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Nous avons un objectif ambitieux : Construire une plateforme capable de gérer tout processus imaginable.

Organisations

Une organisation Blue est un conteneur de niveau supérieur pour tous les espaces de travail, listes, enregistrements, champs personnalisés et autres fonctionnalités. Un utilisateur peut faire partie de plusieurs organisations Blue et basculer facilement entre elles.

Pour plus de commodité, la cloche de notifications fonctionne à travers les organisations, vous n'avez donc pas à changer d'organisation pour voir s'il y a quelque chose de nouveau ou si vous avez été mentionné.

Il n'y a pas de connexion séparée pour chaque organisation, vous vous connectez simplement et Blue affichera toutes les organisations dont vous faites partie.

Espaces de travail

Les espaces de travail sont conçus pour contenir un processus ou un projet spécifique. Les espaces de travail dans Blue forment le cadre fondamental pour organiser les utilisateurs et les données, segmenter efficacement les différentes zones de travail et collaborer au sein de la plateforme. Chaque espace de travail Blue est un conteneur pour les enregistrements, les champs personnalisés, les automatisations, les fichiers et les utilisateurs. Un espace de travail est entièrement autonome, seuls les utilisateurs spécifiquement invités au projet peuvent voir les données et collaborer. Un compte Blue peut avoir un nombre illimité de projets.

L'avantage clé d'utiliser des espaces de travail pour gérer votre travail par rapport à des tactiques telles que les emails et les discussions de groupe est que vous obtenez un enregistrement clair de tout ce qui s'est passé, et si des membres de l'équipe existants partent, les nouveaux membres de l'équipe peuvent facilement voir ce qui s'est passé quand — et pourquoi.

Chaque espace de travail dans Blue peut varier considérablement en nature et en durée, s'adaptant à divers besoins organisationnels. Vous pouvez facilement archiver les espaces de travail une fois terminés et ils sont alors figés dans le temps, vous pouvez donc facilement revenir des mois ou des années plus tard pour trouver des informations spécifiques ou télécharger des fichiers.

Il existe deux façons de penser aux espaces de travail dans Blue :

1. Processus : Ils sont caractérisés par leur nature continue, sans date de fin définitive mais nécessitant une gestion et une organisation constantes. Cela peut inclure des activités comme les opérations de service client, les centres d'assistance basés sur des tickets, le suivi des ventes, les processus de recrutement, et plus encore.

2. Projets : D'autre part, le projet typique a des dates de début et de fin claires, souvent axé sur des objectifs ou des événements spécifiques. Les exemples incluent le lancement d'un événement, une refonte de marque ou un projet de conception de site web. Ces projets sont généralement orientés vers des objectifs, avec des objectifs et des échéances définis. Ils seront souvent archivés une fois le projet terminé.

Nous avons écrit en profondeur à ce sujet :

Projets vs Processus

Apprenez la différence entre un projet et un processus

Listes

Nous croyons que tout est un processus et que de bons processus mènent à de bons résultats prévisibles.

Bien que l'idée de processus d'affaires puisse sembler intimidante, nous pensons que cela devrait être simple ! La meilleure façon de créer des processus dans Blue est d'utiliser un mélange de Listes et d'Automatisations.

Chaque liste que vous créez dans Blue représente une étape distincte dans votre processus. Examinons quelques exemples :

Ventes

• Prospect non qualifié : Identification initiale de clients potentiels qui pourraient avoir besoin du produit.
• Qualification : Évaluation de l'adéquation et du niveau d'intérêt du prospect pour s'assurer qu'ils correspondent à l'offre de produit.
• Rédaction de proposition : Développement d'une proposition sur mesure qui décrit la proposition de valeur et les spécificités du produit.
• Proposition envoyée : Envoi de la proposition complétée au prospect pour examen et considération.
• Négociations finales : Engagement dans des discussions pour finaliser les conditions, répondre aux préoccupations et parvenir à un accord mutuel.
• Affaire conclue : Sécurisation réussie d'un accord avec le prospect, menant à une nouvelle relation client.
• Affaire perdue : Reconnaissance de la décision du prospect de ne pas procéder avec l'offre pour le moment.

Intégration client pour SaaS

• Contact initial : Établissement du premier point de communication avec le nouveau client.
• Démonstration du produit : Présentation des fonctionnalités et capacités du produit au client.
• Activation de l'essai gratuit : Configuration d'un accès temporaire et gratuit au produit pour que le client puisse l'explorer.
• Collecte de commentaires : Collecte des premières impressions et suggestions du client pendant ou après la période d'essai.
• Discussion sur l'abonnement : Discussion des diverses options d'abonnement et finalisation du choix du client.
• Intégration terminée : Achèvement de toutes les étapes nécessaires pour intégrer pleinement le client dans l'utilisation du produit.
• Suivi pour les améliorations futures : Maintien d'une communication continue pour le support et les mises à jour sur les nouvelles fonctionnalités.

Développement de produits logiciels

• Idées : Collecte et brainstorming de concepts innovants pour le développement potentiel de produits.
• Backlog (Long terme) : Compilation et priorisation des idées et fonctionnalités pour une exploration et une mise en œuvre futures.
• Spécifications et conception : Détail des spécifications et conception de l'architecture du produit et de l'expérience utilisateur.
• Backlog (Court terme) : Organisation et planification des tâches et fonctionnalités immédiates pour le prochain cycle de développement.
• En cours : Développement actif du produit, incluant le codage et les tests initiaux des fonctionnalités.
• Revue de code : Évaluation et raffinement du code pour la qualité, la performance et le respect des normes.
• Environnement de développement : Test du produit dans un environnement de développement pour identifier et corriger les problèmes et pour la disponibilité à l'équipe élargie.
• Environnement bêta : Déploiement du produit dans un environnement bêta pour des tests et des retours d'utilisateurs réels avec des clients sélectionnés.
• Livré : Publication officielle du produit entièrement développé et testé à tous les clients.

Recrutement

• Candidatures reçues : Collecte et organisation des candidatures de candidats potentiels.
• Sélection des candidats : Examen des candidatures pour établir une liste restreinte de candidats basée sur les qualifications et l'adéquation.
• Entretien initial : Conduite d'entretiens préliminaires pour évaluer l'adéquation et l'intérêt des candidats.
• Évaluation des compétences : Évaluation des compétences spécifiques des candidats par des tests ou des exercices pratiques.
• Entretien final : Engagement dans des entretiens approfondis avec les meilleurs candidats, incluant souvent l'équipe ou la direction supérieure.
• Extension de l'offre : Présentation au candidat sélectionné d'une offre d'emploi formelle.
• Intégration du candidat : Intégration du nouveau recruté dans l'entreprise par des sessions d'orientation et de formation.

Comme le montrent ces exemples, cela donne une vue d'ensemble de l'ensemble du processus, avec divers enregistrements qui y circulent.

Dans chaque exemple, les enregistrements représentent différents concepts :

1. Dans les Ventes, les enregistrements signifient un prospect.
2. Dans l'Intégration client pour SaaS, les enregistrements signifient un client.
3. Dans le Développement de produits logiciels, les enregistrements signifient une fonctionnalité.
4. Dans le Recrutement, les enregistrements signifient un candidat.

Vous pouvez ensuite utiliser les Automatisations pour faire en sorte que quelque chose se produise pendant des étapes spécifiques du processus. Le déclencheur le plus courant pour les automatisations est lorsqu'un enregistrement passe à une étape spécifique du processus. Vous pouvez alors faire en sorte que Blue effectue automatiquement une variété d'actions. Voici quelques exemples :

1. Créer une liste de contrôle SOP : Blue peut créer des listes de contrôle prédéfinies basées sur vos procédures opérationnelles standardisées
2. Assigner quelqu'un : Assigner un individu spécifique pour prendre la responsabilité d'une tâche ou d'un enregistrement dans votre processus.
3. Définir une date d'échéance relative : Établir automatiquement une date d'échéance pour une tâche relative à une étape ou un événement particulier dans votre processus.
4. Étiqueter : Appliquer des étiquettes pertinentes aux enregistrements pour aider à l'organisation et la catégorisation.
5. Envoyer une notification par email personnalisée : Lorsque des conditions spécifiques sont remplies dans votre processus, déclencher l'envoi automatisé d'une notification par email personnalisée.

Enregistrements

Les Enregistrements sont les éléments constitutifs fondamentaux qui forment la base de la fonctionnalité et de l'organisation des données du système. Les enregistrements sont très polyvalents et peuvent être renommés pour répondre à vos besoins spécifiques, leur permettant de représenter une large gamme d'entités. Qu'il s'agisse de suivre les interactions avec les clients, de compter les enregistrements de ventes, de gérer les jalons de projet ou de cataloguer les articles d'inventaire, les enregistrements dans Blue peuvent être adaptés pour encapsuler pratiquement tout type d'information dont vous avez besoin. Cette flexibilité garantit que Blue peut être adapté pour s'adapter à divers processus d'affaires et besoins opérationnels, faisant des enregistrements un outil puissant pour organiser et gérer des données critiques.

Un avantage clé de l'utilisation des enregistrements dans Blue est qu'ils servent de référentiel unique et centralisé pour toutes les informations pertinentes. Blue devient votre source de référence pour des informations précises et à jour en capturant des données dans des enregistrements.

Cela élimine la recherche d'informations nécessaires à travers des documents, des feuilles de calcul ou des emails dispersés. Avoir une source unique de vérité garantit la cohérence des données, réduit la duplication et rationalise la communication entre les membres de l'équipe.

Champs

Les enregistrements peuvent être facilement personnalisés pour capturer les points de données spécifiques pertinents pour votre projet ou processus. Blue vous permet de créer des champs personnalisés pour stocker des informations supplémentaires au-delà des champs standard comme le titre, l'assigné, la date et les étiquettes. Les champs personnalisés peuvent être de différents types, tels que texte, nombre, liste déroulante, ou même référence à d'autres enregistrements, vous permettant de créer un modèle de données structuré qui s'aligne parfaitement avec vos exigences.

Champs par défaut

Tous les enregistrements contiennent les champs suivants :

• Nom : C'est le titre ou la courte description qui identifie l'enregistrement. Il aide à reconnaître rapidement et à distinguer entre différents enregistrements dans un projet.
• Assigné : La personne ou le membre de l'équipe qui est responsable de gérer ou de compléter le travail associé à cet enregistrement. Assigner un enregistrement garantit la clarté sur la propriété et la responsabilité.
• Date : Ce champ vous permet de définir des dates d'échéance, des dates de début, ou toute autre information de chronologie pertinente pour l'enregistrement. Le suivi des dates aide à la planification, la priorisation et le suivi du progrès de l'enregistrement.
• Étiquettes : Ce sont des labels ou des catégories qui peuvent être appliqués aux enregistrements. L'étiquetage des enregistrements permet un filtrage, un regroupement et une organisation plus faciles basés sur des attributs comme la priorité, le type ou le département.
• Dépendances : Les dépendances définissent les relations entre les enregistrements, établissant une hiérarchie ou un ordre dans lequel ils doivent être complétés. Par exemple, vous pouvez marquer un enregistrement comme "bloquant" un autre, ce qui signifie que l'enregistrement bloqué ne peut pas être terminé tant que celui qui bloque n'est pas fait.
• Description : Ce champ de texte libre vous permet d'ajouter des informations détaillées, du contexte ou des instructions liées à l'enregistrement. La description aide à expliquer de manière complète le but de l'enregistrement, les exigences ou d'autres détails pertinents.

Champs personnalisés

Blue offre la possibilité d'ajouter des champs personnalisés à vos enregistrements. Ces champs vous permettent de capturer des données spécifiques importantes pour votre projet ou votre entreprise. Les champs personnalisés vous permettent de stocker toute information, telle que les chiffres de vente, les détails de stock ou les mises à jour de projet, garantissant que vos enregistrements correspondent à vos besoins uniques. En configurant votre structure de données, vous pouvez adapter les enregistrements de Blue pour mieux servir vos exigences d'affaires.

Champs personnalisés

Vues

En plus des enregistrements eux-mêmes, Blue fournit une variété de vues qui vous permettent de visualiser et d'interagir avec vos données de projet de différentes manières. Ces vues offrent des perspectives et des capacités uniques pour répondre aux divers besoins de votre équipe et de vos workflows.

• Vue Tableau : Le tableau de style kanban par défaut vous permet de structurer votre processus en organisant les enregistrements en listes représentant chaque étape ou phase.
• Vue Calendrier : Cette perspective basée sur le calendrier facilite le suivi des dates d'échéance, des plannings et des relations temporelles à travers vos enregistrements.
• Vue Base de données : Cette vue présente vos enregistrements dans un tableau interactif de style feuille de calcul, permettant des capacités puissantes de filtrage, de tri et d'édition en masse pour gérer de grands ensembles de données.
• Vue Chronologie : La chronologie de style diagramme de Gantt vous donne un aperçu visuel de vos enregistrements affichés chronologiquement, facilitant le suivi des plannings, des échéances et des dépendances.
• Vue Carte : Cette vue géographique place les enregistrements avec des données de localisation sur une carte interactive, débloquant des insights uniques basés sur les relations et les modèles spatiaux.
• Vue Liste : Fournissant une interface de liste de contrôle simplifiée, la Vue Liste simplifie le suivi progressif à travers des processus en plusieurs étapes.

Cette variété de vues vous permet de choisir la visualisation la plus appropriée pour vos besoins de projet spécifiques, qu'il s'agisse de gestion de workflow de style kanban, de planification basée sur le calendrier ou d'analyse de données de type feuille de calcul.

Rôles d'utilisateur

Le système de gestion des utilisateurs de Blue est conçu pour fournir un contrôle granulaire sur l'accès et les permissions au sein de chaque projet. Les utilisateurs peuvent être assignés à différents rôles, chacun avec son propre ensemble de capacités et de restrictions.

• Administrateurs de projet : C'est le rôle de plus haut niveau, accordant un contrôle total sur les paramètres du projet, les données et la gestion des utilisateurs. Les administrateurs de projet peuvent créer des rôles personnalisés, attribuer des permissions et ont un accès illimité.
• Membres de l'équipe : Les utilisateurs avec le rôle de membre de l'équipe ont de vastes capacités pour contribuer au projet, y compris la création d'enregistrements, l'édition de détails et la gestion du workflow. Cependant, ils sont limités dans des actions comme la suppression du projet ou l'accès aux paramètres administratifs.
• Clients : Le rôle Client est conçu pour les parties prenantes externes, telles que les clients ou les partenaires, qui doivent fournir des commentaires et rester informés sur l'avancement du projet. Les clients peuvent voir les enregistrements et ajouter des commentaires mais ne peuvent pas apporter de modifications structurelles au projet.
• Commentaire uniquement : Ce rôle permet aux utilisateurs de participer aux discussions en ajoutant des commentaires, mais ils ne peuvent pas créer, éditer ou supprimer des enregistrements ou des éléments de projet.
• Lecture seule : Les utilisateurs avec le rôle Lecture seule peuvent voir toutes les données du projet, mais ils sont limités pour apporter des modifications ou contribuer au workflow.

En plus des rôles d'utilisateur prédéfinis, Blue permet aux administrateurs de projet de créer des Rôles d'utilisateur personnalisés qui peuvent être adaptés aux besoins spécifiques de leur organisation ou de leur projet. Cela permet un contrôle précis sur les permissions et les niveaux d'accès.

En tirant parti des rôles d'utilisateur personnalisés, les administrateurs de projet peuvent créer une structure de permissions sur mesure qui s'aligne avec les exigences uniques, les workflows et la dynamique d'équipe de leur organisation. Cette flexibilité garantit que chaque utilisateur opère dans un environnement sécurisé et approprié, contribuant au succès du projet.

• Permissions granulaires : Lors de la création d'un rôle personnalisé, les administrateurs de projet peuvent choisir quelles actions et fonctionnalités le rôle peut accéder. Cela inclut la capacité de voir, éditer ou supprimer des enregistrements, ainsi que de gérer des éléments de projet spécifiques comme les listes, les champs personnalisés et les automatisations.
• Accès cohérent entre les utilisateurs : Les rôles personnalisés peuvent être assignés à plusieurs membres de l'équipe, garantissant qu'un groupe d'utilisateurs a le même niveau de permissions et de capacités au sein du projet. Cela aide à maintenir la cohérence et la clarté autour des responsabilités de chaque utilisateur.
• Visibilité restreinte des enregistrements : Une fonctionnalité puissante des rôles personnalisés est la capacité de limiter la visibilité d'un utilisateur uniquement aux enregistrements qui lui sont assignés. Cela rationalise les workflows et réduit la charge cognitive en s'assurant que les utilisateurs ne voient que les informations pertinentes pour leur travail.
• Collaboration contrôlée : Les rôles personnalisés déterminent également la capacité d'un utilisateur à inviter de nouveaux membres au projet. Ce contrôle aide les administrateurs de projet à gouverner qui peut étendre l'équipe et maintenir la supervision des niveaux d'accès du projet.

En tirant parti des rôles d'utilisateur personnalisés, les administrateurs de projet peuvent créer une structure de permissions sur mesure qui s'aligne avec les exigences uniques, les workflows et la dynamique d'équipe de leur organisation. Cette flexibilité garantit que chaque utilisateur opère dans un environnement sécurisé et approprié, contribuant au succès du projet.

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