视化表示。这通常是通过看板完成的，划分工作流程的不同阶段——例如，“待办”、“进行中”和“完成”。这种视觉方法使所有利益相关者，包括非技术团队成员，能够一目了然地了解项目的当前状态。
- 限制进行中的工作（WIP）：看板的一个关键原则是限制进行中的工作量。通过这样做，团队可以专注于完成任务，而不是 juggling 多个未完成的任务。这有助于减少瓶颈，并确保工作流程更顺畅。
- 关注流程：看板强调保持工作项稳定流动的重要性。团队努力确保任务尽可能高效地通过工作流程。这种对流程的关注有助于及时识别和解决任何中断或低效。
- 持续改进：也称为“改善”，这一原则鼓励对流程进行持续评估和改进。看板鼓励团队定期审查其工作流程，识别改进领域，营造持续成长和学习的环境。
现在我们对看板有了清晰的了解，让我们讨论一下在项目管理中使用看板的一些好处，之后我们将深入探讨如何将其用于项目管理。
在项目管理中使用看板的好处
正如前面提到的，在Blue我们❤️看板——这就是为什么它们是用户首次在Blue中创建项目时的默认项目视图。我们相信，通常情况下，看板是管理项目工作的最佳方式。
那么，为什么会有这种热爱呢？
好吧，有很多原因，主要归结为能够更清晰地看到正在进行的工作，以及在工作本质上创造长期的文化心态转变。
看板的好处 1：提高可见性
使用看板的一个突出优势是它们提供的无与伦比的可见性。
通过在单一看板上显示任务和项目状态，所有团队成员，包括非技术利益相关者，都可以立即掌握正在进行的项目的进展。这种透明度确保每个人都在同一页面上，从而最小化误解和沟通不畅。
你不必询问任何人就能知道项目的最新状态——假设每个人都保持看板的更新（稍后会详细说明！）
“把所有东西放在一个地方”的想法是成功团队普遍采用看板的核心，尤其是Blue。
看板的好处 2：更好的工作流程管理
看板在管理工作流程方面也极其有效。通过将项目分解为可管理的任务和可视化阶段，团队可以快速识别瓶颈并不断优化其流程。这种敏捷的方法确保工作从开始到完成流畅进行，减少空闲时间，提高生产力。
看板的好处 3：增强协作
协作是成功的项目管理和优秀团队合作的基石，而看板通过提供协作空间来促进这一点。
当然，团队之间仍会有聊天、一些一对一的会议、桌上的便签。但看板是有意义更新的地方，也是你可以期待找到共享信息的地方。
这也意味着项目计划不是某个隐藏在项目经理笔记本电脑上的Excel电子表格中的秘密文件，准备在每次月度或季度审查时像致命武器一样被拿出来。
你是说——我们迟到了，甚至都不知道？我们三个月前承诺的事情，甚至还没有开始工作？
哎呀。
看板的好处 4：减少认知负担
这是使用工作管理平台时常被低估的好处。与其让每个人把所有事情都记在脑海中，然后开很多会议和“同步”来保持更新，不如让每个人晚上都能安心入睡，知道一切都被追踪。
一切都有记录，使团队成员能够专注于工作本身，而不是担心追踪它。
这也创造了向持续改进的文化转变。管理层意识到项目不仅仅是“一次大的推动”，而实际上是数百个甚至数千个决策和任务的总和。
同时，也隐含着对进行中工作限制的转变。毕竟，如果你看到200个当前“进行中”的项目，这毫无意义。没有人会同时处理200件事情，这就引出了一个问题：实际上正在处理的是什么，哪些被其他依赖关系、缺乏批准或不明确的要求所阻塞。
如何使用看板进行项目管理
好的，我们终于到了这里。
我们要告诉你一个秘密。使用看板进行项目管理并没有真正的秘密。
你应该以与其他任何流程相同的方式来跟踪项目管理！这听起来可能有些荒谬——难道丰田在1940年代战后日本管理生产线的方式就是我在2024年管理我的增长营销项目的方式吗？
好吧……是的，也不是。
创建流程的过程是相同的，最终的流程当然是不同的。
首先，你需要考虑每个工作项将要经历的共享流程。不要考虑边缘案例、分支模式或任何花哨的东西。
想象一下：如果一切顺利，典型的“工作单元”在从首次构想到标记为完成的过程中会经历什么？
大多数知识项目具有相似的形状。我们所说的知识项目是指其主要输出为想法、文字或代码的项目。
- 想法：初步头脑风暴和概念生成。
- 待办事项（长期）：重要但不紧急的事项。
- 待办事项（短期）：需要尽快处理的事项。
- 进行中：正在积极进行的工作。
- 审核中：需要质量检查或反馈的工作。
- 客户审核：这取决于是否是客户项目，属于可选项。
- 完成：已完成并满足所有要求的任务。
接下来，你需要考虑每个工作单元需要收集的元数据。
这些将是你的“字段”。
在[Blue]中，我们将字段分为默认字段和自定义字段。
我们的默认字段是：
- 名称：工作项的名称。
- 开始/结束日期：工作项的开始和结束日期。
- 负责人：正在处理工作项的团队成员。
- 标签：描述工作项的关键词或类别。
- 依赖项：此工作项所依赖的其他工作项。
然后，我们还有许多额外的自定义字段，可以根据正在进行的项目或流程的类型进行配置：
- 单行文本：用于输入简短文本的字段。
- 多行文本：用于输入较长文本的字段。
- 网址/链接：用于输入网页地址或超链接的字段。
- 货币：用于输入货币值的字段。
- 国家：用于选择国家的字段。
- 日期：用于输入日期的字段。
- 公式：用于基于其他字段计算值的字段。
- 文件：用于上传和附加文件的字段。
- 单选：用于从列表中选择单个选项的字段。
- 多选：用于从列表中选择多个选项的字段。
- 位置/地图：用于输入地理信息的字段。
- 电话号码：用于输入电话号码的字段。
- 电子邮件：用于输入电子邮件地址的字段。
- 星级评分：用于给出五颗星评分的字段。
- 复选框：用于二元是/否或真/假的字段。
- 数字：用于输入数值的字段。
- 百分比：用于输入百分比值的字段。
- 唯一ID：用于生成唯一标识符的字段。
- 引用：用于链接到另一个记录或条目的字段。
- 查找：用于从另一个表或列表中检索信息的字段。
- 持续时间：用于输入时间长度的字段。
根据你的独特项目需求，你需要决定应该拥有哪些字段。
例如，如果你正在进行网站重新设计项目，那么你可能希望为每个工作项设置一个“网址”的自定义字段，以便可以直接访问功能或页面的特定网址。
一旦你创建了你的流程和自定义字段，你需要创建实际的工作计划，通常称为WBS。
工作分解结构（WBS）是一个重要的项目管理工具，它将项目分解为可管理的部分，确保清晰和组织。
首先，识别项目的主要交付物，例如网站重新设计项目的“设计”、“开发”和“测试”。然后，将这些交付物分解为更小、更可管理的任务。例如，在“设计”下，任务可以包括“创建线框图”、“开发原型”和“审核设计”。确保任务足够详细以便管理，但又不至于过于细化，以避免微观管理。
考虑将交付物版本化为V1、V2和V3，以便进行迭代开发和持续改进。例如，“开发原型V1”可能涉及基本功能，“开发原型V2”可能包括用户反馈改进，而“开发原型V3”则会完善最终设计。这种方法确保了逐步增强和更好的质量控制。
为每个任务分配资源，以明确责任并确保资源可用性。定义里程碑，以标记重要的项目阶段，例如“设计完成”、“开发完成”和“项目启动”。估算每个任务的时间和成本，以帮助规划项目时间表和预算。
创建一个层次结构以可视化地组织任务。使用像看板这样的工具来表示这种层次结构，有助于更好地理解和管理项目的范围和复杂性。
WBS计划通过提供清晰、结构化的项目视图来改善组织。它将项目分解为可管理的任务，促进有效的跟踪和管理。增强的沟通确保所有团队成员理解他们的角色和责任。
通过WBS实现有效的资源分配，防止资源过度分配或未充分利用。它还允许准确跟踪进度，使得更容易监控项目计划的进展并及早解决问题。
总之，一个精心制定的WBS计划对于成功的项目管理至关重要。它提供了清晰度，增强了沟通，确保了有效的资源利用，并最终导致项目的成功完成。
任务优先级策略
首先：为什么要优先考虑？
因为资源是稀缺的。
我们永远没有足够的时间、金钱、人员或心理健康来完成项目（或世界！）对我们的所有要求。
这意味着我们必须妥协。我们必须做出价值判断。什么更重要，什么不那么重要？什么需要现在完成，什么可以稍后完成，或者也许根本不需要完成？
最后一点非常重要。作为项目经理，我们常常会陷入“交付”模式，以至于忘记我们为什么要做这个项目。
这意味着我们过于关注输出而不是结果。我们把项目当作一个大型的复选框勾选练习，而不是试图理解我们想要创造的未来。
这就是为什么有时看着一项工作并决定它不再必要并应该被削减是可以的。
然而，这需要勇气，尤其是在涉及合同和客户时。然而，从长远来看，做正确的事情符合每个人的利益。
好的，现在我们知道我们将被迫优先考虑，但我们如何实际在看板上做到这一点？
假设你已经优先考虑，现在你想让团队的其他成员明确你的优先事项。
你可以简单地在你的流程中创建一个新列（记住，我们说过你应该灵活处理你的流程！），称为“优先事项”，并将所有优先事项放在该列表中。
接下来，将它们标记或用红色标记，因为每个人都将这种颜色与紧急性和重要性联系在一起。标记它们很重要，因为当这些工作项移动到“进行中”或“审核中”时，它们将不再在“优先事项”列表中，因此你需要其他东西来清楚地标记它们为优先事项。
结论
看板是项目管理中不可或缺的工具。它们提供清晰的视觉透明度，改善工作流程管理，增强协作，减少认知负担。通过将项目分解为可管理的任务和可视化阶段，团队可以快速识别瓶颈并不断优化其流程。
如果你想体验看板的变革力量，可以考虑尝试Blue。我们的平台旨在使项目管理直观且有效。
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