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Tenemos un objetivo ambicioso: Construir una plataforma que pueda abordar cualquier proceso imaginable.

Organizaciones

Una organización de Blue es un contenedor de nivel superior para todos los espacios de trabajo, listas, registros, campos personalizados y otras características. Un usuario puede ser parte de múltiples organizaciones de Blue y cambiar entre ellas sin problemas.

Para mayor comodidad, la campana de notificaciones funciona en todas las organizaciones, por lo que no tiene que cambiar de organización para ver si ha sucedido algo nuevo o si lo han mencionado.

No hay un inicio de sesión separado para cada organización, simplemente inicia sesión y Blue mostrará todas las organizaciones de las que forma parte.

Espacios de trabajo

Los espacios de trabajo están diseñados para contener un proceso o proyecto específico. Los espacios de trabajo en Blue forman el marco fundamental para organizar usuarios y datos, segmentando efectivamente diferentes áreas de trabajo y colaborando dentro de la plataforma. Cada espacio de trabajo de Blue es un contenedor para registros, campos personalizados, automatizaciones, archivos y usuarios. Un espacio de trabajo es completamente independiente, solo los usuarios específicamente invitados al proyecto pueden ver los datos y colaborar. Una cuenta de Blue puede tener un número ilimitado de proyectos.

La ventaja clave de usar espacios de trabajo para administrar su trabajo frente a tácticas como el correo electrónico y los chats grupales es que termina con un registro claro de todo lo que ha sucedido, y si los miembros existentes del equipo se van, los nuevos miembros del equipo pueden ver fácilmente qué sucedió, cuándo y por qué.

Cada espacio de trabajo en Blue puede variar significativamente en naturaleza y duración, acomodando diversas necesidades organizacionales. Puede archivar fácilmente los espacios de trabajo una vez completados y luego se congelan en el tiempo, por lo que puede regresar fácilmente meses o años después para encontrar información específica o descargar archivos.

Hay dos formas de pensar sobre los espacios de trabajo en Blue:

1. Procesos: Estos se caracterizan por su naturaleza continua, carecen de una fecha de finalización definitiva pero requieren gestión y organización consistentes. Estos pueden incluir actividades como operaciones de servicio al cliente, mesas de ayuda basadas en tickets, seguimiento de ventas, procesos de reclutamiento y más. Estos proyectos

2. Proyectos: Por otro lado, el proyecto típico tiene fechas claras de inicio y fin, a menudo enfocado en objetivos o eventos específicos. Los ejemplos incluyen el lanzamiento de un evento, una renovación de marca o un proyecto de diseño de sitio web. Dichos proyectos suelen estar orientados a objetivos, con objetivos y cronogramas definidos. A menudo serán archivados una vez que el proyecto esté completo.

Hemos escrito en profundidad sobre esto:

Proyectos vs Procesos

Aprenda la diferencia entre un proyecto y un proceso

Listas

Creemos que todo es un proceso y que los buenos procesos llevan a buenos resultados predecibles.

Si bien la idea de los procesos empresariales puede sonar intimidante, ¡creemos que esto debería ser simple! La mejor manera de crear procesos en Blue es usar una combinación de Listas y Automatizaciones.

Cada lista que crea en Blue representa un paso distinto en su proceso. Veamos algunos ejemplos:

Ventas

• Prospecto No Calificado: Identificación inicial de clientes potenciales que pueden tener necesidad del producto.
• Calificación: Evaluar el ajuste y el nivel de interés del prospecto para asegurar que se alineen con la oferta del producto.
• Escribiendo Propuesta: Desarrollar una propuesta personalizada que describe la propuesta de valor y los detalles específicos del producto.
• Propuesta Enviada: Enviar la propuesta completa al prospecto para su revisión y consideración.
• Negociaciones Finales: Participar en discusiones para finalizar términos, abordar inquietudes y llegar a un acuerdo mutuo.
• Cerrado Ganado: Asegurar exitosamente un trato con el prospecto, lo que lleva a una nueva relación con el cliente.
• Cerrado Perdido: Reconocer la decisión del prospecto de no proceder con la oferta en este momento.

Incorporación de clientes para SaaS

• Contacto Inicial: Establecer el primer punto de comunicación con el nuevo cliente.
• Demostración del Producto: Mostrar las características y capacidades del producto al cliente.
• Activación de Prueba Gratuita: Configurar un acceso temporal y sin costo al producto para que el cliente lo explore.
• Recopilación de Comentarios: Recopilar impresiones iniciales y sugerencias del cliente durante o después del período de prueba.
• Discusión de Suscripción: Discutir varias opciones de suscripción y finalizar la elección del cliente.
• Incorporación Completa: Completar todos los pasos necesarios para integrar completamente al cliente en el uso del producto.
• Seguimiento para Mejoras Futuras: Mantener comunicación continua para soporte y actualizaciones sobre nuevas características.

Desarrollo de productos de software

• Ideas: Recopilar y generar conceptos innovadores para el desarrollo potencial de productos.
• Backlog (Largo Plazo): Compilar y priorizar ideas y características para exploración e implementación futuras.
• Especificación y Diseño: Detallar especificaciones y diseñar la arquitectura del producto y la experiencia del usuario.
• Backlog (Corto Plazo): Organizar y programar tareas y características inmediatas para el próximo ciclo de desarrollo.
• En Progreso: Desarrollar activamente el producto, incluyendo codificación y pruebas iniciales de características.
• Revisión de Código: Evaluar y refinar el código para calidad, rendimiento y adherencia a estándares.
• Entorno de Desarrollo: Probar el producto en un entorno de desarrollo para identificar y corregir problemas y para disponibilidad del equipo más amplio.
• Entorno Beta: Implementar el producto en un entorno beta para pruebas y comentarios de usuarios del mundo real con clientes seleccionados.
• Enviado: Lanzar oficialmente el producto completamente desarrollado y probado a todos los clientes

Contratación

• Solicitudes Recibidas: Recopilar y organizar solicitudes de candidatos potenciales.
• Selección de Candidatos: Revisar solicitudes para preseleccionar candidatos basándose en calificaciones y ajuste.
• Entrevista Inicial: Realizar entrevistas preliminares para evaluar la idoneidad e interés de los candidatos.
• Evaluación de Habilidades: Evaluar las habilidades específicas de los candidatos a través de pruebas o tareas prácticas.
• Entrevista Final: Participar en entrevistas en profundidad con los mejores candidatos, a menudo incluyendo al equipo o la alta dirección.
• Extensión de Oferta: Presentar al candidato seleccionado una oferta de trabajo formal.
• Incorporación del Candidato: Integrar al nuevo empleado en la empresa a través de sesiones de orientación y capacitación.

Como muestran estos ejemplos, esto proporciona una vista panorámica de todo el proceso, con varios registros fluyendo a través de él.

En cada ejemplo, los registros representan diferentes conceptos:

1. En Ventas, los registros significan un prospecto.
2. En la Incorporación de clientes para SaaS, los registros significan un cliente.
3. En el Desarrollo de productos de software, los registros significan una característica.
4. En Contratación, los registros significan un candidato.

Luego puede usar Automatizaciones para hacer que algo suceda durante pasos específicos en el proceso. El disparador más común para las automatizaciones es cuando un registro se mueve a un paso específico en el proceso. Luego puede hacer que Blue realice automáticamente una variedad de acciones. Aquí hay algunos ejemplos:

1. Crear una lista de verificación de POS: Blue puede crear listas de verificación preestablecidas basadas en sus POS
2. Asignar a alguien: Asignar a un individuo específico para que se responsabilice de una tarea o registro dentro de su proceso.
3. Establecer una fecha de vencimiento relativa: Establecer automáticamente una fecha de vencimiento para una tarea relativa a un paso o evento particular en su proceso.
4. Etiquetar: Aplicar etiquetas relevantes a los registros para ayudar con la organización y categorización.
5. Enviar una notificación de correo electrónico personalizada: Cuando se cumplen condiciones específicas dentro de su proceso, activar el envío automatizado de una notificación por correo electrónico personalizada.

Registros

Los Registros son los bloques de construcción fundamentales que forman la base de la funcionalidad del sistema y la organización de datos. Los registros son altamente versátiles y se pueden renombrar para adaptarse a sus necesidades específicas, lo que les permite representar una amplia gama de entidades. Ya sea rastreando interacciones con clientes, contando registros de ventas, administrando hitos de proyectos o catalogando artículos de inventario, los registros en Blue se pueden adaptar para encapsular prácticamente cualquier tipo de información que requiera. Esta flexibilidad asegura que Blue se pueda adaptar para ajustarse a diversos procesos empresariales y necesidades operativas, haciendo de los registros una herramienta poderosa para organizar y administrar datos críticos.

Una ventaja clave de usar registros en Blue es que sirven como un repositorio único y centralizado para toda la información relevante. Blue se convierte en su fuente de referencia para información precisa y actualizada al capturar datos dentro de los registros.

Esto elimina la búsqueda de información necesaria a través de documentos dispersos, hojas de cálculo o correos electrónicos. Tener una única fuente de verdad asegura la consistencia de los datos, reduce la duplicación y agiliza la comunicación entre los miembros del equipo.

Campos

Los registros se pueden personalizar fácilmente para capturar los puntos de datos específicos relevantes para su proyecto o proceso. Blue le permite crear campos personalizados para almacenar información adicional más allá de los campos estándar como título, asignado, fecha y etiquetas. Los campos personalizados pueden ser de varios tipos, como texto, número, menú desplegable o incluso referencia a otros registros, lo que le permite crear un modelo de datos estructurado que se alinee perfectamente con sus requisitos.

Campos predeterminados

Todos los registros contienen los siguientes campos:

• Nombre: Este es el título o descripción breve que identifica el registro. Ayuda a reconocer y distinguir rápidamente entre diferentes registros en un proyecto.
• Asignado: La persona o miembro del equipo que es responsable de gestionar o completar el trabajo asociado con este registro. Asignar un registro garantiza claridad sobre la propiedad y la responsabilidad.
• Fecha: Este campo le permite establecer fechas de vencimiento, fechas de inicio o cualquier otra información de línea de tiempo relevante para el registro. El seguimiento de fechas ayuda con la programación, priorización y monitoreo del progreso del registro.
• Etiquetas: Estas son etiquetas o categorías que se pueden aplicar a los registros. Etiquetar registros permite filtrar, agrupar y organizar más fácilmente basándose en atributos como prioridad, tipo o departamento.
• Dependencias: Las dependencias definen relaciones entre registros, estableciendo una jerarquía u orden en el que deben completarse. Por ejemplo, puede marcar un registro como "bloqueando" a otro, lo que significa que el registro bloqueado no se puede terminar hasta que el que bloquea esté hecho.
• Descripción: Este campo de texto de forma libre le permite agregar información detallada, contexto o instrucciones relacionadas con el registro. La descripción ayuda a explicar exhaustivamente el propósito, los requisitos u otros detalles relevantes del registro.

Campos personalizados

Blue ofrece la capacidad de agregar campos personalizados a sus registros. Estos campos le permiten capturar datos específicos importantes para su proyecto o negocio. Los campos personalizados le permiten almacenar cualquier información, como números de ventas, detalles de stock o actualizaciones de proyectos, asegurando que sus registros coincidan con sus necesidades únicas. Al configurar su estructura de datos, puede adaptar los registros de Blue para servir mejor a los requisitos de su negocio.

Campos personalizados

Vistas

Además de los registros en sí, Blue proporciona una variedad de vistas que le permiten visualizar e interactuar con los datos de su proyecto de diferentes maneras. Estas vistas ofrecen perspectivas y capacidades únicas para adaptarse a las diversas necesidades de su equipo y flujos de trabajo.

• Vista de tablero: El tablero predeterminado estilo kanban le permite estructurar su proceso organizando registros en listas que representan cada etapa o paso.
• Vista de calendario: Esta perspectiva basada en calendario facilita el seguimiento de fechas de vencimiento, horarios y relaciones temporales entre sus registros.
• Vista de base de datos: Esta vista presenta sus registros en una tabla interactiva estilo hoja de cálculo, permitiendo capacidades poderosas de filtrado, clasificación y edición masiva para administrar grandes conjuntos de datos.
• Vista de línea de tiempo: La línea de tiempo estilo diagrama de Gantt le brinda una descripción visual de sus registros mostrados cronológicamente, lo que simplifica el seguimiento de horarios, plazos y dependencias.
• Vista de mapa: Esta vista geográfica traza registros con datos de ubicación en un mapa interactivo, desbloqueando conocimientos únicos basados en relaciones y patrones espaciales.
• Vista de lista: Al proporcionar una interfaz de lista de verificación simplificada, la Vista de lista simplifica el seguimiento progresivo a través de procesos de múltiples pasos.

Esta variedad de vistas le permite elegir la visualización más adecuada para las necesidades específicas de su proyecto, ya sea gestión de flujo de trabajo estilo kanban, programación basada en calendario o análisis de datos tipo hoja de cálculo.

Roles de usuario

El sistema de gestión de usuarios de Blue está diseñado para proporcionar control granular sobre el acceso y los permisos dentro de cada proyecto. Los usuarios pueden ser asignados a diferentes roles, cada uno con su propio conjunto de capacidades y restricciones.

• Administradores de proyecto: Este es el rol de más alto nivel, que otorga control total sobre la configuración, los datos y la gestión de usuarios del proyecto. Los administradores de proyecto pueden crear roles personalizados, asignar permisos y tener acceso sin restricciones.
• Miembros del equipo: Los usuarios con el rol de Miembro del equipo tienen amplias capacidades para contribuir al proyecto, incluyendo crear registros, editar detalles y administrar el flujo de trabajo. Sin embargo, están limitados en acciones como eliminar el proyecto o acceder a configuraciones administrativas.
• Clientes: El rol de Cliente está diseñado para partes interesadas externas, como clientes o socios, que deben proporcionar comentarios y mantenerse informados sobre el progreso del proyecto. Los clientes pueden ver registros y agregar comentarios, pero no pueden hacer cambios estructurales al proyecto.
• Solo comentarios: Este rol permite a los usuarios participar en discusiones agregando comentarios, pero no pueden crear, editar o eliminar ningún registro o elemento del proyecto.
• Solo vista: Los usuarios con el rol de Solo vista pueden ver todos los datos del proyecto, pero están restringidos de hacer cualquier modificación o contribuir al flujo de trabajo.

Además de los roles de usuario predefinidos, Blue permite a los Administradores de proyecto crear Roles de usuario personalizados que se pueden adaptar a las necesidades específicas de su organización o proyecto. Esto permite un control detallado sobre los permisos y niveles de acceso.

Al aprovechar los roles de usuario personalizados, los Administradores de proyecto pueden crear una estructura de permisos personalizada que se alinee con los requisitos únicos de su organización, flujos de trabajo y dinámicas de equipo. Esta flexibilidad asegura que cada usuario opere dentro de un entorno seguro y apropiado, contribuyendo al éxito del proyecto.

• Permisos granulares: Al crear un rol personalizado, los Administradores de proyecto pueden elegir qué acciones y características puede acceder el rol. Esto incluye la capacidad de ver, editar o eliminar registros, así como administrar elementos específicos del proyecto como listas, campos personalizados y automatizaciones.
• Acceso consistente entre usuarios: Los roles personalizados se pueden asignar a múltiples miembros del equipo, asegurando que un grupo de usuarios tenga el mismo nivel de permisos y capacidades dentro del proyecto. Esto ayuda a mantener la consistencia y claridad sobre las responsabilidades de cada usuario.
• Visibilidad restringida de registros: Una característica poderosa de los roles personalizados es la capacidad de limitar la visibilidad de un usuario solo a los registros que tienen asignados. Esto agiliza los flujos de trabajo y reduce la carga cognitiva al garantizar que los usuarios solo vean la información relevante para su trabajo.
• Colaboración controlada: Los roles personalizados también determinan la capacidad de un usuario para invitar nuevos miembros al proyecto. Este control ayuda a los Administradores de proyecto a gobernar quién puede expandir el equipo y mantener la supervisión de los niveles de acceso del proyecto.

Al aprovechar los roles de usuario personalizados, los Administradores de proyecto pueden crear una estructura de permisos personalizada que se alinee con los requisitos únicos de su organización, flujos de trabajo y dinámicas de equipo. Esta flexibilidad asegura que cada usuario opere dentro de un entorno seguro y apropiado, contribuyendo al éxito del proyecto.

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