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Abbiamo un obiettivo ambizioso: Costruire una piattaforma in grado di gestire qualsiasi processo immaginabile.

Organizzazioni

Un'organizzazione Blue è un contenitore di primo livello per tutti gli spazi di lavoro, elenchi, record, campi personalizzati e altre funzionalità. Un utente può far parte di più organizzazioni Blue e passare facilmente da una all'altra.

Per comodità, la campanella delle notifiche funziona attraverso tutte le organizzazioni, così non è necessario cambiare organizzazione per vedere se ci sono novità o se si è stati menzionati.

Non esiste un login separato per ogni organizzazione, basta effettuare l'accesso e Blue mostrerà tutte le organizzazioni di cui si fa parte.

Spazi di lavoro

Gli spazi di lavoro sono progettati per contenere un processo o progetto specifico. Gli spazi di lavoro in Blue costituiscono il framework fondamentale per organizzare utenti e dati, segmentando efficacemente diverse aree di lavoro e collaborando all'interno della piattaforma. Ogni spazio di lavoro Blue è un contenitore per record, campi personalizzati, automazioni, file e utenti. Uno spazio di lavoro è completamente autonomo, solo gli utenti specificamente invitati al progetto possono vedere i dati e collaborare. Un account Blue può avere un numero illimitato di progetti.

Il vantaggio chiave nell'utilizzare gli spazi di lavoro per gestire il proprio lavoro rispetto a tattiche come email e chat di gruppo è che si ottiene una registrazione chiara di tutto ciò che è accaduto, e se i membri del team esistenti se ne vanno, i nuovi membri del team possono facilmente vedere cosa è successo quando — e perché.

Ogni spazio di lavoro in Blue può variare significativamente in natura e durata, adattandosi a diverse esigenze organizzative. È possibile archiviare facilmente gli spazi di lavoro una volta completati e questi vengono congelati nel tempo, così da poter tornare indietro mesi o anni dopo per trovare informazioni specifiche o scaricare file.

Ci sono due modi di pensare agli spazi di lavoro in Blue:

1. Processi: Questi sono caratterizzati dalla loro natura continua, mancando di una data di fine definitiva ma richiedendo gestione e organizzazione costanti. Possono includere attività come operazioni di servizio clienti, helpdesk basati su ticket, monitoraggio delle vendite, processi di reclutamento e altro. Questi progetti

2. Progetti: D'altra parte, il progetto tipico ha date di inizio e fine chiare, spesso focalizzato su obiettivi o eventi specifici. Esempi includono il lancio di un evento, una revisione del branding o un progetto di design di un sito web. Tali progetti sono tipicamente orientati agli obiettivi, con obiettivi e tempistiche definiti. Saranno spesso archiviati una volta completato il progetto.

Abbiamo scritto approfonditamente su questo:

Progetti vs Processi

Scopra la differenza tra un progetto e un processo

Elenchi

Crediamo che tutto sia un processo e che buoni processi portino a risultati prevedibilmente buoni.

Mentre l'idea di processi aziendali può sembrare intimidatoria, pensiamo che dovrebbe essere semplice! Il modo migliore per creare processi in Blue è utilizzare un mix di Elenchi e Automazioni.

Ogni elenco creato in Blue rappresenta un passaggio distinto nel processo. Diamo un'occhiata ad alcuni esempi:

Vendite

• Prospect Non Qualificato: Identificazione iniziale di potenziali clienti che potrebbero avere bisogno del prodotto.
• Qualificazione: Valutazione dell'idoneità e del livello di interesse del prospect per garantire che si allinei con l'offerta del prodotto.
• Stesura Proposta: Sviluppo di una proposta personalizzata che delinea la proposta di valore e le specifiche del prodotto.
• Proposta Inviata: Invio della proposta completata al prospect per revisione e considerazione.
• Negoziazioni Finali: Partecipazione a discussioni per finalizzare i termini, affrontare le preoccupazioni e raggiungere un accordo reciproco.
• Chiuso Vinto: Assicurazione con successo di un accordo con il prospect, portando a una nuova relazione con il cliente.
• Chiuso Perso: Riconoscimento della decisione del prospect di non procedere con l'offerta in questo momento.

Onboarding Clienti per SaaS

• Contatto Iniziale: Stabilire il primo punto di comunicazione con il nuovo cliente.
• Dimostrazione del Prodotto: Mostrare le funzionalità e le capacità del prodotto al cliente.
• Attivazione Prova Gratuita: Configurare un accesso temporaneo e gratuito al prodotto per permettere al cliente di esplorarlo.
• Raccolta Feedback: Raccogliere impressioni iniziali e suggerimenti dal cliente durante o dopo il periodo di prova.
• Discussione Abbonamento: Discutere varie opzioni di abbonamento e finalizzare la scelta del cliente.
• Onboarding Completato: Completare tutti i passaggi necessari per integrare completamente il cliente nell'uso del prodotto.
• Follow-up per Miglioramenti Futuri: Mantenere una comunicazione continua per supporto e aggiornamenti su nuove funzionalità.

Sviluppo Prodotto Software

• Idee: Raccolta e brainstorming di concetti innovativi per potenziali sviluppi di prodotto.
• Backlog (Lungo Termine): Compilazione e prioritizzazione di idee e funzionalità per future esplorazioni e implementazioni.
• Specifiche & Design: Dettaglio delle specifiche e progettazione dell'architettura del prodotto e dell'esperienza utente.
• Backlog (Breve Termine): Organizzazione e programmazione di compiti e funzionalità immediate per il prossimo ciclo di sviluppo.
• In Corso: Sviluppo attivo del prodotto, inclusa la codifica e il test iniziale delle funzionalità.
• Revisione del Codice: Valutazione e perfezionamento del codice per qualità, prestazioni e aderenza agli standard.
• Ambiente di Sviluppo: Test del prodotto in un ambiente di sviluppo per identificare e risolvere problemi e per la disponibilità al team più ampio.
• Ambiente Beta: Distribuzione del prodotto in un ambiente beta per test e feedback degli utenti nel mondo reale con clienti selezionati.
• Rilasciato: Rilascio ufficiale del prodotto completamente sviluppato e testato a tutti i clienti

Assunzioni

• Candidature Ricevute: Raccolta e organizzazione delle candidature da potenziali candidati.
• Screening Candidati: Revisione delle candidature per selezionare i candidati in base a qualifiche e idoneità.
• Colloquio Iniziale: Conduzione di colloqui preliminari per valutare l'idoneità e l'interesse dei candidati.
• Valutazione Competenze: Valutazione delle competenze specifiche dei candidati attraverso test o compiti pratici.
• Colloquio Finale: Partecipazione a colloqui approfonditi con i migliori candidati, spesso includendo il team o il management superiore.
• Estensione Offerta: Presentazione al candidato selezionato di un'offerta di lavoro formale.
• Onboarding Candidato: Integrazione del nuovo assunto nell'azienda attraverso sessioni di orientamento e formazione.

Come mostrano questi esempi, questo offre una vista d'insieme dell'intero processo, con vari record che vi fluiscono attraverso.

In ogni esempio, i record rappresentano concetti diversi:

1. Nelle Vendite, i record significano un prospect.
2. Nell'Onboarding Clienti per SaaS, i record significano un cliente.
3. Nello Sviluppo Prodotto Software, i record significano una funzionalità.
4. Nelle Assunzioni, i record significano un candidato.

È quindi possibile utilizzare le Automazioni per far accadere qualcosa durante passaggi specifici del processo. Il trigger più comune per le automazioni è quando un record si sposta in un passaggio specifico del processo. È quindi possibile far eseguire automaticamente a Blue una varietà di azioni. Ecco alcuni esempi:

1. Creare una checklist SOP: Blue può creare checklist preimpostate basate sulle Sue procedure operative standard
2. Assegnare qualcuno: Assegnare un individuo specifico per assumere la responsabilità di un compito o record all'interno del processo.
3. Impostare una data di scadenza relativa: Stabilire automaticamente una data di scadenza per un compito relativa a un particolare passaggio o evento nel processo.
4. Taggare: Applicare tag rilevanti ai record per aiutare con l'organizzazione e la categorizzazione.
5. Inviare una notifica email personalizzata: Quando vengono soddisfatte condizioni specifiche all'interno del processo, attivare l'invio automatico di una notifica email personalizzata.

Record

I Record sono i blocchi fondamentali che formano la base della funzionalità del sistema e dell'organizzazione dei dati. I record sono altamente versatili e possono essere rinominati per adattarsi alle Sue esigenze specifiche, permettendo loro di rappresentare una vasta gamma di entità. Che si tratti di tracciare interazioni con i clienti, contare record di vendita, gestire milestone di progetto o catalogare articoli di inventario, i record in Blue possono essere adattati per incapsulare virtualmente qualsiasi tipo di informazione richiesta. Questa flessibilità garantisce che Blue possa essere personalizzato per adattarsi a diversi processi aziendali e esigenze operative, rendendo i record uno strumento potente per organizzare e gestire dati critici.

Un vantaggio chiave nell'utilizzare i record in Blue è che fungono da repository singolo e centralizzato per tutte le informazioni rilevanti. Blue diventa la Sua fonte di riferimento per informazioni accurate e aggiornate catturando i dati all'interno dei record.

Questo elimina la ricerca di informazioni necessarie attraverso documenti sparsi, fogli di calcolo o email. Avere un'unica fonte di verità garantisce la coerenza dei dati, riduce la duplicazione e semplifica la comunicazione tra i membri del team.

Campi

I record possono essere facilmente personalizzati per catturare i punti dati specifici rilevanti per il Suo progetto o processo. Blue Le permette di creare campi personalizzati per memorizzare informazioni aggiuntive oltre ai campi standard come titolo, assegnatario, data e tag. I campi personalizzati possono essere di vari tipi, come testo, numero, menu a tendina o persino riferimento ad altri record, permettendoLe di creare un modello di dati strutturato che si allinea perfettamente con i Suoi requisiti.

Campi Predefiniti

Tutti i record contengono i seguenti campi:

• Nome: Questo è il titolo o la breve descrizione che identifica il record. Aiuta a riconoscere rapidamente e distinguere tra diversi record in un progetto.
• Assegnatario: La persona o il membro del team responsabile della gestione o del completamento del lavoro associato a questo record. L'assegnazione di un record garantisce chiarezza sulla proprietà e responsabilità.
• Data: Questo campo Le permette di impostare date di scadenza, date di inizio o qualsiasi altra informazione temporale rilevante per il record. Il monitoraggio delle date aiuta con la programmazione, la prioritizzazione e il monitoraggio del progresso del record.
• Tag: Queste sono etichette o categorie che possono essere applicate ai record. Taggare i record consente un filtraggio, raggruppamento e organizzazione più facili basati su attributi come priorità, tipo o dipartimento.
• Dipendenze: Le dipendenze definiscono relazioni tra record, stabilendo una gerarchia o ordine in cui dovrebbero essere completati. Ad esempio, può contrassegnare un record come "bloccante" un altro, il che significa che il record bloccato non può essere terminato fino a quando quello bloccante non è completato.
• Descrizione: Questo campo di testo libero Le permette di aggiungere informazioni dettagliate, contesto o istruzioni relative al record. La descrizione aiuta a spiegare in modo completo lo scopo del record, i requisiti o altri dettagli rilevanti.

Campi Personalizzati

Blue offre la possibilità di aggiungere campi personalizzati ai Suoi record. Questi campi Le permettono di catturare dati specifici importanti per il Suo progetto o business. I campi personalizzati Le permettono di memorizzare qualsiasi informazione, come numeri di vendita, dettagli di magazzino o aggiornamenti di progetto, garantendo che i Suoi record corrispondano alle Sue esigenze uniche. Configurando la Sua struttura dati, può personalizzare i record di Blue per servire meglio i requisiti del Suo business.

Campi Personalizzati

Viste

Oltre ai record stessi, Blue fornisce una varietà di viste che Le permettono di visualizzare e interagire con i dati del Suo progetto in modi diversi. Queste viste offrono prospettive e capacità uniche per soddisfare le diverse esigenze del Suo team e dei workflow.

• Vista Board: Il board predefinito in stile kanban Le permette di strutturare il Suo processo organizzando i record in elenchi che rappresentano ogni fase o passaggio.
• Vista Calendario: Questa prospettiva basata sul calendario rende facile tracciare date di scadenza, programmi e relazioni temporali attraverso i Suoi record.
• Vista Database: Questa vista presenta i Suoi record in una tabella interattiva in stile foglio di calcolo, abilitando potenti capacità di filtraggio, ordinamento e modifica in blocco per gestire grandi dataset.
• Vista Timeline: La timeline in stile diagramma di Gantt Le offre una panoramica visiva dei Suoi record visualizzati cronologicamente, rendendo semplice tracciare programmi, scadenze e dipendenze.
• Vista Mappa: Questa vista geografica traccia i record con dati di posizione su una mappa interattiva, sbloccando intuizioni uniche basate su relazioni e modelli spaziali.
• Vista Elenco: Fornendo un'interfaccia checklist semplificata, la Vista Elenco semplifica il monitoraggio progressivo attraverso processi multi-step.

Questa varietà di viste Le permette di scegliere la visualizzazione più adatta per le Sue esigenze specifiche di progetto, che si tratti di gestione del workflow in stile kanban, programmazione basata su calendario o analisi dati simile a un foglio di calcolo.

Ruoli Utente

Il sistema di gestione utenti di Blue è progettato per fornire un controllo granulare su accesso e permessi all'interno di ogni progetto. Gli utenti possono essere assegnati a diversi ruoli, ciascuno con il proprio set di capacità e restrizioni.

• Amministratori di Progetto: Questo è il ruolo di più alto livello, che concede il controllo completo sulle impostazioni del progetto, i dati e la gestione degli utenti. Gli Amministratori di Progetto possono creare ruoli personalizzati, assegnare permessi e hanno accesso illimitato.
• Membri del Team: Gli utenti con il ruolo di Membro del Team hanno ampie capacità di contribuire al progetto, inclusa la creazione di record, la modifica dei dettagli e la gestione del workflow. Tuttavia, sono limitati in azioni come l'eliminazione del progetto o l'accesso alle impostazioni amministrative.
• Clienti: Il ruolo Cliente è progettato per stakeholder esterni, come clienti o partner, che devono fornire feedback e rimanere informati sul progresso del progetto. I Clienti possono visualizzare i record e aggiungere commenti ma non possono apportare modifiche strutturali al progetto.
• Solo Commenti: Questo ruolo permette agli utenti di partecipare alle discussioni aggiungendo commenti, ma non possono creare, modificare o eliminare alcun record o elemento del progetto.
• Solo Visualizzazione: Gli utenti con il ruolo Solo Visualizzazione possono vedere tutti i dati del progetto, ma sono limitati dal fare qualsiasi modifica o contribuire al workflow.

Oltre ai ruoli utente predefiniti, Blue permette agli Amministratori di Progetto di creare Ruoli Utente Personalizzati che possono essere personalizzati per le esigenze specifiche della loro organizzazione o progetto. Questo consente un controllo dettagliato su permessi e livelli di accesso.

Sfruttando i ruoli utente personalizzati, gli Amministratori di Progetto possono creare una struttura di permessi su misura che si allinea con i requisiti unici della loro organizzazione, i workflow e le dinamiche del team. Questa flessibilità garantisce che ogni utente operi all'interno di un ambiente sicuro e appropriato, contribuendo al successo del progetto.

• Permessi Granulari: Quando si crea un ruolo personalizzato, gli Amministratori di Progetto possono scegliere quali azioni e funzionalità il ruolo può accedere. Questo include la capacità di visualizzare, modificare o eliminare record, così come gestire elementi specifici del progetto come elenchi, campi personalizzati e automazioni.
• Accesso Coerente tra Utenti: I ruoli personalizzati possono essere assegnati a più membri del team, garantendo che un gruppo di utenti abbia lo stesso livello di permessi e capacità all'interno del progetto. Questo aiuta a mantenere coerenza e chiarezza sulle responsabilità di ogni utente.
• Visibilità Ristretta dei Record: Una funzionalità potente dei ruoli personalizzati è la capacità di limitare la visibilità di un utente solo ai record a loro assegnati. Questo semplifica i workflow e riduce il carico cognitivo garantendo che gli utenti vedano solo le informazioni rilevanti per il loro lavoro.
• Collaborazione Controllata: I ruoli personalizzati determinano anche la capacità di un utente di invitare nuovi membri al progetto. Questo controllo aiuta gli Amministratori di Progetto a governare chi può espandere il team e mantenere la supervisione dei livelli di accesso del progetto.

Sfruttando i ruoli utente personalizzati, gli Amministratori di Progetto possono creare una struttura di permessi su misura che si allinea con i requisiti unici della loro organizzazione, i workflow e le dinamiche del team. Questa flessibilità garantisce che ogni utente operi all'interno di un ambiente sicuro e appropriato, contribuendo al successo del progetto.

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