一旦您了解核心概念，Blue 就是一個極其強大的平台。
我們有一個雄心勃勃的目標：打造一個能夠處理任何可想像流程的平台。
組織
Blue 組織是所有工作區、清單、記錄、自訂欄位和其他功能的頂層容器。一個使用者可以成為多個 Blue 組織的成員，並可在它們之間無縫切換。
為了方便起見，通知鈴會跨組織運作，因此您無需切換組織即可查看是否有新事件發生或是否有人提到您。
每個組織沒有單獨的登入，您只需登入，Blue 就會顯示您所屬的所有組織。
工作區
工作區旨在承載特定的流程或專案。Blue 中的工作區構成了組織使用者和資料的基本框架，有效地劃分不同的工作區域，並在平台內進行協作。每個 Blue 工作區都是記錄、自訂欄位、自動化、檔案和使用者的容器。工作區是完全獨立的，只有特別受邀加入專案的使用者才能查看資料並進行協作。一個 Blue 帳戶可以擁有無限數量的專案。
使用工作區管理工作的主要優勢，相較於電子郵件和群組聊天等策略，是您最終會獲得所有發生事件的清晰記錄，如果現有團隊成員離開，新團隊成員可以輕鬆查看何時發生了什麼——以及為什麼。
Blue 中的每個工作區在性質和持續時間上可能有很大差異，以適應各種組織需求。您可以在完成後輕鬆封存工作區，它們會被凍結在時間中，因此您可以在幾個月或幾年後輕鬆返回查找特定資訊或下載檔案。
在 Blue 中有兩種思考工作區的方式：
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流程：這些特點是具有持續性質，缺乏明確的結束日期，但需要持續的管理和組織。這些可能包括客戶服務營運、以工單為基礎的服務台、銷售追蹤、招募流程等活動。這些專案
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專案：另一方面，典型的專案有明確的開始和結束日期，通常專注於特定的目標或事件。例如活動啟動、品牌改造或網站設計專案。這類專案通常以目標為導向，具有明確的目標和時間表。一旦專案完成，它們通常會被封存。
我們對此有深入的探討：
了解專案和流程之間的區別
清單
我們相信一切都是流程，良好的流程會帶來可預測的良好結果。
雖然商業流程的概念聽起來可能令人生畏，但我們認為這應該很簡單！在 Blue 中創建流程的最佳方式是混合使用清單和自動化。
您在 Blue 中創建的每個清單都代表流程中的一個獨特步驟。讓我們看一些例子：
銷售
- 未驗證潛在客戶：初步識別可能需要產品的潛在客戶。
- 資格審查：評估潛在客戶的適合度和興趣程度，確保他們符合產品服務。
- 撰寫提案：開發量身定制的提案，概述價值主張和產品細節。
- 提案已發送：將完成的提案發送給潛在客戶進行審查和考慮。
- 最終談判：參與討論以確定條款、解決疑慮並達成共識。
- 成交獲勝：成功與潛在客戶達成交易，建立新的客戶關係。
- 成交失敗：承認潛在客戶目前決定不接受提案。
SaaS 客戶導入
- 初次聯繫：與新客戶建立第一個聯繫點。
- 產品示範：向客戶展示產品的功能和能力。
- 免費試用啟動：為客戶設置臨時的免費產品訪問權限以供探索。
- 收集回饋：在試用期間或之後收集客戶的初步印象和建議。
- 訂閱討論：討論各種訂閱選項並確定客戶的選擇。
- 導入完成：完成所有必要步驟，使客戶能夠完全使用產品。
- 後續增強功能跟進：保持持續溝通以提供支援和新功能更新。
軟體產品開發
- 想法：收集和腦力激盪創新概念以進行潛在的產品開發。
- 待辦事項（長期）：彙編和優先排序想法和功能，以供未來探索和實施。
- 規格與設計：詳細說明規格並設計產品架構和使用者體驗。
- 待辦事項（短期）：組織和安排即將到來的開發週期的即時任務和功能。
- 進行中：積極開發產品，包括功能的編碼和初步測試。
- 程式碼審查：評估和改進程式碼的品質、效能和標準遵循。
- 開發環境：在開發環境中測試產品以識別和修復問題，並供更廣泛的團隊使用。
- Beta 環境：在 beta 環境中部署產品，與選定的客戶進行真實世界的使用者測試和回饋。
- 已發布：正式向所有客戶發布完全開發和測試的產品
招募
- 收到申請：收集和整理潛在候選人的申請。
- 篩選候選人：根據資格和適合度審查申請以列出候選人名單。
- 初步面試：進行初步面試以評估候選人的適合度和興趣。
- 技能評估：通過測試或實際作業評估候選人的特定技能。
- 最終面試：與頂尖候選人進行深入面試，通常包括團隊或高層管理人員。
- 提供錄用：向選定的候選人提出正式的工作錄用。
- 候選人導入：通過培訓和訓練課程將新員工整合到公司中。
如這些例子所示，這提供了整個流程的鳥瞰視圖，各種記錄在其中流動。
在每個例子中，記錄代表不同的概念：
- 在銷售中，記錄代表潛在客戶。
- 在 SaaS 客戶導入中，記錄代表客戶。
- 在軟體產品開發中，記錄代表功能。
- 在招募中，記錄代表候選人。
然後，您可以使用自動化在流程的特定步驟中執行某些操作。自動化最常見的觸發器是當記錄移動到流程中的特定步驟時。然後您可以讓 Blue 自動執行各種操作。以下是一些例子：
- 創建 SOP 檢查清單：Blue 可以根據您的 SOP 創建預設的檢查清單
- 指派某人：指派特定個人負責流程中的任務或記錄。
- 設定相對到期日：自動建立相對於流程中特定步驟或事件的任務到期日。
- 標籤：對記錄應用相關標籤以幫助組織和分類。
- 發送自訂電子郵件通知：當流程中滿足特定條件時，觸發個人化電子郵件通知的自動發送。
記錄
記錄是構成系統功能和資料組織基礎的基本構建模塊。記錄具有高度的通用性，可以重新命名以適合您的特定需求，使它們能夠代表各種實體。無論是追蹤客戶互動、計算銷售記錄、管理專案里程碑還是編目庫存項目，Blue 中的記錄都可以適應以封裝您所需的幾乎任何類型的資訊。這種靈活性確保 Blue 可以量身定制以適應不同的業務流程和營運需求，使記錄成為組織和管理關鍵資料的強大工具。
在 Blue 中使用記錄的一個關鍵優勢是它們作為所有相關資訊的單一集中儲存庫。通過在記錄中擷取資料，Blue 成為您獲取準確和最新資訊的首選來源。
這消除了在分散的文件、試算表或電子郵件中搜尋必要資訊的需要。擁有單一事實來源確保資料一致性，減少重複，並簡化團隊成員之間的溝通。
欄位
記錄可以輕鬆自訂以擷取與您的專案或流程相關的特定資料點。Blue 允許您創建自訂欄位來儲存標準欄位（如標題、受派人、日期和標籤）之外的其他資訊。自訂欄位可以是各種類型，例如文字、數字、下拉選單，甚至是對其他記錄的引用，使您能夠創建與您的需求完美一致的結構化資料模型。
預設欄位
所有記錄都包含以下欄位：
- 名稱：這是識別記錄的標題或簡短描述。它有助於快速識別和區分專案中的不同記錄。
- 受派人：負責管理或完成與此記錄相關工作的人員或團隊成員。指派記錄確保了所有權和責任的明確性。
- 日期：此欄位允許您設定記錄的到期日、開始日期或任何其他相關時間資訊。追蹤日期有助於排程、優先排序和監控記錄的進度。
- 標籤：這些是可以應用於記錄的標籤或類別。標記記錄可以根據優先級、類型或部門等屬性更輕鬆地過濾、分組和組織。
- 相依性：相依性定義記錄之間的關係，建立它們應該完成的層次結構或順序。例如，您可以將一個記錄標記為「阻擋」另一個記錄，這意味著被阻擋的記錄在阻擋的記錄完成之前無法完成。
- 描述：這個自由格式的文字欄位讓您可以添加與記錄相關的詳細資訊、背景或說明。描述有助於全面解釋記錄的目的、需求或其他相關細節。
自訂欄位
Blue 提供為您的記錄添加自訂欄位的功能。這些欄位讓您擷取對您的專案或業務重要的特定資料。自訂欄位允許您儲存任何資訊，例如銷售數字、庫存詳情或專案更新，確保您的記錄符合您的獨特需求。通過設置您的資料結構，您可以定制 Blue 的記錄以更好地服務您的業務需求。
檢視
除了記錄本身，Blue 還提供了各種檢視，讓您能夠以不同的方式視覺化和互動您的專案資料。這些檢視提供獨特的視角和功能，以適應您的團隊和工作流程的不同需求。
- 看板檢視：預設的看板風格看板允許您通過將記錄組織成代表每個階段或步驟的清單來構建您的流程。
- 行事曆檢視：這個基於行事曆的視角使追蹤到期日、排程和記錄之間的時間關係變得容易。
- 資料庫檢視：此檢視以互動式試算表樣式的表格呈現您的記錄，提供強大的過濾、排序和批量編輯功能，用於管理大型資料集。
- 時間軸檢視：甘特圖樣式的時間軸為您提供按時間順序顯示的記錄的視覺概覽，使追蹤排程、截止日期和相依性變得簡單。
- 地圖檢視：此地理檢視將具有位置資料的記錄繪製到互動式地圖上，基於空間關係和模式解鎖獨特的見解。
- 列表檢視：提供簡化的檢查清單介面，列表檢視簡化了通過多步驟流程的漸進式追蹤。
這種多樣化的檢視讓您可以為您的特定專案需求選擇最合適的視覺化，無論是看板風格的工作流程管理、基於行事曆的排程還是類似試算表的資料分析。
使用者角色
Blue 的使用者管理系統旨在為每個專案內的訪問和權限提供細粒度的控制。使用者可以被指派到不同的角色，每個角色都有自己的一套功能和限制。
- 專案管理員：這是最高級別的角色，授予對專案設定、資料和使用者管理的完全控制權。專案管理員可以創建自訂角色、分配權限並擁有不受限制的訪問權限。
- 團隊成員：具有團隊成員角色的使用者有廣泛的能力為專案做出貢獻，包括創建記錄、編輯詳細資訊和管理工作流程。但是，他們在刪除專案或訪問管理設定等操作上受到限制。
- 客戶：客戶角色專為外部利益相關者設計，例如客戶或合作夥伴，他們必須提供回饋並隨時了解專案進度。客戶可以查看記錄並添加評論，但不能對專案進行結構性更改。
- 僅評論：此角色允許使用者通過添加評論參與討論，但他們不能創建、編輯或刪除任何記錄或專案元素。
- 僅檢視：具有僅檢視角色的使用者可以查看所有專案資料，但他們被限制進行任何修改或為工作流程做出貢獻。
除了預定義的使用者角色外，Blue 還允許專案管理員創建自訂使用者角色，這些角色可以根據其組織或專案的特定需求進行定制。這使得能夠對權限和訪問級別進行細粒度控制。
通過利用自訂使用者角色，專案管理員可以創建與其組織的獨特需求、工作流程和團隊動態相一致的定制權限結構。這種靈活性確保每個使用者都在安全且適當的環境中運作，為專案的成功做出貢獻。
- 細粒度權限：在創建自訂角色時，專案管理員可以挑選該角色可以訪問的操作和功能。這包括查看、編輯或刪除記錄的能力，以及管理特定專案元素（如清單、自訂欄位和自動化）的能力。
- 跨使用者的一致訪問：自訂角色可以分配給多個團隊成員，確保一組使用者在專案中具有相同級別的權限和功能。這有助於保持每個使用者職責的一致性和清晰度。
- 受限的記錄可見性：自訂角色的一個強大功能是能夠將使用者的可見性限制為僅限於分配給他們的記錄。這通過確保使用者只看到與其工作相關的資訊來簡化工作流程並減少認知負擔。
- 受控協作：自訂角色還決定了使用者邀請新成員加入專案的能力。這種控制幫助專案管理員管理誰可以擴展團隊並保持對專案訪問級別的監督。
通過利用自訂使用者角色，專案管理員可以創建與其組織的獨特需求、工作流程和團隊動態相一致的定制權限結構。這種靈活性確保每個使用者都在安全且適當的環境中運作，為專案的成功做出貢獻。
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