根据我们对 Blue 上数十万个项目的分析，发现最有用的项目管理自动化。
如今，拥有一个强大的项目管理平台是必不可少的。发生的事情太多，无法依赖 Excel 表格、便利贴和电子邮件线程。
也就是说，实施一个强大的项目管理平台只是战斗的一半。另一半是实际有效地利用它。这就是创造力和战略思维发挥作用的地方，使您的团队能够显著提高生产力和效率。
Blue 的一个最具变革性的功能是其强大的自动化能力。
自动化非常强大，因为它们简化了重复的任务，节省了宝贵的时间，并确保您的工作流程的一致性。
通过自动化常规流程，项目经理可以将注意力从琐碎的细节转移到项目的更战略性元素上，例如规划、解决问题和团队协调。
我们在本文中的目标是展示我们通过对数十万个项目的分析所识别的一些最受欢迎和最有用的项目自动化。这些示例将说明自动化如何显著增强您的项目管理工作，使您能够更聪明地工作并取得更好的结果。
继续阅读，发现可以彻底改变您与 Blue 合作方式的顶级项目管理自动化。
标记为完成的项目管理自动化
这可能是您可以在 Blue 中创建的最基本的自动化之一，但也是一个可以为您节省大量时间的自动化。
基本上，每当您将记录或任务标记为完成时，此自动化会将其移动到“已完成”列表。相反，如果您将任务移动到“已完成”列表，它会自动将其标记为完成。
这是一个完美的例子，展示了即使是小型自动化也可以非常有效。想想看：在一个企业的一年中，成千上万甚至数万的任务需要被跟踪，并且希望大多数任务都能被标记为完成。虽然将某个任务标记为完成可能只需几秒钟，但这可以累积到每年数小时的您不需要采取的行动。
通过自动化这个简单的过程，您可以节省大量时间，并确保您的任务列表始终保持最新，而无需额外的努力。这个小型自动化可以导致更一致的项目跟踪，并使您能够专注于工作中更重要的方面。
自动化详细信息：
- 触发器： 记录被标记为完成
- 操作： 将记录移动到“已完成”列表
还有：
- 触发器： 记录被移动到“已完成”列表
- 操作： 将记录标记为完成
逾期任务通知项目管理自动化
项目管理中最大的挑战之一是项目往往比计划的时间更长。延迟不会一次性发生；它们是逐渐发生的，日复一日。每天，可能会有一些小事情被忽略，这些小的延迟会累积，最终导致重大的延误，可能会超出原定计划几周甚至几个月。
为了解决这个问题，项目经理需要一个系统，在任务逾期时提醒他们。此自动化旨在在任务的到期日过后立即通知相关团队成员，确保逾期任务得到及时处理。
通过设置此自动化，您可以确保没有逾期任务被忽视，从而允许及时干预和调整，以保持项目的进展。这种主动的方法可以防止任务被遗漏，并增强团队成员之间的责任感。
自动化详细信息：
- 触发器： 到期日已过
- 操作： 发送电子邮件
我们建议您查看我们的指南，了解如何设置自定义电子邮件自动化，在这里您将学习如何利用您在项目中设置的各种自定义字段中的任何数据。
自动化标准操作程序（SOPs）项目管理自动化
将标准操作程序（SOPs）直接集成到您的项目管理工作流程中，可以显著提高效率和一致性。在 Blue 中实现这一目标的最强大方法之一是通过自动化标准操作程序。此自动化在记录移动到指定列表时创建详细的检查清单，确保所有必要步骤都清晰列出并分配。
自动化详细信息：
- 触发器： 记录被移动到特定列表
- 操作： 创建检查清单
Blue 提供了巨大的灵活性，允许您在触发操作中指定任何列表。这意味着每当记录被移动到您指定的列表（例如“进行中”、“审核”或“审批”）时，预定义的检查清单会自动创建。
检查清单可以根据需要详细列出，包含多个检查项，每个检查项都有自己的负责人和相对到期日。相对到期日特别有用，因为它们会根据自动化触发的时间进行调整，确保截止日期始终相关。
这个自动化特别有影响力，因为它将 SOPs 直接嵌入到您的项目管理系统中。与其将 SOPs 放在团队成员可能会忽视的单独文档中，不如将程序集成到工作流程中，以便在适当的时间促进行动。
您甚至可以将检查清单的创建与向记录添加标签关联。这允许将不同的检查清单映射到不同的标签，确保正确的程序应用于正确的任务。例如，“QA”标签可以触发 QA 检查清单，而“客户审核”标签可以触发一组不同的步骤。
通过自动化在 Blue 中嵌入 SOPs 可以显著改善项目结果。通过确保每个步骤都清晰列出并分配，您降低了错误的风险，并确保所有团队成员对需要完成的任务达成一致。这不仅节省了时间，还增强了责任感和一致性。
该自动化可以随时编辑，影响未来的自动化运行。此外，一旦创建了检查清单，可以根据需要进一步修改，提供灵活性以适应不断变化的项目要求。
跨部门协作自动化
促进部门之间的有效协作对于复杂项目的成功至关重要。实现这一目标的一种有效方法是自动化在项目之间复制相关记录，而不让团队成员访问其他部门的所有细节。
自动化详细信息：
- 触发器： 记录被移动到特定列表
- 操作： 将记录复制到另一个项目
Blue 允许您在触发操作中指定任何列表，使此自动化高度可定制。每当记录被移动到指定列表（例如“待审核”）时，它会自动复制到另一个项目，以便相关部门可以采取行动。这确保了信息的无缝共享，而不会妨碍数据安全或使团队成员不必要地超负荷。
通过使用此自动化，您可以确保关键任务和信息在部门之间高效共享。
为了清晰起见，让我们举几个例子。
假设一个营销部门需要审核创意团队的设计。与其授予营销部门对创意项目的完全访问权限（这可能会让他们淹没在过多信息中），您可以简单地设置一个自动化，将设计记录复制到专门用于营销设计审核的项目中。营销团队可以被通知进行审核，当他们完成审核后，该项目可以被复制或移动回原始项目。
现在，考虑开发和 QA 团队。当开发团队完成需要测试的功能时，与其授予 QA 团队对开发项目的完全访问权限，您可以设置一个自动化。一旦功能记录被移动到“准备 QA”列表，该自动化会将其复制到 QA 项目中。这样，QA 团队可以立即获得必要的细节并开始测试。一旦 QA 团队完成测试，他们可以更新记录，信息可以无缝集成回开发项目。这使得开发人员能够专注于他们可以实际处理的任务，QA 团队也是如此。
此自动化通过确保相关信息及时准确地共享，增强了跨部门的协作。它允许各部门无缝合作，同时保持对项目细节访问的控制。这种方法改善了协调，减少了误沟通，并确保所有参与者都拥有有效执行任务所需的信息。
高优先级任务升级自动化
在任何项目中，总有一些任务需要立即关注和迅速行动。这些高优先级任务可能会显著影响项目的整体进展和成功，因为它们处于项目的关键路径上。确保这些关键任务得到及时处理至关重要，这就是高优先级任务升级自动化发挥作用的地方。
自动化详细信息：
- 触发器： 标签被添加到记录（高优先级）
- 操作： 分配给某人，发送电子邮件
Blue 允许您向任何记录添加高优先级标签，使其立即显得需要紧急关注。一旦添加了此标签，自动化就会启动，将任务分配给特定的团队成员，并发送电子邮件通知他们新的高优先级任务。我们建议为此标签选择鲜红色！
想象一下，您正在管理一个有多个正在进行的任务的项目。其中一个任务由于不可预见的问题或客户需求的变化突然变得至关重要。与其手动通知和分配此任务，不如简单地向记录添加一个“高优先级”标签。
一旦添加了标签，自动化就会将任务分配给负责处理紧急问题的指定团队成员，并向他们发送电子邮件通知。这确保了高优先级任务立即被看到并得到处理，防止任何可能危及项目的延误。
此自动化非常有效，原因有几个：
- 立即关注： 高优先级任务立即引起相关团队成员的注意，确保迅速行动。
- 提高效率： 通过自动化分配和通知过程，您节省了时间并减少了沟通差距的风险。
- 改善责任感： 自动分配任务确保责任明确，团队成员清楚需要做什么。
- 更好的问题管理： 通过及时处理高优先级任务，您可以防止小问题升级为更大的问题，从而维护项目的整体健康。
结论
我们希望这篇文章能为您提供有关可以利用的具体自动化的想法，以便为您的项目和组织服务。Blue 中的自动化是强大的工具，可以简化您的工作流程，节省时间，并确保您的团队专注于战略任务，而不是被日常活动所困扰。通过实施这些自动化，您可以提高效率，改善责任感，并取得更好的项目结果。
为了进一步加深您的理解，并充分利用 Blue 中的项目管理自动化，我们鼓励您探索以下资源：
通过探索这些资源，您可以更深入地了解如何有效地使用 Blue 中的自动化来优化您的项目管理流程。无论是通过自动化任务分配、发送通知还是集成跨部门工作流程，可能性都是无穷无尽的。
感谢您的阅读，我们期待看到您如何利用这些强大的工具将您的项目管理提升到一个新的水平。请记住，如果您有任何问题、想法或反馈，随时可以通过 support@blue.cc 联系 Blue 团队。