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Temos um objetivo ambicioso: Construir uma plataforma capaz de lidar com qualquer processo imaginável.

Organizações

Uma organização Blue é um contêiner de nível superior para todos os espaços de trabalho, listas, registros, campos personalizados e outras funcionalidades. Um usuário pode fazer parte de várias organizações Blue e alternar facilmente entre elas.

Para maior conveniência, o sino de notificações funciona em todas as organizações, assim você não precisa trocar de organização para ver se há algo novo ou se foi mencionado.

Não há login separado para cada organização, você simplesmente faz login e o Blue mostrará todas as organizações das quais você faz parte.

Espaços de Trabalho

Os espaços de trabalho são projetados para conter um processo ou projeto específico. Os espaços de trabalho no Blue formam a estrutura fundamental para organizar usuários e dados, segmentando efetivamente diferentes áreas de trabalho e colaborando dentro da plataforma. Cada espaço de trabalho Blue é um contêiner para registros, campos personalizados, automações, arquivos e usuários. Um espaço de trabalho é totalmente independente, apenas usuários especificamente convidados para o projeto podem ver os dados e colaborar. Uma conta Blue pode ter um número ilimitado de projetos.

A principal vantagem de usar espaços de trabalho para gerenciar seu trabalho em vez de táticas como e-mail e chats em grupo é que você obtém um registro claro de tudo o que aconteceu, e se membros existentes da equipe saírem, novos membros podem facilmente ver o que aconteceu quando — e por quê.

Cada espaço de trabalho no Blue pode variar significativamente em natureza e duração, acomodando várias necessidades organizacionais. Você pode facilmente arquivar espaços de trabalho uma vez concluídos e eles ficam congelados no tempo, assim você pode facilmente voltar meses ou anos depois para encontrar informações específicas ou baixar arquivos.

Existem duas maneiras de pensar sobre espaços de trabalho no Blue:

1. Processos: Estes são caracterizados por sua natureza contínua, sem uma data de término definitiva, mas exigindo gerenciamento e organização consistentes. Podem incluir atividades como operações de atendimento ao cliente, helpdesks baseados em tickets, acompanhamento de vendas, processos de recrutamento e muito mais. Estes projetos

2. Projetos: Por outro lado, o projeto típico tem datas claras de início e fim, muitas vezes focado em metas ou eventos específicos. Exemplos incluem o lançamento de um evento, uma reformulação de marca ou um projeto de design de website. Tais projetos são tipicamente orientados a objetivos, com metas e cronogramas definidos. Eles frequentemente serão arquivados uma vez que o projeto esteja completo.

Escrevemos detalhadamente sobre isso:

Projetos vs Processos

Aprenda a diferença entre um projeto e um processo

Listas

Acreditamos que tudo é um processo e que bons processos levam a resultados previsivelmente bons.

Embora a ideia de processos de negócios possa parecer intimidadora, achamos que isso deve ser simples! A melhor maneira de criar processos no Blue é usar uma combinação de Listas e Automações.

Cada lista que você cria no Blue representa uma etapa distinta em seu processo. Vamos analisar alguns exemplos:

Vendas

• Prospect Não Qualificado: Identificação inicial de clientes potenciais que podem ter necessidade do produto.
• Qualificação: Avaliação do ajuste e nível de interesse do prospect para garantir que estejam alinhados com a oferta do produto.
• Elaborando Proposta: Desenvolvimento de uma proposta personalizada que descreve a proposta de valor e especificações do produto.
• Proposta Enviada: Envio da proposta concluída ao prospect para revisão e consideração.
• Negociações Finais: Engajamento em discussões para finalizar termos, abordar preocupações e alcançar um acordo mútuo.
• Fechado Ganho: Garantia bem-sucedida de um negócio com o prospect, levando a um novo relacionamento com o cliente.
• Fechado Perdido: Reconhecimento da decisão do prospect de não prosseguir com a oferta neste momento.

Onboarding de Clientes para SaaS

• Contato Inicial: Estabelecimento do primeiro ponto de comunicação com o novo cliente.
• Demonstração do Produto: Apresentação dos recursos e capacidades do produto ao cliente.
• Ativação do Teste Gratuito: Configuração de acesso temporário e sem custo ao produto para o cliente explorar.
• Coleta de Feedback: Coleta de impressões e sugestões iniciais do cliente durante ou após o período de teste.
• Discussão de Assinatura: Discussão de várias opções de assinatura e finalização da escolha do cliente.
• Onboarding Completo: Conclusão de todas as etapas necessárias para integrar totalmente o cliente ao uso do produto.
• Acompanhamento para Melhorias Futuras: Manutenção de comunicação contínua para suporte e atualizações sobre novos recursos.

Desenvolvimento de Produto de Software

• Ideias: Coleta e brainstorming de conceitos inovadores para potencial desenvolvimento de produtos.
• Backlog (Longo Prazo): Compilação e priorização de ideias e recursos para exploração e implementação futuras.
• Especificação & Design: Detalhamento de especificações e design da arquitetura do produto e experiência do usuário.
• Backlog (Curto Prazo): Organização e agendamento de tarefas e recursos imediatos para o próximo ciclo de desenvolvimento.
• Em Progresso: Desenvolvimento ativo do produto, incluindo codificação e testes iniciais de recursos.
• Revisão de Código: Avaliação e refinamento do código para qualidade, desempenho e aderência aos padrões.
• Ambiente de Desenvolvimento: Teste do produto em um ambiente de desenvolvimento para identificar e corrigir problemas e para disponibilidade à equipe mais ampla.
• Ambiente Beta: Implantação do produto em um ambiente beta para testes e feedback de usuários do mundo real com clientes selecionados.
• Lançado: Lançamento oficial do produto totalmente desenvolvido e testado para todos os clientes

Contratação

• Candidaturas Recebidas: Coleta e organização de candidaturas de candidatos potenciais.
• Triagem de Candidatos: Revisão de candidaturas para criar uma lista restrita de candidatos com base em qualificações e adequação.
• Entrevista Inicial: Realização de entrevistas preliminares para avaliar a adequação e interesse dos candidatos.
• Avaliação de Habilidades: Avaliação das habilidades específicas dos candidatos através de testes ou tarefas práticas.
• Entrevista Final: Engajamento em entrevistas aprofundadas com os principais candidatos, muitas vezes incluindo equipe ou alta gerência.
• Extensão de Oferta: Apresentação ao candidato selecionado de uma oferta formal de emprego.
• Onboarding do Candidato: Integração do novo contratado à empresa através de sessões de orientação e treinamento.

Como esses exemplos mostram, isso fornece uma visão geral de todo o processo, com vários registros fluindo através dele.

Em cada exemplo, os registros representam conceitos diferentes:

1. Em Vendas, os registros significam um prospect.
2. No Onboarding de Clientes para SaaS, os registros significam um cliente.
3. No Desenvolvimento de Produto de Software, os registros significam um recurso.
4. Em Contratação, os registros significam um candidato.

Você pode então usar Automações para fazer algo acontecer durante etapas específicas no processo. O gatilho mais comum para automações é quando um registro se move para uma etapa específica no processo. Você pode então fazer o Blue executar automaticamente uma variedade de ações. Aqui estão alguns exemplos:

1. Criar uma checklist de POP: Blue pode criar checklists pré-definidas baseadas em seus POPs
2. Atribuir alguém: Atribuir um indivíduo específico para assumir a responsabilidade por uma tarefa ou registro dentro do seu processo.
3. Definir uma data de vencimento relativa: Estabelecer automaticamente uma data de vencimento para uma tarefa relativa a uma etapa ou evento específico em seu processo.
4. Etiquetar: Aplicar etiquetas relevantes aos registros para ajudar na organização e categorização.
5. Enviar uma notificação de e-mail personalizada: Quando condições específicas são atendidas dentro do seu processo, acionar o envio automatizado de uma notificação de e-mail personalizada.

Registros

Registros são os blocos de construção fundamentais que formam a base da funcionalidade e organização de dados do sistema. Os registros são altamente versáteis e podem ser renomeados para atender às suas necessidades específicas, permitindo que representem uma ampla gama de entidades. Seja rastreando interações com clientes, contando registros de vendas, gerenciando marcos de projetos ou catalogando itens de inventário, os registros no Blue podem ser adaptados para encapsular virtualmente qualquer tipo de informação que você precise. Essa flexibilidade garante que o Blue possa ser personalizado para se adequar a diversos processos de negócios e necessidades operacionais, tornando os registros uma ferramenta poderosa para organizar e gerenciar dados críticos.

Uma vantagem chave de usar registros no Blue é que eles servem como um repositório único e centralizado para todas as informações relevantes. O Blue se torna sua fonte principal para informações precisas e atualizadas ao capturar dados dentro dos registros.

Isso elimina a busca por informações necessárias através de documentos, planilhas ou e-mails dispersos. Ter uma única fonte de verdade garante consistência de dados, reduz duplicação e agiliza a comunicação entre os membros da equipe.

Campos

Os registros podem ser facilmente personalizados para capturar os pontos de dados específicos relevantes para seu projeto ou processo. O Blue permite que você crie campos personalizados para armazenar informações adicionais além dos campos padrão como título, responsável, data e etiquetas. Campos personalizados podem ser de vários tipos, como texto, número, lista suspensa ou até mesmo referência a outros registros, permitindo que você crie um modelo de dados estruturado que se alinha perfeitamente com seus requisitos.

Campos Padrão

Todos os registros contêm os seguintes campos:

• Nome: Este é o título ou descrição curta que identifica o registro. Ajuda a reconhecer e distinguir rapidamente entre diferentes registros em um projeto.
• Responsável: A pessoa ou membro da equipe que é responsável por gerenciar ou concluir o trabalho associado a este registro. Atribuir um registro garante clareza sobre propriedade e responsabilidade.
• Data: Este campo permite que você defina datas de vencimento, datas de início ou qualquer outra informação de cronograma relevante para o registro. Rastrear datas ajuda com agendamento, priorização e monitoramento do progresso do registro.
• Etiquetas: Estas são rótulos ou categorias que podem ser aplicados aos registros. Etiquetar registros permite filtragem, agrupamento e organização mais fáceis com base em atributos como prioridade, tipo ou departamento.
• Dependências: As dependências definem relacionamentos entre registros, estabelecendo uma hierarquia ou ordem em que devem ser concluídos. Por exemplo, você pode marcar um registro como "bloqueando" outro, significando que o registro bloqueado não pode ser finalizado até que o bloqueador seja concluído.
• Descrição: Este campo de texto livre permite adicionar informações detalhadas, contexto ou instruções relacionadas ao registro. A descrição ajuda a explicar de forma abrangente o propósito, requisitos ou outros detalhes relevantes do registro.

Campos Personalizados

O Blue oferece a capacidade de adicionar campos personalizados aos seus registros. Esses campos permitem capturar dados específicos importantes para seu projeto ou negócio. Campos personalizados permitem armazenar qualquer informação, como números de vendas, detalhes de estoque ou atualizações de projeto, garantindo que seus registros correspondam às suas necessidades únicas. Ao configurar sua estrutura de dados, você pode adaptar os registros do Blue para atender melhor aos requisitos do seu negócio.

Campos Personalizados

Visualizações

Além dos próprios registros, o Blue fornece uma variedade de visualizações que permitem visualizar e interagir com os dados do seu projeto de diferentes maneiras. Essas visualizações oferecem perspectivas e capacidades únicas para atender às diversas necessidades de sua equipe e fluxos de trabalho.

• Visualização de Quadro: O quadro padrão estilo kanban permite estruturar seu processo organizando registros em listas que representam cada estágio ou etapa.
• Visualização de Calendário: Esta perspectiva baseada em calendário facilita o rastreamento de datas de vencimento, cronogramas e relacionamentos temporais em seus registros.
• Visualização de Banco de Dados: Esta visualização apresenta seus registros em uma tabela interativa estilo planilha, permitindo capacidades poderosas de filtragem, classificação e edição em massa para gerenciar grandes conjuntos de dados.
• Visualização de Linha do Tempo: A linha do tempo estilo gráfico de Gantt oferece uma visão geral visual de seus registros exibidos cronologicamente, tornando simples rastrear cronogramas, prazos e dependências.
• Visualização de Mapa: Esta visualização geográfica plota registros com dados de localização em um mapa interativo, desbloqueando insights únicos baseados em relacionamentos e padrões espaciais.
• Visualização de Lista: Fornecendo uma interface de checklist simplificada, a Visualização de Lista simplifica o rastreamento progressivo através de processos com várias etapas.

Essa variedade de visualizações permite escolher a visualização mais adequada para suas necessidades específicas de projeto, seja gerenciamento de workflow estilo kanban, agendamento baseado em calendário ou análise de dados tipo planilha.

Funções de Usuário

O sistema de gerenciamento de usuários do Blue é projetado para fornecer controle granular sobre acesso e permissões dentro de cada projeto. Os usuários podem ser atribuídos a diferentes funções, cada uma com seu próprio conjunto de capacidades e restrições.

• Administradores de Projeto: Esta é a função de nível mais alto, concedendo controle total sobre as configurações, dados e gerenciamento de usuários do projeto. Administradores de Projeto podem criar funções personalizadas, atribuir permissões e ter acesso irrestrito.
• Membros da Equipe: Usuários com a função de Membro da Equipe têm amplas habilidades para contribuir com o projeto, incluindo criar registros, editar detalhes e gerenciar o workflow. No entanto, eles são limitados em ações como excluir o projeto ou acessar configurações administrativas.
• Clientes: A função Cliente é projetada para partes interessadas externas, como clientes ou parceiros, que precisam fornecer feedback e se manter informados sobre o progresso do projeto. Clientes podem visualizar registros e adicionar comentários, mas não podem fazer mudanças estruturais no projeto.
• Somente Comentário: Esta função permite que os usuários participem de discussões adicionando comentários, mas não podem criar, editar ou excluir quaisquer registros ou elementos do projeto.
• Somente Visualização: Usuários com a função Somente Visualização podem ver todos os dados do projeto, mas estão restritos de fazer quaisquer modificações ou contribuir para o workflow.

Além das funções de usuário pré-definidas, o Blue permite que Administradores de Projeto criem Funções de Usuário Personalizadas que podem ser adaptadas às necessidades específicas de sua organização ou projeto. Isso permite controle refinado sobre permissões e níveis de acesso.

Ao aproveitar funções de usuário personalizadas, os Administradores de Projeto podem criar uma estrutura de permissões personalizada que se alinha com os requisitos únicos de sua organização, fluxos de trabalho e dinâmica de equipe. Essa flexibilidade garante que cada usuário opere dentro de um ambiente seguro e apropriado, contribuindo para o sucesso do projeto.

• Permissões Granulares: Ao criar uma função personalizada, os Administradores de Projeto podem escolher quais ações e recursos a função pode acessar. Isso inclui a capacidade de visualizar, editar ou excluir registros, bem como gerenciar elementos específicos do projeto como listas, campos personalizados e automações.
• Acesso Consistente entre Usuários: Funções personalizadas podem ser atribuídas a vários membros da equipe, garantindo que um grupo de usuários tenha o mesmo nível de permissões e capacidades dentro do projeto. Isso ajuda a manter consistência e clareza sobre as responsabilidades de cada usuário.
• Visibilidade Restrita de Registros: Um recurso poderoso das funções personalizadas é a capacidade de limitar a visibilidade de um usuário apenas aos registros aos quais ele está atribuído. Isso agiliza os fluxos de trabalho e reduz a carga cognitiva ao garantir que os usuários vejam apenas as informações relevantes para seu trabalho.
• Colaboração Controlada: Funções personalizadas também determinam a capacidade de um usuário de convidar novos membros para o projeto. Este controle ajuda os Administradores de Projeto a governar quem pode expandir a equipe e manter supervisão dos níveis de acesso do projeto.

Ao aproveitar funções de usuário personalizadas, os Administradores de Projeto podem criar uma estrutura de permissões personalizada que se alinha com os requisitos únicos de sua organização, fluxos de trabalho e dinâmica de equipe. Essa flexibilidade garante que cada usuário opere dentro de um ambiente seguro e apropriado, contribuindo para o sucesso do projeto.

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