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提案请求（RFP）是各类企业和组织用来确保选择最佳合作伙伴以完成任何不在内部处理的任务和项目的关键工具。

正确结构化的RFP的好处在于，它减少了购买过程中的风险，并创建了一个清晰的平台来评估可用的不同选择。从卖方的角度来看，它提供了对买方需求和目标的直接理解，并确保通常耗时且令人沮丧的反复谈判被最小化。

在Blue之前，我们经营了一家代理机构，已经回应了数百份来自政府组织、非政府组织、大型跨国企业到初创公司和小型地方公司的RFP。同时，我们还帮助客户在涉及数百万美元的复杂、关键任务的购买决策中导航。

本指南基于这些经验，旨在：

• 创建一个引人注目的商业案例，说明花时间撰写详尽的RFP几乎总是明智的选择。
• 向我们现有的客户群解释他们在创建RFP时应遵循的流程。
• 为我们当前和未来的供应商和合作伙伴提供关于我们如何做出购买决策的见解。

为什么选择RFP？

使用RFP进行结构化购买流程的核心思想与更随意的购买流程相比，是为了做出更高质量的决策。

就这样。

RFP之所以能在选择各种服务和产品时促进更好的决策，是因为它迫使购买组织深入思考他们的目标和需求，并为他们提供了一种客观的方式来比较多个替代方案。

让多个供应商使用完全相同的信息进行工作，使买方能够进行“同类比较”——这与一个非结构化的过程不同，在这种过程中，每个供应商只是根据对需求的松散理解提出他们的解决方案或产品。

RFP的结构。

一个结构良好的RFP将做到以下几点：

• 清楚地说明所需内容以及不需要的内容。
• 为潜在供应商提供对购买目标和关键成功结果的明确理解。
• 回答常见问题。
• 清晰指明评估标准和购买流程的时间表，以免浪费任何人的时间。

我们推荐的专业服务购买结构和实现上述目标的方式如下：

引言。

• 关于公司。提供公司简要概述，包括地理区域、主要服务/产品、历史等。
• RFP的目的与目标。说明发送RFP的原因。
• 关键利益相关者。列出将评估RFP的利益相关者，并注明是否有最终决策者。
• 时间表与提交。列出所有重要任务、日期和时间，说明某些行动必须在何时进行或完成。
• 评估标准。提供您将用于评估提案的标准列表，以及您计划如何权衡每个组成部分。

项目概述。

• 工作范围。高层次列出您期望供应商执行的活动类型。
• 关键要求。尽可能详细地列出项目的要求。
• 不在范围内。明确您期望供应商不做的事项。
• 其他考虑。提供与项目相关的其他考虑。
• 常见问题。如果在内部讨论中经常出现问题，请在此列出。

提案格式与指南。

‍本节应说明您期望从供应商处收到的提案的确切格式和组成。

购买流程。

• 创建RFP。 确保参与项目的每个人都知道正在创建此文档，并征求他们对关键点的意见。
• 选择初步评估的供应商。 向合作组织和朋友询问，并对本地和国际选项进行研究。在可能的情况下，尝试包括一个“黑马”：即不是您在第一次审查时会考虑的合作伙伴，但可能为您的项目提供有趣的角度、视角或解决方案。
• 筛选供应商以发送RFP。 联系每个供应商并要求提供公司资质。注意关键细节，例如他们的响应速度、演示的质量以及他们在初次通话或会议中提出的问题类型。一旦您筛选出供应商，就发送RFP。
• 问答会议。 邀请供应商提出有关提案的问题，或安排电话/会议以解决复杂问题。始终详细记录问题。我们的建议是创建一个在线共享文档（如Google文档），与所有供应商共享，并在其中更新所有问题和答案，以便每个人都在相同的共享理解下进行提案。
• 审查草拟提案（可选）。 如果您有内部能力，邀请供应商在最终提交前一周向您发送草拟提案。如果他们接受了这个提议，那是个好兆头。请在24到48小时内将带有评论的提案发回。
• 评分最终提案。 一旦您收到最终提案，请仔细审查每一份，并根据评估标准为每个供应商打分。在可能的情况下，允许供应商通过电话会议或面对面会议展示他们的提案。
• 通知所有人。 一旦您确定了决策并获得高级利益相关者的批准，请通知所有供应商结果。对于未中标的供应商，考虑进行跟进电话或会议，解释他们未获胜的原因、与其他供应商的排名以及他们如何在未来的投标中改进。这对供应商来说是非常感激的，并以积极的方式结束关系——您永远不知道将来是否会与他们合作。
• 启动项目。 一旦您找到了理想的项目合作伙伴，就该开始行动并专注于执行。

关于RFP的常见问题。

谁应该撰写RFP？

理想情况下，应该是将管理与所选供应商或合作伙伴关系的人。RFP在由一个人撰写时效果最佳：虽然其他团队成员可以审查和评论文档的不同版本，但重要的是由一个人对RFP的质量和准确性承担全部责任。如果团队没有经验、项目非常技术性，或者共识是客观的第三方更合适，那么您可以聘请像Mäd这样的专业顾问来指导购买流程。

RFP的典型时间表是什么？

这再次取决于您所在的行业和提议项目的复杂性。一般来说，您应该设定从提案发送之日起2到4周的最终响应时间。

您应该接受草拟提案以获取反馈吗？

允许供应商发送草拟提案并返回带有评论的版本，可以确保最终提案的质量显著提高。然而，根据参与投标的供应商数量，这可能会显著增加购买团队的工作量。如果他们没有时间充分审查草拟提案并提供有意义的反馈，那么就没有必要将此步骤添加到流程中。

应该选择多少供应商？

这也与购买团队的工作量有关。您要求回复RFP的供应商越多，您在回答问题、与他们进行电话和会议以及评估最终提案时的工作就越多。此外，聪明的供应商通常会询问还有多少其他供应商在投标，如果数量过多，他们通常会拒绝投标，因为在提案上花费的时间与获胜的机会之间的风险回报比不合理。通常，选择3到5个供应商是合适的，但在大型组织中，您可能需要与采购部门核实任何特定规则，因为他们可能有合规目的所需的最低投标者数量。

我应该包括预算吗？

这是一个有争议的话题，双方都有几个很好的论点。包括一个指示性预算范围或最高预算是积极的，因为这将立即允许供应商自我选择是否投标，并且这也可以为您和您的团队节省时间，因为您不会评估最终提案价格远高于您的最高预算的供应商。然而，如果这是一个复杂的购买（即定制软件开发）或更适合于时间和材料的参与模型而非固定价格的项目，那么包括任何具体预算可能不是一个好主意。如果这是您第一次购买这种类型的服务，您可能没有足够的信息或经验来准确设定预算，您可以让各种供应商的提案帮助您更好地理解市场定价。

评估标准中应该包含什么？

这取决于您最看重理想供应商的哪些方面。如果项目比较紧急，那么应该更重视供应商的时间表和立即开始的可用性。如果这是一个更长期的战略项目，那么您应该更重视以往经验、团队简历和案例研究。您可以看到下面两个具有不同标准和权重的示例：

谁应该参与评分过程？

所有从一开始就参与购买过程并与供应商进行过对话和会议的人。未深入参与该过程的高级利益相关者也可以被邀请评估提案并进行评分，或者他们可能只希望审查最终评分以帮助他们做出最终决定。此外，内部和外部的主题专家也可以被招募来帮助评分。例如，市场传播团队可能会请IT部门的一名成员来帮助评估CRM软件选择。

如何为供应商评分？

对于每个评估标准，您应给予一个从0到该特定标准允许的最高分的评分。参与购买过程的每个人都应私下评估每个供应商，而不与其他团队成员分享他们的评分。然后，购买团队应同时分享他们的评分，并取总分的平均值，以根据所有评估标准为每个供应商提供最终总分。您可以根据评分对供应商进行排名。

结论。

我们希望本指南能帮助您理解结构良好的RFP在关键购买决策中的重要性。在现代商业世界中，任何组织单独工作都是罕见的，因此能够持续选择高效的专业合作伙伴比以往任何时候都更为重要。